Iga suur või väike tööandja peab tagama oma töötajatele perioodilise töötasu, vahendustasu ja töötasu maksmise. Keeruline töö Ameerika Ühendriikides, ettevõtte palgaarvestuse ettevalmistamine koosneb mitmest erinevast tööst, sealhulgas töötajatele makstava hüvitise kontrollimisest, töötasult kinnipeetavate tulu- ja palgamaksude arvutamisest ning muude kinnipeetavate summade arvutamisest. . Kuigi ilmselt igapäevane ülesanne, mille põhielemendid jäävad nädalast nädalasse muutumatuks, on palgaarvestuse ettevalmistamine iga ettevõtte edu jaoks ülimalt oluline element, sest palgaarvestusega seotud probleemid põhjustavad töötajate moraali dramaatilist langust.
Nõuetekohase palgaarvestuse ettevalmistamise esimene element on iga töötaja töötasu määramine. Palgatöötajatele on kõige lihtsam maksta, sest nemad saavad igal nädalal sama palju. Tunnipõhised töötajad registreerivad tavaliselt töö alustamise ja lõpetamise aja ajavõtusüsteemis ning neid kirjeid kasutatakse nende töötasu arvutamiseks. Tunnitasu arvestamist raskendab ületunnitöö, mida makstakse ainult tunnitasulistele töötajatele, kuid tavapärasest töötasust kõrgema määraga. Tellimustöötajatele makstakse tavaliselt nende müügitulu alusel, mis eeldab, et iga müüja vastavad müüginäitajad esitatakse õigeaegselt palgaosakonnale. Komisjonitasude arvutamine võib osutuda keeruliseks, kui müüjad teevad müügitehingul koostööd ja jagavad vahendustasu, samuti erinevate toodete komisjonitasude erinevad määrad.
Mõned tööandjad teevad ka oma töötajate töötasusid lisatasude, puhkusetasude, puhkusetasude ja haigushüvitiste näol, mis on maksustatavad, ning ettevõtlusega seotud kulude hüvitamise näol, mida üldjuhul ei maksustata. Muud töötajate töötasu korrigeerimised, mida võidakse töödelda palgaarvestuse kaudu, on kolimiskulude hüvitamine ning auto- ja bensiinitoetuste maksmine. Samuti on tehtud erinevaid korraldusi tellimusmüüjate hüvitiste reguleerimiseks, et aidata neil toime tulla tellimusmüüjate hüvitist iseloomustavate kõrgete ja madalate periooditasude äärmustega.
Kui iga töötaja sissetulek on kindlaks tehtud, tuleb arvutada kinnipidamine ja mahaarvamised. Igalt palgalt, mille suhtes kehtivad seadusega kehtestatud nõuded ja piirangud, tuleb kinni pidada sotsiaalkindlustus-, meditsiini-, töötus-, invaliidsus- ja töötajate hüvitised ning tulumaks tuleb kinni pidada kõigi töötajate töötasult, kelle palk ületab seadusega ettenähtud piirmäära. Samuti tuleb arvutada vabatahtlikud mahaarvamised, nagu tervisekindlustusmaksed, sissemaksed pensionihoiukontodele, paindlikud kulukontod ja muud kirjed. Palgaarvestuse ettevalmistamise oluline element on kindlaks teha, millised korrigeerimised, kas mahaarvamised või lisandumised, toimuvad enne tulumaksu arvutamist ja kinnipidamist ning millised pärast seda. Selle otsuse tegemisel tehtud viga võib töötaja jaoks kaasa tuua tülikaid maksutagajärgi.
Kui palgaleht on täielikult koostatud, tuleb see töödelda. Palgaarvestuse töötlemine ja tootmine on muutunud Ameerika Ühendriikides väga automatiseeritud protsessiks, kusjuures paljusid palgaarvestusi töötlevad kolmandad osapooled. Olenemata sellest, kas see toimub ettevõttesiseselt või kolmandast osapoolest töövõtja poolt, genereerib protsess individuaalseid paberpalgatšekke, aga ka otsemakseid töötajate pangakontodele. Lisaks hõlmab palgaarvestuse ettevalmistamine üksikasjalike ja kokkuvõtlike väljavõtete koostamist tšekkide ja otsedeposiitide katteks vajalike summade deponeerimiseks, samuti maksude ja muude maksete tegemiseks vastavatele valitsusasutustele või kindlustusandjatele. Palgaarvestuse ettevalmistamise eest vastutavad isikud peavad selle teabe edastama tööandja finants- või arvete osakonda, kelle ülesanne on tagada, et töötajatele maksmiseks vajalikud vahendid oleksid kättesaadavad ja nõuetekohaselt hoiustatud. Palgaarvestuse töötlemine hõlmab ka ettevõtte perioodilisteks raamatupidamisaruanneteks ja töötajate aastalõpu maksuaruannete koostamiseks vajalike andmete kogumist. Iga palgaleht on ainulaadne ning see peab olema korralikult ja põhjalikult ette valmistatud, enne kui seda saab töödelda ettevõttesiseselt või kolmanda osapoole poolt.
SmartAsset.