Läbirääkimisprotsess on keerukas tegevuste jada, mille eesmärk on pakkuda kahele eriarvamusele jäävale poolele vastastikku rahuldavat tulemust. Ametlikud läbirääkimised võivad toimuda koolitatud vahendaja abiga, kes on erapooletu kolmas osapool käsitletavate küsimuste lahendamisel. Professionaalse läbirääkija jaoks võib protsess järgneda mitmele kindlale etapile. Läbirääkimised võivad siiski toimuda ka mitteametlikul tasandil ja nendel juhtudel võib protsess muutuda vähem struktureerituks.
Iga läbirääkimisprotsessi esimene samm hõlmab käsitletava probleemi mõistmist. See samm toimub sageli enne, kui mõlemad pooled alustavad ametlikke läbirääkimisi. Kumbki pool peab tulema läbirääkimistele selge ettekujutusega, milles konflikt seisneb ja mida ta menetlusest kasu soovib.
Läbirääkimistel on järgmine samm, et kumbki pool esitab oma juhtumi. See hõlmab selgitamist, mis on inimese eesmärk, mida ta soovib saada ja mida ta on valmis vastutasuks pakkuma. Läbirääkimiste edukaks kulgemiseks peavad mõlemad pooled üksteist kuulama. Kui vahendaja on kohal, jälgib ta neid menetlusi hoolikalt, et pakkuda loovaid lahendusi, mis võivad mõlemale poolele kasulikud olla.
Suurem osa läbirääkimisprotsessist on ideede, võimaluste ja isegi vaidluste pidev edasi-tagasi kahe poole vahel. Esimene pakutud lahendus on harva lõplik valik. See protsessi osa varieerub suuresti sõltuvalt toimuvate läbirääkimiste tüübist. Läbirääkija kaasamise korral suunab ta seda protsessi etappi, pakkudes erinevaid lahendusi ja töötades pidevalt mõlema poolega mõlemale poolele sobiva kokkuleppe leidmiseks.
See läbirääkimisprotsessi etapp, kus eriarvamusele jäänud osapooltel kulub aega erinevate lahenduste otsimiseks, võib toimuda mitme istungi jooksul. Suurettevõtte äriläbirääkimised võivad kesta nädalaid, enne kui vastuvõetav lahendus leitakse. Väiksemate läbirääkimiste puhul, nagu büroodevahelised küsimused kahe töökaaslase vahel, võib see samm olla palju lihtsam, hõlmates vaid lühikest arutelu enne kokkuleppe saavutamist.
Kui lahenduse leidmise protsess on lõppenud, jõuavad läbirääkimised protsessi viimastesse etappidesse. Leping on mõlemale poolele selgelt sõnastatud, sageli kirjaliku lepinguga. See dokument vaadatakse põhjalikult läbi ja seda muudetakse vastavalt vajadusele, kuni see rahuldab kõiki asjaosalisi. Kui mõlemad pooled on lepingu vastu võtnud ja sellele alla kirjutanud, tuleb selles sätestatud sammud lõpule viia.
Läbirääkimisprotsessi viimane samm on kokkuleppe täitmine. See võib olla sama lihtne kui kaubaga kauplemine ja lahkuminek. Keerulisemate läbirääkimiste puhul võib lahenduseks olla pikaajalisem kohustus või kahe osapoole vaheline koostöö. Kui mingil hetkel kokkulepe ühele või mõlemale poolele enam ei toimi, võidakse alguses uuesti alustada läbirääkimisi lepingu muutmiseks ja parema, jätkusuutlikuma lahenduse leidmiseks.