Konverentskõne võib olla veidi keerulisem kui tavalist koosolekut konverentsiruumis; puudub näost näkku suhtlemine, visuaalsed näpunäited lugemiseks ega muud võimalust teada, kes räägib, peale hääletuvastuse. Konverentskõnes osalemisel tuleb seetõttu järgida õiget konverentskõne etiketti, mis hõlmab kõike alates sellest, kus istub kõne vastu võttes, kuni teiste kõnes osalejate poole pöördumiseni. Konverentskõne õigele etiketile tähelepanu pööramine võib aidata helistajal vältida piinlikke eksitusi ja selle asemel aidata sujuvalt ja tõhusalt läbi viia.
Kõne korraldaja peaks kohtumist alustama õigeaegselt ja tutvustustega. Konverentskõne etikett näeb ette, et iga kõnes osalejat tuleks ära tunda ja tutvustada, et kõik osalejad tunneksid üksteist ja kuuleksid üksteist. Abiks võib olla koosoleku päevakava koos kõigi osalejate nimedega saatmisest e-kirjaga või muul viisil kõigile osalejatele. Koosolek peaks algama õigel ajal. Teisisõnu, konverentskõne peaks toimuma sama professionaalselt kui näost näkku kohtumine ja korraldajad peaksid olema sama hästi ette valmistatud kui isiklikult.
Konverentskõne etiketi järgimine taustamüra osas on võib-olla kõne enda kõige olulisem aspekt. Vältida tuleks mobiiltelefoniga rääkimist, sest vastuvõtt võib põhjustada selguse ja häiriva taustaheli. Iga helistaja peaks kõnes osalema vaikses ruumis, kus segajaid on vähe või üldse mitte. Kui võtate kõne vastu kodus, peaksite veenduma, et teda ei segaks pereliikmed, lemmikloomad ega muu segav suhtlus ja müra. Sellised mürad võivad kõigi osalejate tähelepanu kõrvale juhtida ja takistada koosoleku edenemist. Vältige ka tarbetute helide tekitamist, nagu pliiatsi koputamine, toidu närimine või valjuhäälsetes toolides liikumine.
Kuna keegi konverentskõnes osalejatest ei näe üksteist, näeb konverentskõne etikett ette, et iga kõneleja peab end enne rääkimist tuvastama. See väldib segadust helistajate seas ja võimaldab igal osalejal teha täpseid märkmeid selle kohta, mida ja kelle poolt öeldi. Juhuslik hääl, mis räägib ilma tuvastamiseta, võib tekitada teiste kõnelejate jaoks rahutust ja segadust ning enda tuvastamine konverentskõne ajal on sarnane silmast silma kohtumise ajal silmside loomisele.
SmartAsset.