Millised on erinevat tüüpi sekretärid?

Tavalistes äritingimustes täidab enamik kontorisekretäre samu põhilisi haldusülesandeid. Teatud tüüpi kontorites võivad sekretärid siiski spetsialiseeruda konkreetsele valdkonnale ja neil on ainulaadsed kohustused. Mõned näited hõlmavad nii tegevsekretäre kui ka sekretäre, kes töötavad õigus-, meditsiini- ja finantsvaldkonnas; need ametikohad nõuavad sageli lisaks tavapäraste haldusülesannete täitmisele täiendavat väljaõpet või kogemusi. Virtuaalsed assistendid, kellest enamik töötab eemalt eraldi kontoris või kodust väljas, on veel üks kaasaegses töökohas levinud sekretäride kategooria.

Traditsiooniliselt on büroosekretär isik, kes vastutab organisatsiooni, näiteks asutuse, ettevõtte või kooli haldustöö eest. Ta võib näiteks hallata sise- ja välissuhtlust, planeerida sündmusi ja kohtumisi, hallata andmebaase või muid arvestussüsteeme ning tagada kontoritegevuse tõrgeteta ja tõhusa toimimise. Sekretärid valdavad tavaliselt tehnoloogiat, kasutavad telefone, fakse, arvuteid ja muid kontoriseadmeid.

Tegevsekretär on sageli konkreetse organisatsiooni või ettevõtte osakonna juhi assistent. Näiteks võib mittetulundusühingu direktoril olla tegevsekretär, kes võib seejärel jälgida sekretäritöötajaid, kes täidavad tavapäraseid haldusülesandeid. Tema ülesandeks on sageli büroo töövoo koordineerimine ja kontoriülesannete delegeerimine teistele töötajatele.

Õigussekretärid, keda tavaliselt juhendab advokaat või abinõunik, täidavad üldjuhul kohtumenetlusega seotud haldusülesandeid. Võrreldes teist tüüpi sekretäridega võib nende töö keskenduda rohkem uurimistööle. Muud igapäevased kohustused võivad hõlmata juriidiliste dokumentide ettevalmistamist ning kohtumiste kavandamist klientide ja teiste advokaatidega.

Arstisekretäril on tavaliselt meditsiini või ravikindlustusega seotud eriteadmised. Ta võib töötada arsti kabinetis, kliinikus või haiglas ning vastutab sageli kohtumiste planeerimise ja patsiendiandmete säilitamise eest. Ametikoht nõuab arveldusprotseduuride läbiviimiseks tavaliselt mõningaid finantsteadmisi. Nagu juriidiline sekretär, võib ka meditsiinisekretär teha uuringuid. Lisaks võidakse ta määrata konkreetse meditsiinitöötaja juurde, kes abistab teda aruannete ja ajakirjade artiklite kirjutamisel või konverentsideks valmistumisel.

Finantssekretär on professionaal, kes töötab sageli kirikus või muus organisatsioonis, mis nõuab sissetulevate ja väljaminevate vahendite hoolikat jälgimist. Mõnel juhul ei ole finantssekretäri roll mitte tasustatud ametikoht, vaid pigem vabatahtlik koht, mida keegi juhatuses või sellega seotud inimrühmas täidab. Tavaliselt jälgib ta finantsandmeid ja võib olla vastutav rahaliste vahendite tegeliku käitlemise eest.

Virtuaalsed assistendid on tavaliselt vabakutselised, kes töötavad kodus või mujal kui traditsioonilises kontoris. Nad toetuvad suuresti tehnoloogiale, kuna suurem osa nende tööst tehakse arvuti, faksi ja telefoni teel. Nende eriteadmised võivad erineda. Mõned tegutsevad oma juhendajate isiklike abistajatena, planeerides töövõttu ja täites muid ametikohustusi. Teised võivad spetsialiseeruda teatud valdkondadele, nagu rahandus, raamatupidamine või juriidiline või meditsiiniline transkriptsioon.