Palgaarvestajad ja administraatorid vastutavad ettevõtte töötajatele palkade maksmise, palkadest maksude mahaarvamise ja vahendite ülekandmise eest palgatšekkidest pensionikontodele ja kindlustusfondidesse. Paljud ettevõtted ei nõua, et ametnikud oleksid läbinud ametliku koolituse. Sellest hoolimata pakuvad paljud kolledžid palgaarvestuse töötlemise kursusi ja mõned ettevõtted nõuavad, et ametnikud oleksid omandanud need palgaarvestuse kvalifikatsioonid või omaksid kõrgharidust. Muud tüüpi palgaarvestuse kvalifikatsioonid, mida tööandjad eelistavad, hõlmavad raamatupidamislitsentse ja erinevat tüüpi personalitunnistusi.
Üldiselt nõuavad tööandjad palgaarvestuse osakonna töötajatelt keskkooli lõpetamist. Paljud kolledžid pakuvad lühiajalisi mitte-kraadiõppe kursusi palgaarvestuse või raamatupidamise alal ning tööandjad soovivad sageli seda tüüpi palgaarvestuse kvalifikatsiooni. Mõnel juhul võivad raamatupidamiskursused hõlmata pigem raamatupidamistavasid üldiselt kui palgaarvestust, kuid nendel seanssidel õpitud mõisteid saab rakendada nii palgaarvestuses kui ka muud tüüpi haldustöös.
Suuremates ettevõtetes töötab palju ametnikke ja mõned ettevõtted eelistavad, et vanemametnikel oleks laialdased teadmised raamatupidamisest, kuna palgaarvestuse töötlemine võib olla üsna keeruline, kui tegemist on suurema arvu töötajate ja märkimisväärsete rahasummadega. Paljudes riikides korraldavad reguleerivad asutused või raamatupidamisühendused raamatupidamiseksameid ja edukad kandidaadid saavad litsentsid või tunnistused. Need raamatupidamisdokumendid kuuluvad palgaarvestuse kvalifikatsioonide hulka, mis on sageli töökohtade loeteludes töökoha eeltingimustena loetletud. Lisaks ametlikele raamatupidamiskursustele pakuvad mõned kolledžid raamatupidamistunde, mille käigus õpetatakse raamatupidamise põhiprintsiipe. Nendel tundidel käivad inimesed saavad sageli palgaarvestajatena tööd.
Mõnes ettevõttes vastutavad personalitöötajad töötajate palkade läbirääkimiste ja palgaarvestuse töötlemise eest. Sellest tulenevalt peab palgaosakonnale tööle pürgivatel inimestel tavaliselt olema eelnev personalitöö kogemus. Mõned kolledžid pakuvad personalijuhtimise kutseklasse ja need klassid sisaldavad mõnikord ka palgaarvestuse töötlemist. Lisaks eelistavad mõned tööandjad palgata ametnikke, kellel on kõrgharidus raamatupidamisega seotud ainetes, nagu matemaatika või rahandus, samas kui teised ettevõtted otsivad personalijuhtimise bakalaureusekraadiga kandidaate.
Infotehnoloogia (IT) ettevõtted turustavad teatud tüüpi palgaarvestustarkvara programme igas suuruses ettevõtetele. Mõned IT-ettevõtted saadavad ettevõtte koolitajaid töökohal koolitust läbi viima, mille käigus ametnikke õpetatakse seda tarkvara kasutama. Teised ettevõtted loovad veebipõhiseid koolitusmooduleid või saadavad välja koolitusmaterjale koos tarkvaraprogrammidega. Kuna paljusid tarkvaraprogramme kasutatakse kogu tööstusharus, nõuavad mõned tööandjad, et tööotsijad oleksid läbinud tarkvarakoolituse ja mõnel juhul võivad nende ettevõtete taotletavad palgaarvestuse kvalifikatsioonid sisaldada lõpetamistunnistust.