Pearaamatu haldamine on protsess, mille käigus ettevõtted jälgivad finantsnäitajate registreerimist ja aruandlust oma raamatupidamisraamatutes. Ettevõtte rahalise terviklikkuse säilitamiseks võib kasutada erinevat tüüpi juhtimissüsteeme. Mõned erinevad pearaamatuhaldussüsteemid võivad hõlmata finantsarvestust, sise- ja välisauditeid või ülesannete eraldamist. Nende juhiste kehtestamise eest võivad vastutada ettevõtte omanik, juhid või finantsjuht. Pearaamatu nõuetekohase haldamise ebaõnnestumine võib põhjustada ettevõtte halva finantsaruandluse.
Tavalised finantsarvestuse tavad on üks levinumaid meetodeid, mida ettevõte saab pearaamatu haldamisel kasutada. Need tavad hõlmavad pearaamatute, ajakirjade, finantskontode ja muude raamatupidamistööriistade kasutamist. Raamatupidajad vastutavad nendesse erinevatesse raamatupidamistööriistadesse salvestatud andmete üle. Teatud aegadel kuude jooksul kontrollivad raamatupidajad raamatupidamisraamatuid ja kontrollivad nende täpsust, haldades pearaamatut süstemaatiliselt. Juhendajad ja teised teevad selle protsessi lõpliku ülevaatuse ettevõttes.
Sise- ja välisauditid on muud viisid, kuidas ettevõte saab pearaamatu haldamisega tegeleda. Siseaudit nõuab raamatupidamisraamatute ülevaatamiseks töötajate, kes ei ole seotud raamatupidamisega. See võimaldab ettevõtte kõrgemal juhtkonnal tagada, et raamatupidajad tegelevad finantstehingutega õigesti. Välisaudit nõuab välise raamatupidamisbüroo kasutamist, et kontrollida ettevõtte raamatupidamisraamatuid, et tagada selle vastavus riiklikele raamatupidamisstandarditele. See pearaamatu haldamise protsess on mõeldud välistele sidusrühmadele, võimaldades neil mõista, kui hästi ettevõte finantstehinguid haldab.
Selleks et korralikult tagada pettuste ja omastamise vältimine, tegeleb ettevõte sageli tööülesannete lahususega. See raamatupidamistava piirab raamatupidamiskohustuste arvu, mida üks üksikisik võib ettevõttes täita. Pearaamatu haldamine võib hõlmata paljusid erinevaid tegevusi, nii et üks isik võib proovida pettust toime panna ja seejärel seda varjata. Näiteks sularaha kogumine ja lugemine, sissemaksete kirjutamine ja konteerimine ning raha panka saatmine on kõik tavalised sularahahaldustoimingud. Ühel töötajal, kes kõik need tegevused ära teeb, võib tekkida võimalus märkamatult raha omastada.
Pearaamatu haldamine on protsess, mis aja jooksul areneb. Ettevõtte kasvades ja laienedes muutuvad ka tema raamatupidamistavad. Ettevõtted peavad leidma uusi ja tõhusaid viise igapäevaste raamatupidamisülesannete haldamiseks. Töötajate palkamine ja raamatupidamisjuhendite koostamine on ühed levinumad viisid selle saavutamiseks.