Saadaval on palju palgaarvestuse ametnike töökategooriaid, mis kõik nõuavad arvutioskust, ärivaist ja konfidentsiaalsusnõuete ranget järgimist. Isik, kes soovib siseneda raamatupidamise valdkonda, leiab paljud algtaseme töökoha palgaarvestuse ametniku või assistendina ja jõuab juhtivale või järelevalveametile. Teised, kellel võib olla kas sidus- või bakalaureusekraad raamatupidamises või ettevõtluses, võivad leida ametikoha palgaarvestuse administraatori, juhi või vanempraktikuna.
Palgaarvestuse assistent on üks algtaseme palgaarvestuse ametniku töökohti üksikisikutele, kes on huvitatud hüvitistele, ettevõtte kasumitele, maksudele ja kuludele vastavate andmekirjete arvutamisest ja säilitamisest. Sellel tasemel võib palgaarvestus arvutada töötajate töötunde ja töötasu, maksude kinnipidamise, sotsiaalkindlustusmakseid ja väljastada palgatšekke. Ettevõttes, mis peab töötajate arvestust ja töötunde arvutisüsteemide kaudu, võib palgaarvestaja vastutada andmete õigsuse, sealhulgas töötajate puhkuse ja haiguspuhkuse kontrollimise eest enne palgamaksete töötlemist. See töökoht nõuab tavaliselt ainult keskkooli lõputunnistust, kuna paljud tööandjad pakuvad töökohal väljaõpet, kuid vajalikud on suurepärased matemaatikaoskused. Ideaalsel kandidaadil on mingisugune bürookogemus.
Palgaarvestaja või analüütik on keerulisem töö kui algtaseme palgaarvestaja. See töö eeldab, et töötaja viib läbi päringuid, nõustab palgaarvestuse osakonda keeruliste tehingute puhul, juhib siseauditeid ning korraldab ja esitab materjali välisaudiitoritele. Seda tüüpi töökoha kandidaadil on üldjuhul bakalaureusekraad raamatupidamises ja vähemalt kaheaastane kogemus sellel alal. Tööandjad, kes soovivad seda tüüpi palgaarvestuse ametnikke täita, eelistavad tavaliselt põhilist palgaarvestuse sertifikaati (FPC).
Infotehnoloogia poole pealt võivad suuremates osakondades olla palgatöötajad, kes keskenduvad andmete sisestamisele. Neid isikuid nimetatakse tavaliselt andmetöötlejateks või sisestusoperaatoriteks. Üldjuhul ei ole palgaarvestuse teadmised nende palgaarvestuse ametnike töökohtade jaoks vajalikud, kuid nõutav on mingisugune andmesisestuse kogemus.
Organisatsioonis, kus raamatupidamisosakonnas töötab rohkem kui kolm töötajat, võib palgaarvestuse töökohti määrata erineva tasemega raamatupidamispraktikute või palgaarvestajatena. Algtaseme praktikud järgivad tavaliselt palgaarvestuse ja dokumentide säilitamise ja väljastamise standardprotseduure, samas kui vanempraktik tegeleb tavaliselt keerukamate ülesannetega ning koolitab osakonnas algtaseme ja vahepealseid raamatupidamistöötajaid. Sageli liigitatakse palgaarvestaja töökohad väga suures ettevõttes erialade kaupa. Näiteks tegelevad mõned ametnikud ainult teatud palgaarvestuse valdkondadega, nagu iga-aastased boonusprogrammid või müügivahendustasud.
Kuna ettevõtted kasvavad ja laienevad, peavad palgaarvestajad säilitama dokumente, mis on seotud suuremate osakondade, hüvitiste ja töötajate palkamisega. Kuigi seda tüüpi töö rutiinsed osad korduvad, leiab palgaarvestaja töötades ning oma oskusi ja praktikat täiendades sageli palju võimalusi koos ettevõttega kasvamiseks. Sellele valdkonnale pühendunud inimene võib teenida palgaarvestuse juhtimise ametikoha.