Dokumentide korrastamine on tõhusa kodu või kontori juhtimise oluline aspekt. Tähtis paberimajandus võib muutuda koormaks, kui seda korralikult ei säilitata, nii et ühe paljudest erinevatest organiseerimismeetoditest võib toimimissüsteemi tõrgeteta töös hoida. Paber- ja elektroonilised salvestussüsteemid on kaks kõige populaarsemat meetodit. Igas neist on palju võimalusi korraldada tähestiku või tähtsuse järgi. Lisaks on dokumentidest vabanemise kohta mõned reeglid, mis aitavad hoida mis tahes failikorraldussüsteemi hallataval tasemel.
Kõige traditsioonilisem viis dokumentide korrastamiseks on füüsiliste kaustade ja kartoteekappide kasutamine. See dokumendihaldussüsteem võimaldab salvestada suuri dokumente ja pabereid. Paksud pappkaustad täidetakse dokumentidega ja asetatakse seejärel kartoteekappi. Enamik kartoteekappe võimaldab kiireks liigutamiseks ja ümberkorraldamiseks kaustu riputada metallsiinide komplekti külge.
Kaasaegsem lahendus paberimajanduse turvaliseks ja pidevalt kättesaadavaks hoidmiseks on arvutite kasutamine. Olenemata sellest, kas dokumendid skannitakse ja salvestatakse võrgus või kasutatakse organiseerimistarkvara, aitab see segadust vähendada. Dokumentide elektrooniline korraldamine asetab oluliste dokumentide digitaalse koopia kas veebis või kõvakettale, et neile oleks võimalik hiljem kiiresti juurde pääseda. See välistab vajaduse hoiustada paberfaile, mis võivad igas kodus või kontoris võtta palju ruumi.
Olenemata sellest, kas dokumente säilitatakse elektrooniliselt või füüsilisel kujul, on mõned erinevad meetodid, mis aitavad vältida failide segadust tekitavat segadust. Elektrooniliste ja füüsiliste failide tähestikuline sortimine on lihtne viis dokumentide korraldamiseks, mis muudab need kiireks otsimiseks kättesaadavaks. Failide korraldamine kategooriate järgi on kasulik ka seetõttu, et digitaalsete ja paberkaustade jagamine „Auto“, „Maja“, „Maks“ ja erinevateks ärikategooriateks suurendab tõhusust. Teine meetod on jagada füüsilised failid tähtsuse järgi, nii et kui dokumendid tuleb hädaolukorras eemaldada, on kõige vajalikumad osad kiiresti saadaval.
Failidest loobumine on ka suurepärane viis dokumentide korraldamiseks, kuna see hoiab ära nii elektroonilise kui ka füüsilise failikogu liiga palju ruumi. Üldreegel on, et kõiki maksudokumente tuleb säilitada vähemalt kolm aastat. Hoidke kuus aastat kinni keerulisi maksudokumente, nagu audititeave ja füüsilisest isikust ettevõtjate paberimajandus. Muid esemeid, nagu sotsiaalkindlustuskaardid, sünnitunnistused ja abielutunnistused, tuleks aga igavesti säilitada.
SmartAsset.