Andmebaasid toimivad keskse teabehoidlana, millele volitatud programmid või veebiteenused saavad juurde pääseda, mida lisada või muuta. Spetsialistid, mida nimetatakse andmebaasiadministraatoriteks, vastutavad nende spetsiaalsete tarkvaraserverite seadistamise ja hooldamise eest. Andmebaasi administraatori tööriistad on spetsiaalsed programmid, mis võimaldavad neil andmebaasi tarkvarale ja konfiguratsioonidele juurde pääseda, neid muuta ja värskendada.
Arvutiprogrammeerimise maailmas on server programm, mille eesmärk on anda teavet teistele tarkvaraosadele, mida nimetatakse klientideks. Server võib töötada oma masinas, millele kliendid pääsevad juurde Interneti või kohaliku võrgu kaudu. Server võib töötada ka taustprogrammina samas masinas kui tema klientprogrammid. Andmebaasitarkvara töötab serverina, mis kuulab kindla pordi kaudu sissetulevaid ühendusi klientprogrammidest, mis soovivad juurdepääsu selles hoitavale teabele.
Andmebaasi administraatori tööriistad, mida professionaalid kasutavad töötavate andmebaaside haldamiseks, on eraldi programmid ja ei kuulu andmebaasitarkvara enda hulka. Andmebaasi administraatorid kasutavad neid tööriistu käskude väljastamiseks, millele konkreetne andmebaasitarkvara osa on programmeeritud, et tuvastada ja vastata vastava toiminguga. Kuigi nende käskude täpne süntaks on erinevates andmebaasitarkvarades erinev, on nende abil teostatavad toimingud järgmised:
Mandaatide lisamist ja eemaldamist saavad programmid kasutada konkreetsesse andmebaasi sisselogimiseks
andmebaaside lisamine serverisse või andmebaaside eemaldamine serverist
lisada või eemaldada üksikuid tabeleid andmebaasis
muuta tabeli paigutust
muuta üksikuid andmekirjeid
Nendel utiliidiprogrammidel võivad olla täielikud graafilised kasutajaliidesed või need võivad olla tekstipõhised terminaliprogrammid. Andmebaasi administraatori tööriistad, mis kasutavad tekstipõhist liidest, nõuavad kasutajalt iga hoolduskäsu täieliku süntaksi tippimist. Täieliku graafilise liidesega programmid võimaldavad kasutajatel seadistada käske, klõpsates nuppe ja valides erinevaid valikuid, seejärel tõlgivad nad toimingu andmebaasi käsu jaoks vajalikuks süntaksiks.
Andmebaasi administraatori tööriistad hõlmavad ka tarkvara, mis võimaldab kaugjuhtimisega arvutisse sisse logida ja süsteemikäske täita. Need on vajalikud siis, kui administraator peab värskendama andmebaasitarkvara, mis töötab arvutis ilma arvutimonitori või graafilise liideseta. Selleks, et administraator saaks värskenduse rakendada, peab ta andmebaasiserveri peatama, mis on nagu töötava rakenduse sulgemine. Kaugsisselogimise tarkvara võimaldab andmebaasi administraatoril pääseda juurde arvutile, milles andmebaas töötab, et peatada andmebaasiserver, värskendada tarkvara ja seejärel taaskäivitada andmebaasi tarkvara.