Äriprotsesside kaardistamine on kontseptsioon, mis kasutab tüüpiliste funktsioonide selgitamiseks kirjutatud sõnu ja visuaalseid paigutusi. Kuna tava on muutunud populaarsemaks, on selle lihtsamaks ja kiiremaks muutmiseks välja töötatud mitmeid äriprotsesside kaardistamise tööriistu. Kõige laialdasemalt kasutatav tööriist on protsesside kaardistamise tarkvara, mis võib pakkuda organisatsioonile palju eeliseid, sealhulgas võime dokumenteerida olemasolevaid protsesse ja tagada nende tõhusus ettevõtte eesmärkide saavutamisel.
Need tööriistad võivad pakkuda ka protsesside modelleerimist, mis annab reaalajas ülevaate sellest, kuidas kavandatavad muudatused võivad mõjutada olemasolevaid protsesse ja üldist ärifunktsiooni. Tarkvara teine eelis on aidata automatiseerida olemasolevaid protsesse ja integreerida need mitmesse ärivaldkonda. Kaardistamistööriistad võivad aidata ettevõtetel järgida selliseid eeskirju nagu ISO 9000, mis võib nõuda kvaliteedisüsteemi protsesside dokumenteerimist.
Äriprotsesside kaardistamise esimene samm on tavaliselt olemasolevate äriprotsesside dokumenteerimine. Äriprotsesside kaardistamise tööriistad võimaldavad luua vooskeeme ja muid tööriistu, mis illustreerivad visuaalselt olemasolevaid protsesse ja nende omavahelisi seoseid. Kui protsessid on dokumenteeritud, saab neid analüüsida ja üle vaadata, veendumaks, et need kajastavad piisavalt organisatsiooni tegelikke tegevusi. Protsesside kaardistamine hõlbustab ka protsesside ebaefektiivsuse ja parenduskohtade tuvastamist.
Järgmisena võib ettevõte luua kaardistatud protsesside mudeleid. Modelleerimine võimaldab hüpoteetilistes olukordades rakendada süsteemi kavandatud muudatusi, mis võimaldab protsessiomanikel jälgida muudatuse võimalikke tulemusi ja hinnata, kas see lahendab tõhusalt ebaefektiivsused, mille nad võisid esimeses etapis tuvastada. Protsessi simulatsioonid võimaldavad rakendada mitmeid kavandatud muudatusi ning jälgida ja hinnata nende mõju enne tegelike organisatsiooniliste muudatuste tegemist.
Organisatsioonid võivad kasutada ka äriprotsesside kaardistamise tööriistu, et automatiseerida olemasolevaid funktsioone, suurendades tõhusust ja ühtsust erinevates osakondades. Tarkvara aitab erinevate osakondade süsteemidel omavahel “vestelda” ja vajalikku teavet jagada. Protsesside automatiseerimine säästab sageli aega ja raha ning aitab suurematel ettevõtetel rakendada ühtseid töövooprotsesse kõigis ettevõtte valdkondades.
Ühtsus võib olla vajalik organisatsioonide jaoks, kes peavad järgima erinevaid eeskirju, näiteks ISO 9000. Paljud reguleerivad asutused nõuavad, et ettevõtted dokumenteeriksid oma protsessid ja tagaksid ettevõtte vastavuse. Need tööriistad võivad pakkuda vajalikku dokumentatsiooni, jälgida individuaalset vastavust ja tuvastada valdkonnad, kus on vaja täiendavat koolitust.
SmartAsset.