Ärikirja kirjutamisel eeldatakse, et järgite teatud vorminguid. Vormingutel on mõningaid erinevusi ja kui te just kirjade kirjutamise kursust ei võta, ei pruugi inimesed mõõta kaugust lehe ülaosa ja teie aadresside vahel ning loetletud aadresside ja teie tervituse vahel. Kõige olulisem aspekt ärikirja kirjutamisel on oma eesmärgi – miks te kirja kirjutate – väga selgeks tegemine. Sellegipoolest peaksite olema tuttav põhivorminguga, enne kui hakkate muretsema, mida ja kuidas kirjutate.
Kui kasutate tekstitöötlusprogrammi, kontrollige oma programmis ärikirjade malle. Need võivad teie tööd lihtsamaks muuta, kuna neil on eelseadistatud veerised ja need annavad teile tavaliselt teada, kuhu asjad, näiteks aadressid, paigutada. Kui teil sellist malli pole, saab teie kirja vormindada kahel viisil. Esimest nimetatakse plokivorminguks ja teist taandega vorminguks. Kui pole täpsustatud, võite kasutada kas vormingut või mis tahes nende variatsioone. Nende kahe vormingu suur erinevus seisneb selles, et lõikudel puuduvad taanded ja tekst võib olla joondatud, nii et iga rida on sama pikk. Treppidega vormingus ei ole kõik read täpselt sama pikkused ja iga lõigu esimene lause on viie tühikuga taandega.
Iga vormingu puhul on vähe erinevusi, nii et selle selgituse eesmärk on üks viis kiireks ärikirja kirjutamiseks plokkvormingus ilma teksti põhjendamata. Ärikirjal peavad olema järgmised veerised: üks toll (2.54 cm) ülal, all, vasakul ja paremal. Enne alustamist kontrollige oma tekstitöötlusprogrammi ja vajadusel määrake need veerised. Font peaks olema 12 punkti ja eelistatud valik on Times New Roman.
Kui kirjutate ettevõtte kirjaplangile, ei pea te kirja alustama oma aadressiga. Kui kasutate tavalist paberit, peaksite alustama oma aadressiga ülemisest veerist. Pole vaja lisada oma nime ja aadressi. Lisage lihtsalt oma aadress ja soovi korral telefoninumber ja e-posti aadress. Lisage kuupäev vahetult pärast aadressi. Saate oma aadressi taandada nii, et see oleks parema veerisega samal tasemel, kuid see võib lihtsalt alata vasakust veerisest, mis on lihtsam.
Jätke rida vahele ja kirjutage selle inimese nimi, kellele kirjutate, tema ametinimetus või ettevõte ja aadress. Iga kirje, nagu nimi, ametinimetus ja aadress, peaks olema eraldi real. Linn, osariik ja sihtnumber peaksid moodustama viimase rea. Aadressi jaoks on vaja järgmist järjestust: ettevõte, isik, ametinimetus ja aadress.
Jätke teine rida vahele ja alustage tervitusega. See peaks olema ametlik. Kui kirjutate pr Smithile, siis kirjutate Lugupeetud pr Smith:. Kasutage pärast tervitust koma asemel koolonit.
Tühjendage üks rida ja alustage oma esimest põhilõike. Esitage selles esimeses lõigus selgelt kirja kavatsus. Vajadusel kasutage oma mõtte laiendamiseks või näidete toomiseks täiendavaid lõike, mille vahele jääb üks tühik. Pärast põhilõigete lõpetamist jätke üks rida vahele ja kirjutage lõpumärkus „Lugupidamisega”, seejärel jätke vahele umbes kolm kuni neli rida, enne kui sisestate oma nime ja pealkirja, kui see on olemas. Enne ärikirja postitamist ärge unustage oma nime füüsiliselt musta tindiga allkirjastada, mis jääb teie lõppsõna ja sisestatud nime vahele.
Ärikirja kirjutamise eesmärk on oma mõte tõhusalt edasi anda. Te ei saa olla tõhus, kui teie kiri on täis vigu. Ärge lihtsalt kontrollige õigekirja, vaid kontrollige ka oma paberit grammatikavigade, sageli segaduses olevate sõnade ja kirjavahemärkide probleemide suhtes. Lugege kiri ette, veendumaks, et edastate oma mõtte selgelt. Kasutage lihtsat keelt, kuid vältige kokkutõmbeid või slängi. Hästi kirjutatud ärikiri, mis jõuab asja juurde, on väga oluline, eriti kui kirjutate teisest ettevõttest. Teie oskus kirjutada lihtsalt arusaadav ja vigadeta ärikiri peegeldab teie ettevõtte professionaalsust.
SmartAsset.