Mida üritusekorraldaja teeb?

Ürituste juht osaleb tavaliselt sündmuste, näiteks pidude, vastuvõttude ja konverentside kavandamises ja järelevalves. Sõltuvalt ürituste juhi tööolukorrast võib ta töötada müüja nimel, näiteks hotellis või muus kohas, kus sageli üritusi korraldatakse, või töötada konkreetsest müüjast sõltumatult. Üritustekorraldajate poolt võetava vastutuse suurus on erinev, kuid paljudel juhtudel võtavad nad esmase vastutuse ürituse logistika ja kõigi üritusele kaasa aitavate hankijate koordineerimise eest.

Kuigi paljud inimesed saavad oma kodus väikeseid pidusid ja seltskondlikke koosviibimisi planeerida, võib suuremate ürituste koordineerimine, eriti kui kaasatud on mitu kolmandast osapoolest kaupade ja teenuste pakkujat, olla märkimisväärne väljakutse. Hea üritusejuht suudab teha koostööd võõrustaja või hostessiga, et saada aru tema visioonist ürituse kohta, hinnata juba olemasolevat eelarvet ja ressursse ning seejärel valida sündmusele sobivad müüjad. Ürituse toimumise päeval vastutab ürituse juht tavaliselt selle eest, et kaubad ja teenused tarnitaks nii nagu lubatud ning et üritus kulgeks tõrgeteta.

Kui ürituste juht töötab banketisaalis, hotellis või muus kohas, võib tema roll olla veidi erinev sõltumatu ürituste juhi omast. Paljudel ürituste toimumiskohtadel on väliste müüjate kasutamise suhtes ranged eeskirjad, nii et sellises kohas tegutsev ürituste planeerija toimiks peamiselt kontaktisikuna üritust korraldada sooviva üksikisiku või organisatsiooni ja kinnisvara heakskiidetud või ettevõttesiseste müüjate vahel. Ürituse korraldaja võiks oma klienti nõustada sündmuse jaoks vajalike teenuste osas, nagu toitlustamine, lilled või isegi tantsupõrand ja DJ. Samuti tagaks ta, et toimumiskoha ruum oleks ürituse jaoks sobivalt sisustatud ning et toitlustajad ja teised müüjad ning abipersonal täidaksid oma kohustusi vastavalt vajadusele.

Sõltumatele ürituste korraldajatele seevastu võidakse panna veelgi suurem vastutus. Ürituse korraldaja võib vastutada toimumiskoha asukoha kindlaksmääramise ja seejärel ruumi ja selle mugavuste rentimise kulude osas läbirääkimiste pidamise eest. Kui koht lubab kolmandatest osapooltest müüjaid, näiteks toitlustajaid ja lillepoode, võib ürituse planeerija vastutada ka ürituse ruumi toidu ja sisustuse tellimise eest. Nagu muud tüüpi ürituste juhid, vastutab ta ka ürituse päeval kohapealse koordineerimise eest.