Vastuvõtu administraator tervitab külastajaid, kui nad ettevõttesse saabuvad, ja on sageli esimene hääl, mida inimesed ettevõttele helistades kuulevad. Tavaliselt täidab ta ka mitmeid administratiivseid ülesandeid, sealhulgas posti levitamine ja arhiveerimine. Olenevalt töökohast võib sellel ametikohal olev inimene spetsialiseeruda sellistele asjadele nagu arveldamine, broneeringute tegemine või turvalisuse aitamine. Ta võib töötada kõikjal, kus on tervitatav ala, alates tootmisettevõttest kuni hotellini.
Ülesanded
Vastuvõtu administraatori peamisteks tööülesanneteks on tekitada inimestes teretulnud tunne, vastata küsimustele ja suunata nad teistesse hooneosadesse. Lisaks sellele teeb enamik kontoritööd. Nad tegelevad kirjaliku kirjavahetusega, planeerivad kohtumisi, saadavad ja edastavad e-kirju, koostavad aruandeid ja hoiavad büroo sujuvat tööd. Kirjade ja pakkide saatmiseks ettevalmistamine on regulaarne töö, nagu ka heade suhete arendamine saatmis- ja kullerteenustega.
Vastuvõtu administraatoritel, kes on mõnda aega töötanud, võivad olla lisaülesanded, näiteks kerge raamatupidamine ja potentsiaalsete müüjate uurimine. See on eriti levinud ettevõtetes, kus ei ole teisi haldustöötajaid, näiteks sekretäri. Samuti võib ta koostada aruandeid ja arvutustabeleid ning aidata koosolekuid korraldada. Mõnes ettevõttes peavad administraatorid ka teiste töötajate kohta faile, sealhulgas teavet nende kohaloleku ja tulemuslikkuse kohta.
Spetsialistid
Vastuvõtu administraatoritel on mõnikord nende töökohal põhinevad erialad. Näiteks võib advokaadibüroos töötaval inimesel olla põhiteadmised õigusest, millele tema ettevõte on spetsialiseerunud, samas kui meditsiinibüroos töötaval inimesel võib olla vaja koostada arstiabi arveid ja mõista põhitõdesid. tervisekindlustusest. Samuti peab hotelli vastuvõtu töötajal olema võimalik broneerida ja suunata inimesi kohalike ettevõtete ja vaatamisväärsuste juurde. Need, kes töötavad kohtades, kus valmistatakse käegakatsutavaid tooteid või maja eksponaate, nagu tehas või muuseum, võivad külastajaid ka ringreisidele juhtida. Mõnes kohas võivad sellel positsioonil olevad inimesed turvalisuse tagamisel aidata, logides külastajaid sisse ja välja või küsides külastajatelt isikut tõendavat dokumenti.
Isiklikud ja hariduslikud nõuded
Vastuvõtu administraator peab olema hästi organiseeritud, sõbralik ja kaasahaarav. Ta peaks suutma väga hästi multitegumtööd teha ja suutma vajadusel projekte tähtsuse järjekorda seada. Erinevus hea ja suurepärase administraatori vahel taandub sageli headele probleemide lahendamise oskustele ja oskusele suhelda väga erinevate inimestega.
Igaüks sellel ametikohal peab oskama hästi töötada arvutite ja telekommunikatsioonisüsteemidega. Ta peab regulaarselt ühendust võtma töötajate, klientide ja müüjatega ning saama tõhusalt helistada, e-kirju saata ja vajadusel sõnumeid saata. Kuigi veebivideokonverentsid ja Voice over IP (VoIP) koolitused pole alati nõutavad, on need plussiks.
Vastuvõtu administraatoriks saamiseks pole ametlikke haridusnõudeid. Mõned ettevõtted võtavad inimesi, kellel on äsja keskkooli lõputunnistus, ja koolitavad neid töökohal. Vähemalt kaastöölise kraadi omamine võib oluliselt suurendada inimese võimalust seda tüüpi tööd saada ja mõnes kohas on vaja kõrgemat kraadi.