Vastuvõtuametnik täidab meditsiiniasutuses või koolis ametnikuülesandeid, et tagada patsientide või õpilaste sujuv vastuvõtuprotsess. Tavaliselt hõlmab see patsiendilt või õpilaselt teabe hankimist ja isiku jaoks kirje loomist või juba olemasolevale kirjele lisamist. Paljudel juhtudel on seda ametinimetust kandva isiku ülesanne ka koguda makseteavet, näiteks ravipatsiendi kindlustus- või omamaksete andmeid või üliõpilase õppemaksu tasumise üksikasju. See töö võib hõlmata ka patsiendi või õpilase põhiküsimustele vastamist ja asjakohase teabe jagamise hõlbustamist kooli või meditsiiniasutuse osakondade vahel.
Kui selle ametinimetusega isik töötab meditsiiniasutuses, sisestab ta sageli andmeid patsiendi ja tema makse- või kindlustusandmete sisestamiseks. Vajadusel võib ta hankida ka meditsiinilisi andmeid. Enamasti hõlmab see töö ka teabe jagamise hõlbustamist asutuse erinevate arstide ja meditsiiniosakondade vahel. Sellel ametikohal olevale inimesele antavad täpsed tööülesanded sõltuvad üldjuhul teda tööle võtvast organisatsioonist, kuid tema põhiülesanne on enamasti tagada sisseastumisandmete kiire ja veatu töötlemine.
Kui inimene töötab koolis vastuvõtuametnikuna, hõlmab tema tööülesanne tavaliselt teabe kogumist, mida kool vajab õpilase vastuvõtuotsuse tegemiseks. Kui sisseastumisotsus on juba tehtud, võib selle ametinimetusega isik keskenduda hoopis selle teabe kogumisele ja sisestamisele, mida kool vajab õpilase ametlikuks vastuvõtmiseks. Teabe tüübid, mida selle valdkonna isik võib koguda, hõlmavad õpilaste nimesid; kontaktinfo; ja identifitseerivad üksikasjad, nagu maksukohustuslasena registreerimise numbrid. Kui üliõpilane on alaealine, võib vastuvõtuametnik koguda andmeid ka tema vanemate või eestkostjate kohta. Sõltuvalt kooli poliitikast võib ta koguda ka teistest koolidest dokumente, makseteavet ja õppemaksu tagatisi.
Paljudel juhtudel on vastuvõtuametnik ka uue patsiendi või üliõpilase esmane kontaktpunkt. Sageli puutub seda tiitlit kandv isik sissepääsu taotlejatega kokku enne, kui ta pöördub arsti poole või kohtub kooliametnikega. Ta võib vastata üksikisiku küsimustele ja anda olulist teavet vastuvõtuprotsessi kohta. Kui selle ametinimetusega inimene töötab koolis, võib ta kokku leppida ka ringreiside ja intervjuude jaoks kohtumisi.