Spaa administraator tervitab kliente, planeerib kohtumisi ja tegeleb spaateenuste eest tasumisega. Spaa avaliku näona peab administraator olema sõbralik ja mugav erinevate inimestega ning olema kursis kõigi pakutavate spaateenustega. Tööga võivad kaasneda eelised, nagu töötajate allahindlus teenustelt või võimalus tasuta uusi ravimeetodeid proovida. Mõnes spaas pakutakse seda võimalust, et administraatorid saaksid klientidele vahetut teavet anda.
Kohtumiste käsitlemine, sealhulgas broneeringute tegemine, nende teisaldamine, pakkujate ajakava koostamine ja ruumide korraldamine, on spaa administraatori töö oluline osa. Selleks on vaja arvestada klientide eriteenuste taotlustega, nagu õlivaba massaaž allergikutele. Lisaks peab spaa administraator tagama, et kliendid ja teenusepakkujad oleksid sobivalt seotud; raviteenuse osutaja ei pruugi teada, kuidas kõiki teenuseid teha, või klient võib taotleda kedagi konkreetsest soost.
Klientidel on sageli küsimusi spaateenuste kohta, mis võivad ulatuda nende enesetundest kuni kasutatud koostisosadeni. Spaa administraator peab andma täpset teavet ja soovitusi inimestele, kes pole kindlad, millised teenused võiksid neile meeldida. Vastuvõtutöötajad võivad aidata inimesi ka grupibroneeringute (nt pruutpeod) puudutavate küsimustega, mis võivad nõuda eelnevat kokkulepet, et tagada klientide vajaduste rahuldamine. Registratuuritöötajad saavad ka spaas viibivatele inimestele toidu- ja joogitellimusi esitada, et nad saaksid spaaprotseduuride vahel kosutust.
Administraatorid töötavad sageli lauas, mis võib sisaldada kingitustepoodi, kus on spaa tooteid. Lisaks teenuste eest tasumisele saavad nad müüa jaemüügitooteid ja vastata nende kohta küsimustele. Spaa administraatoril võib olla vaja olla valmis nii kiireteks perioodideks poes kui ka tuulevaikuseks ning ta peab end kindlalt tundma ka siis, kui rahvahulk küsib küsimusi või ootab abi. Isikliku tervitajana annab vastuvõtutöötaja ka visiidi tooni, mistõttu on oluline jääda rahulikuks ja lõdvaks.
Telefoni- ja veebipõhine broneerimine on paljudes spaades levinud. Spaa administraator peab suutma vastata nii telefonile kui ka käsitleda e-posti päringuid inimestelt, kes soovivad aegu broneerida või küsimusi esitada. Osa tööst võib hõlmata ka kohalike mugavuste, toodete ja teenuste tundmist, nii et administraator saab soovitada klientidele restorane ja muud meelelahutust.