Rändetenduse, konverentsi või muu ürituse logistika korraldamise eest vastutab tavaliselt reisi koordinaator. See inimene planeerib tavaliselt reisiringi, majutust ja muid korraldusi. Lisaks planeerimisele kannab reisikoordinaator tavaliselt enne tootmist enamiku kohustuste eest ja hindab pärast seda edu. Kuigi konkreetne kraad ei ole tavaliselt nõutav, võib abi olla sellisest valdkonnast nagu äri, reklaam või reisimine ja turism.
Reisikoordinaator alustab tavaliselt ürituste planeerimist palju enne, kui see kunagi aset leiab. See hõlmab tavaliselt kulude, potentsiaalse tulu ja intressi hindamist. Huvi puudumine konkreetse teema vastu võib tähendada väiksemat tulu kui tootmiskulud, mis võib kaasa tuua edasiste plaanide tühistamise. Funktsiooni vajaduse ja soovi kindlaksmääramine on tavaliselt esimene samm otsustamisel, kas plaanid peaksid edenema.
Kui funktsioonil on potentsiaali olla edukas, alustab reisikoordinaator tavaliselt ülesandega tagada, et kogu logistika saaks paika. Planeerimise alustamiseks on oluline teada, kui palju tulu on olemas. Selle teabe leidmise eest vastutab tavaliselt planeerimise eest vastutav isik. Raha kogumine või sponsorlus võivad olla võimalused, et uurida, kas projekti tootmiseks on vaja ressursse.
Kui see on lõpetatud, määrab reisikoordinaator sellised asjad nagu ekskursiooni toimumiskohad, selle kestus ning personali reisi- ja majutuskorraldus. See võib nõuda mitme ajakava korraga žongleerimist, tagades, et kõik on õigel ajal õiges kohas; tugev multitegumtöö ja organiseerimisvõime aitavad tõenäoliselt kedagi sellel positsioonil. Selline töö nõuab sageli paindlikku ajakava, mis jätab reisimiseks piisavalt aega. Isik reisib tavaliselt sündmusega kaasa, et tagada iga detaili eest hoolitsemine ja võimalike probleemide lahendamine. Võimalik, et ühe funktsiooni kallal töötades kavandab ta ka teisi.
Avalikustamise eest võib vastutada ka sellel ametikohal töötav inimene, mis tavaliselt hõlmab kohalikke reklaamtegevusi ning raadio- ja trükireklaame. Paljud inimesed leiavad, et Interneti eeliseid on kasulik kasutada ka oma avalike suhete alal. Lavastuse lõpus hindab ringreisi koordinaator tavaliselt, mis toimis hästi ja mida saaks parandada, et määrata kindlaks mõne teise sündmuse edukad strateegiad ja parendusvaldkonnad. Selle teabe kasutamine tulevaste funktsioonide kavandamiseks on tavaliselt töö oluline aspekt.