Dokumentide ametnik vastutab ettevõtte dokumentide ja kontode teabe täpse korraldamise, esitamise ja hankimise eest. Ta tagab, et arvestust hoitakse ajakohasena ning vajalikud muudatused või täiendused tehakse õigeaegselt. Paljud kaasaegsed kontorid peavad eranditult elektroonilisi dokumente, mis nõuab, et registriametnik valdaks tekstitöötlustarkvara, arvutustabelirakendusi ja andmesisestusmeetodeid. Enamik registriametnike töökohti leidub meditsiiniasutustes ja haiglates, valitsusasutustes ja igat tüüpi ettevõtetes.
Organisatsiooni dokumentide täpne haldamine on organisatsiooni edu jaoks hädavajalik. Registriametnik integreerib andmed, füüsilise paberimajanduse ja kviitungid ühtsesse failisüsteemi. Temalt võidakse nõuda dokumentide ümberkirjutamist elektroonilistele vormidele ja sobivate salvestusfailide loomist, et teabele saaks kiiresti juurde pääseda ja vajadusel seda muuta. Sageli täidavad registriametnikud mitut muud tüüpi haldusülesandeid, nagu telefonidele vastamine, patsientide või klientide abistamine ja kirjade jagamine.
Kirjeametnikud töötavad mitmel erineval töökohal, sealhulgas haiglates, osariigi ja maakonna kontorites ning suurtes ettevõtetes. Meditsiiniliste dokumentide ametnikud on patsiendiandmete, sealhulgas meditsiiniliste kaartide ja arveldusteabe jälgimiseks hädavajalikud. Kogemustega saavad neist meditsiiniliste arvete ja kodeerimise spetsialistid, kes teevad arstidega tihedat koostööd diagnooside kodeerimiseks ja kindlustusseltsidelt maksete kogumiseks.
Riigiametite spetsialistid peavad arvet avalike dokumentide ja kohtudokumentide üle. Osariigi ja maakonna registriametnikud võivad muu hulgas vastutada sünnitunnistuste, surmatunnistuste, abielutunnistuste ja lahutusteatiste esitamise ja hankimise eest. Need, kes töötavad eraettevõtetes, peavad sageli kliendikontosid, jälgivad arveid ja kviitungeid ning värskendavad töötajate faile.
Mis tahes töökohas registriametnikuks saamiseks peab inimene tavaliselt omandama vähemalt keskkooli lõputunnistuse või GED-i. Paljud tööandjad, eriti need, kes töötavad valitsusasutustes, eelistavad palgata ametnikke, kellel on kolledži kogemus ärijuhtimise või raamatupidamise vallas. Uued ametnikud saavad tavaliselt mitteametlikku tööalast koolitust väljakujunenud ametnikelt või muudelt kontoritöötajatelt, kes mõistavad töökoha nõudeid. Inimesed valivad sageli töö dokumendihaldurina, et omandada kontorikogemust ja valmistuda kõrgematele ametikohtadele organisatsioonis.
Mõned kontorid peavad füüsilisi arvestusi paberdokumentide ja kviitungite kujul, kuigi paljud organisatsioonid mõistavad arvutites arvestuse pidamise eeliseid. Kvalifitseeritud registriametnikud peavad teabe hoolikalt uutesse elektroonilistesse süsteemidesse üle kandma. Uued töötajad peavad demonstreerima tugevaid arvutiteadmisi ja suutma pöörata suurt tähelepanu detailidele.