Professionaalne ürituste planeerija on mees või naine, kes korraldab, korraldab ja juhib erinevaid korporatiivseid, avalikke ja eraüritusi ning koosolekuid. Ta leiab sobivad kohad, lepib läbi päevad, kellaajad ja hinnad ning määrab vajaduse toidu, jookide, laudade ja varustuse järele. Paljud ürituste planeerijad osalevad tegelikult korraldatavatel konverentsidel, koosolekutel või kontsertidel, et tagada kõigi osalejate vajaduste rahuldamine. Spetsialist võib töötada planeerimisettevõttes, ettevõtte sisekomitees või juhtida iseseisvat ettevõtet.
Suure ürituse planeerimisse tuleb kulutada palju aega ja vaeva. Paljudel ettevõtetel, valitsusasutustel ja organisatsioonidel pole lihtsalt aega, kogemusi ja ressursse kvaliteetse kogunemise kokkupanekuks. Professionaalne ürituste planeerija saab klientide ja ettevõtete pingeid maha võtta, võttes endale kõik konverentsi kavandamise ja läbiviimisega seotud kohustused. Tavaliselt antakse talle põhiline ettekujutus ürituse sisust, sealhulgas selle toimumise põhjustest, eelarveteabest ja kohalviibivate inimeste arvust. Seejärel otsib ürituste planeerija parimaid toimumiskohti, peab hindade osas läbirääkimisi ning määrab kuupäevad ja kellaajad.
Olenevalt kogunemise tüübist võib professionaalne ürituste planeerija korraldada seminaride ja konverentside jaoks toitlustusteenuseid, meelelahutust või erivarustust, nagu mikrofonid, videosalvestid ja projektorid. Kui kõik on planeeritud, jälgib ürituste planeerija toolide, laudade ja kaunistuste paigutust ning juhib kohapeal muid ettevalmistustöid. Ta käib sageli üritustel, jälgides, et toit ja suupisted otsa ei saaks ning kliendid oma tööga rahule jääksid.
Paljud ürituste planeerijad töötavad suurtes planeerimisettevõtetes, kus neile määratakse tavaliselt konkreetsed ülesanded, näiteks hindade kehtestamine või sobivate asukohtade leidmine. Füüsilisest isikust ettevõtjana tegutsev professionaalne ürituste planeerija võtab aga sageli endale kõik sellega seotud kohustused, sealhulgas sündmuste reklaamimise, turustamise, rahastamise ja järelevalve. Töö võib olla kirglik, kuigi kogenud spetsialist võtab kõik ettevaatusabinõud ja ettevalmistavad sammud, mis on vajalikud, et tagada asjade tõrgeteta toimimine.
Professionaalseks ürituste planeerijaks saamiseks pole seatud nõudeid, kuigi paljudel inimestel on ärijuhtimise, avalike suhete, kommunikatsiooni või rahanduse erialal sidus- või bakalaureusekraad. Paljud riiklikud organisatsioonid pakuvad liikmelisust ja vabatahtlikke ürituste planeerijate sertifitseerimise teste, mis võivad aidata professionaalil parandada oma volitusi ja töö leidmise võimalusi. Sertifitseerimine on eriti oluline füüsilisest isikust ettevõtjana tegutsevatele planeerijatele, nii et kliendid võivad olla kindlad, et tegemist on professionaalidega.