Patsiendi juurdepääsu esindaja registreerib uusi patsiente ja annab teavet asutuse ja selle poliitika kohta. Olenevalt rajatise suurusest võib see töötaja esindada üht osakonda või kogu rajatist. Patsiendid võivad küsimuste või murede korral ühendust võtta juurdepääsuesindajatega ning töötajad teevad koostööd ka meditsiinimeeskondadega, et tagada inimestele vajaliku teabe olemasolu, et pakkuda sobival tasemel hooldust. Tavaliselt on sellistel ametikohtadel nõutav teatav ametnikukogemus ning see võib aidata olla kursis meditsiiniterminoloogia ja tervishoiukeskkondadega.
Kui haiglasse, kliinikusse või sarnasesse asutusse saabuvad uued patsiendid, kogub patsiendi juurdepääsu esindaja nende demograafilist ja kontaktteavet. See võimaldab esindajal luua faili patsiendi põhiteabe, sealhulgas kindlustuskaitse või finantsabipoliitikaga, millele patsient võib kvalifitseeruda. Patsientidele antakse ka teavet arveldus- ja tagasimaksetingimuste ning muude asutuste poliitikate kohta, mida neil võib olla vaja teada. Pereliikmed ja sõbrad saavad teavet külastusaegade, patsientidele saadetavate kingituste ja sellega seonduva kohta.
Hädaolukordades, kus patsiendid vajavad kohest ravi, ei pruugi patsiendi esindajatel olla aega vastuvõtuvestluse läbiviimiseks või patsient ei pruugi suhelda. Selle asemel võidakse teavet koguda patsiendi pereliikmetelt ja teistelt inimestelt. Rahakottidelt saab kontrollida isikut tõendavat dokumenti, arsti hoiatuskaarte ja muid dokumente, mis võivad meditsiinipersonalile abiks olla. Patsiendi juurdepääsu esindaja käivitab faili, milles on võimalikult palju teavet, ja märgib andmetes kõik lüngad hilisemaks kogumiseks.
Väljakirjutamise ajal võivad patsiendid uuesti juurdepääsu esindajaga kohtuda. Patsiendid peaksid saama väljakirjutamise dokumendid, mis sisaldavad teavet selle kohta, kuidas enda eest kodus hoolitseda ja mida teha hädaolukorras. Patsiendi juurdepääsu esindaja vaatab selle üle, veendumaks, et patsient mõistab ja võtab komplikatsioonide ilmnemisel asutusega ühendust. Lisaks võidakse arutada arvega seotud dokumentatsiooni, mis sisaldab teavet selle kohta, millal arve tuleb tasuda ja kuidas haigla kindlustusarvete esitamisega tegeleb.
Head inimeste oskused on abiks patsiendi juurdepääsu esindajale, suhtlemisel patsientide ja nende hooldusmeeskonna liikmetega. Samuti on oluline pöörata tähelepanu detailidele, eriti kui tegemist on teabe salvestamisega allergiate ja muude patsiendi profiili oluliste aspektide kohta. Patsientide privaatsuse kaitsmiseks on tavaliselt vajalik ka kiire ja täpne trükkimine ning konfidentsiaalsusseaduste järgimine.