Palgaarvestuse praktikandid on algtaseme töötajad, kes saavad enne alalistele palgaarvestusametnikele üleminekut töökohal koolitust. Nagu väljakujunenud ametnik, töötleb palgaarvestuse praktikant töötajate palgamakseid ja teeb kõik vajalikud mahaarvamised maksude ja muude kulude katmiseks. Praktikandid töötavad tavaliselt kogenud ametnike või osakonnajuhatajate otsese järelevalve all.
Tavaliselt peab palgaarvestuse praktikant olema lõpetanud keskkooli, kuid enamik ettevõtteid ei eelda praktikantidel kõrgharidust, kuna ametnikud on tavaliselt algtaseme ametikohad. Praktikantidele näidatakse, kuidas lugeda töötajate tööajakaarte, mis sisaldavad sellist teavet nagu töötaja töötunnid. Mõne riigi tööseadused nõuavad tööandjatelt lisaraha või ületunnitöö maksmist töötajatele, kelle iganädalane tööaeg ületab teatud maksimume. Ettevõtted kasutavad palgakoode, et eristada tavalist tööaega ületunnitööst, puhkusest ja haigusajast. Esialgsel orienteerumisperioodil õpetatakse praktikantidele erinevaid palgakoode ning kuidas sisestada infot palgasüsteemi ja tarkvara.
Paljudes riikides on tööandjad kohustatud kinni pidama maksud töötajate palkadest ning palgaarvestaja ja praktikandid vastutavad selle kohustusliku kinnipidamise arvutamise eest. Ametnikud arvutavad välja töötajate aastapalga ja kasutavad maksumäära maatriksit, et määrata kindlaks maksusumma, mida iga töötaja peab tasuma. Seetõttu peavad palgaarvestuse praktikandil olema head matemaatikaoskused ja pilk detailide suhtes. Lisaks saavad mõne riigi töötajad teha pensioni- ja tervishoiukontodele maksueelseid sissemakseid. Sel juhul peavad ametnikud ja praktikandid palgatšekkidest raha maha arvama ja korraldama raha deponeerimise vastavatele kontodele.
Mõnikord teevad osakondade juhid ja töötajad palgaarvestuse teabe sisestamisel vigu ja palgaarvestuse praktikant peab enne maksete töötlemist kontrollima ajakaartide täpsust. Sageli peavad praktikandid selliste vigadega seotud probleemide lahendamiseks töötajatega ühendust võtma, mis tähendab, et koolitatavatel peavad olema head haldus- ja suhtlemisoskused. Paljude riikide seadused nõuavad, et tööandjad säilitaksid palgaarvestuse andmeid mitu aastat ja praktikantidel lastakse sageli esitada palgaarvestusdokumente.
Igapäevaselt vastutab palgaarvestuse praktikant samasuguste ülesannete ja kohustuste eest nagu alaline palgaarvestuse osakonna töötaja. Kui tavaliselt vastutavad palgaarvestajad ise oma töö eest, siis enne palgamaksete töötlemist kontrollib palgaarvestuse praktikandi tööd tavaliselt juhendaja. Lisaks peavad praktikandid sageli täitma oma töö eri aspekte käsitlevaid teste, enne kui nad saavad hakkama keerulisemate ülesannetega. Praktikandid, kes teevad minimaalselt vigu, saavad lõpuks töötada ilma otsese juhendamiseta. Kui see juhtub, koolitusprotsess tavaliselt lõpeb ja koolitatavatest saavad täieõiguslikud palgaarvestuse ametnikud.