Ostukoordinaatori üldine roll on osta tooteid ja teenuseid oma ettevõttele või organisatsioonile. See võib hõlmata potentsiaalsete tarnijate tuvastamist ja uurimist, tarnijatele pakkumistaotluste (RFP) koostamist, ettepanekute läbivaatamist ning hindade ja tingimuste läbirääkimist. Ostukoordinaatorid võtavad vastu taotlusi organisatsioonis vajalike konkreetsete toodete või teenuste kohta ja saavad seejärel nende toodete või teenuste hinnapakkumisi. Nad koostavad ja esitavad tarnijatele ostutellimusi ning jälgivad tellimusi, et tagada nende vastuvõtmine.
Toodete ja teenuste õigeaegne kättesaamine on organisatsioonide jaoks väga oluline, eriti tootjate jaoks, kes usaldavad osade tarnimisel tarnijaid, et nad saaksid ise oma tooteid luua. Ostukoordinaator peab tagama, et tarnijad tarnivad õigeaegselt ja lahendavad tarnijatega seotud probleemid, kui saadetised hilinevad. Ostukoordinaatorid lahendavad probleeme ka siis, kui ostutellimused on vastu võetud kahjustatud esemete, kehvemate toodete või muude probleemidega. Selles rollis töötamine võib mõnikord hõlmata märkimisväärset reisimist tarnijate asukohtadesse, eriti tarnijate uurimisel ja lepingute üle läbirääkimistel. Ostukoordinaatoritelt oodatakse sageli, et nad aitaksid vähendada oma organisatsioonide kulusid, pidades tarnijatega läbirääkimisi paremate lepingute ja hindade üle.
Ostukoordinaatorid võivad osta tooteid ja teenuseid kasutamiseks oma organisatsioonidele või hulgi- või jaemüügitooteid, et neid edasi müüa. Ostukoordinaator, kes töötab suures organisatsioonis, kus on palju ostutöötajaid, võib vastutada konkreetsete ostuvaldkondade eest, nagu pakkumiste väljatöötamine või tellimuste esitamine. Väiksemates organisatsioonides võib ostukoordinaator vastutada ostuprotsessi kõigi tahkude eest. Väga väikestes organisatsioonides võib ostufunktsioon olla üks paljudest samale isikule kuuluvatest rollidest.
Ettevõtte või organisatsiooni varude haldamine võib olla teine osa ostukoordinaatori tööst, mis võib hõlmata arvutiandmebaaside kasutamist varude taseme jälgimiseks. Varude taseme haldamise osaks võib olla ennustamine, millal ja kui palju osta. Ostukoordinaatorid koostavad ka ostuga seotud olekuaruandeid ja esitlusi. Samuti võidakse neile teha ülesanne otsida võimalusi ostuprotsesside ja -protseduuride parandamiseks. Protsesside ja protseduuride dokumenteerimine võib olla ka osa ostukoordinaatori rollist.
Ostukoordinaatoreid nimetatakse mõnikord ostuagentideks, ostjateks või muudeks sarnasteks tiitliteks. Ostukoordinaatoriks saamine võib olenevalt tööandja nõudmistest nõuda keskkooli diplomist bakalaureusekraadini. Ostukoordinaatorite olulised omadused on hea suhtlemisoskus lepingute üle läbirääkimistel, tugev analüütiline oskus tarnijaid valida ja lepingutingimusi üle vaadata ning tugev otsustusvõime. Kasuks tulevad ka numbritega töötamise mugavus ja hea arvutioskus.