Ostujuhendaja on hankegrupi eest vastutav juht. Oma töö raames toetavad ostujuhid äritegevust, vaadates läbi ostutaotlused, kinnitades ostuhinna erinevusi ning kontrollides liigseid ja aegunud kulusid. Kui ostujuht töötab tootmisüksuses, vastutab ta ka programmihalduse ja tootmise planeerijatega töötamise eest, et teha kindlaks, millal on toodete ehitamiseks saadaval materjalid.
Ostutaotlused on taotlused toodete ostmiseks klientide tellimuste toetamiseks. Ostujuhendaja vaatab ostutaotlused läbi ja määrab, mida on vaja tellida. Tegeliku tellimuse sisestamise teostavad ostjad, kes töötavad ostujuhi juures. Tavaliselt on need ostutaotlused ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemi väljund. Enne ostjate volitamist tarnijatele tellimusi esitama kohtub ostuinspektor juhtkonna liikmetega, et kinnitada, et klientide tellimuste nõudlus ja tehase võimsus on nende tellimuste toetamiseks piisavad.
Ostuhinna erinevused (PPV) tulenevad sellest, et noteeritud ühikuhind on kõrgem kui ERP-süsteemi laaditud standardne ühikuhind. Ebasoodne PPV võib potentsiaalselt põhjustada ettevõtte väiksemat kasumit, nii et ostujuht peab põhjuse väljaselgitamiseks kõik ebasoodsad PPV-d üle vaatama. Kui põhjus on tingitud klientidest tingitud probleemidest, nagu tarneaja nõuded või väiksemad kogused, kui algselt pakuti, esitab ostujuht programmijuhile taotluse PPV kliendilt tagasi saamiseks. Kui põhjus on seotud ostja veaga või muude mittekliendist tingitud probleemidega, teostab ostujuhendaja algpõhjuste analüüsi ja pakub vajadusel täiendavat koolitust või protsessivärskendusi, et vältida probleemi ilmnemist tulevikus.
Ostujuhid vastutavad ka liigsete ja aegunud kulude kontrollimise eest. Ülejääk on ettevõttele kuuluv materjali kogus, mis on suurem kui kliendi nõudlus. Vananenud viitab mis tahes materjalile, mille nõudlus on null, seega pole see kasutust. Ostujuhid vaatavad regulaarselt üle olemasolevate ja tellitavate materjalide üksikasjad, et tagada luhtunud materjali puudumine.
Kui kliendi nõudluse muutus põhjustab materjali ülejäägi, töötab ostujuht ostjatega ja püüab üleliigse osa algsele tarnijale tagastada. Pärast selle hoolsuskontrolli läbiviimist esitatakse kõik veel luhtunud materjalid tavaliselt kliendile tasumiseks ülemäärase nõudena. Vananenud materjal on sageli tingitud tehnilistest muudatustest, mis võisid teatud komponendi materjalilehest eemaldada. Ostuosakond püüab osad tagastada või leida nende kasutamiseks muu võimaluse. Kui see ei õnnestu, esitatakse kliendile aegunud pretensioon.