Meditsiinivaldkonnas on saadaval palju ametikohti. Meditsiiniliste dokumentide osakonna korraldamise ja pidamise eest vastutab haiguslugude järelevaataja. Ta koordineerib kõiki osakonna töötajate tegevusi, sealhulgas esitamist, arveldamist, kodeerimist, klienditeenindust ja paljusid muid projekte.
Meditsiiniliste andmete järelevaataja võib planeerida töötajate töövahetusi, palgata töötajaid ja koolitada töötajaid. Potentsiaalsete töötajate intervjueerimine on töö osa. Ülesannete määramine või ümberpaigutamine ning kontori igapäevaste funktsioonide kavandamine on tüüpilised ülesanded, mida juhendaja tõenäoliselt teeb. Tavaliselt töötab ta regulaarselt meditsiiniliste kodeerijate, arvete esitajate ja teiste meditsiinivaldkonna spetsialistidega.
Kõigi töötajate ülesannete jälgimine on meditsiiniliste dokumentide juhendaja töö oluline osa. Ta peab püüdma säilitada töökohal nii kvaliteedikontrolli kui ka töötajate moraali. Kuigi neil on tavaliselt terviseteabe kraad või kõrgem kvalifikatsioon, töötavad juhendajad sageli nende ülesannete edukaks täitmiseks välja oma strateegiad.
Nagu enamik teisi meditsiinitöid, hõlmab see ka pidevat paberimajandust. Igapäevaste tegevuste, kaebuste, töötajate puudumiste ja muude probleemide dokumenteerimine märgitakse üles iga päev. Töötajate tulemuslikkuse hindamisi korraldatakse regulaarselt. Juhendajad kontrollivad tavaliselt diagrammide analüüse ja muid dokumente vigade ja õigeaegsuse suhtes. Samuti dokumenteerivad nad mitmesuguseid eeskirjade eiramisi, näiteks mittetäielikke tervisekaarte.
Kui meditsiiniliste dokumentide osakond seisab silmitsi kliendi kaebusega, vastutab meditsiiniliste dokumentide järelevaataja tavaliselt lahenduse esitamise eest. Sellised kaebused võivad tuleneda ravikindlustuse kaasaskantavuse ja vastutuse seaduse või HIPPA rikkumisest. HIPAA rikkumine võib kaasa tuua tõsiseid juriidilisi menetlusi, mistõttu peaks järelevaataja tegema kõik endast oleneva, et sellist sündmust vältida.
Lisaks vormide täitmisele aitavad haiguslugude järelevaatajad sageli neid luua või üle vaadata. Need arendused või muudatused võivad hõlmata üldisi muudatusi, uute juhiste või seaduste lisamist või täiesti uute dokumentide loomist uute protseduuride või arstide jaoks. Sageli vastutavad nad ka selle eest, et rajatises järgitaks kehtivaid föderaal-, osariigi- ja agentuuriseadusi ning kolmandate osapoolte maksjate kehtestatud eeskirju.
Kohtumenetluse ajal vastutavad haiguslugude järelevaatajad mõnikord tõendite esitamise eest. Neilt võidakse nõuda avalduste esitamist või tunnistuste esitamist mis tahes kõnealuste meditsiiniliste dokumentide kehtivuse kohta. Laboris võib meditsiiniliste dokumentide juhendaja jälgida tehtud diagnostilisi ülesandeid, salvestamist ja ärakirju.