Meditsiinidokumentide haldaja vastutab haigla, kliiniku või meditsiinikeskuse haiguslugude süsteemide järelevalve eest. See võib hõlmata personali juhtimist, kes täidab mis tahes arvu ülesandeid, et tagada meditsiiniliste dokumentide turvalisus ja säilitamine vastavalt kohaldatavatele standarditele või eeskirjadele. Administraatorid peavad planeerima ja juhtima töötajate tööd ning pakkuma vajalikku koolitust. Haiguslugude pidamise tüübi ja kasutatavad süsteemid määrab sageli administraator. Meditsiiniliste dokumentide haldur peab suutma säilitada häid töösuhteid advokaatide, juriidiliste isikute, valitsusasutuste ametnike ja teiste spetsialistidega, et tagada tasumine.
Selle ametikoha üks olulisemaid aspekte on haiguslugude personali tegevuse planeerimine, suunamine ja hindamine. Meditsiiniliste dokumentide administraator küsitleb tavaliselt inimesi erinevate ametikohtade täitmiseks või soovituste tegemiseks töötajate palkamiseks. Suunamine või distsiplinaarkaristuse võtmine on samuti suur osa selle töö igapäevastest kohustustest. Administraator võib ka koolitada töötajaid nende konkreetsete ülesannete täitmiseks ja paljude meditsiiniliste dokumentide säilitamise, konfidentsiaalsuse, säilitamise, töötlemise ja väljastamise eeskirjade osas.
Meditsiiniliste dokumentide haldaja teine kohustus on meditsiiniliste dokumentide sisu, konfidentsiaalsuse ja töötlemise nõuetekohaste protseduuride ja poliitikate koostamine. See võib nõuda digitaalse või automatiseeritud haiguslugude arhiivisüsteemi kasutamist, juhtkonna jaoks kokkuvõtlike aruannete koostamist ja hallatavate hooldusteenuste osutajate esitatud meditsiiniliste dokumentide säilitamise protseduuride koostamist. Meditsiinikirjete haldaja võib valida ka väliseid müüja teenusepakkujaid, kes on vajalikud meditsiiniliste andmete kopeerimiseks ja transkriptsiooniks ning tagamaks, et need müüjad järgivad patsienditeabe privaatsust käsitlevaid eeskirju. Selleks, et olla kursis viimaste meditsiiniliste dokumentide suhtes kohaldatavate meetodite ja eeskirjadega, võib administraatoril olla vaja osaleda pideval koolitusel ja säilitada registreeritud terviseteabe halduri volitused.
Meditsiiniliste andmete haldaja peab suutma mõista ja tõlgendada kohaldatavaid seadusi ja määrusi, mis puudutavad töötlemismeetodeid ja konfidentsiaalsust. Administraatorid peavad saama regulaarselt suhelda advokaatide, valitsusametnike, professionaalsete kolleegide ja isegi üldsusega. See eeldab, et administraator suudab tõhusalt suhelda paljude erinevate inimestega. Selle töö üheks suurimaks kohustuseks on meditsiinis sisalduva teabe konfidentsiaalsuse tagamine. Tervislikke dokumente käsitlevate seaduste järgimine tagab tasude ja tasude õige ja õigeaegse maksmise või hüvitamise kolmandate isikute poolt.