Meditsiinibüroo administraator, keda mõnikord nimetatakse ka meditsiinisekretäriks või kontoriassistendiks, vastutab peamiselt telefonidele vastamise, kohtumiste planeerimise ja patsienditoimikute haldamise eest tervishoiukliinikus või muus meditsiiniasutuses. Need spetsialistid töötavad sageli otse arstide ja õdede heaks, kuid võivad töötada ka haiglates, kiirabikeskustes ja abistamis- või haiglaraviasutustes. Töö on olenemata asukohast tavaliselt sarnane ja keskendub sekretäri- ja põhiliste paberitöö haldamise ülesannetele.
Patsiendi otsene suhtlemine
Enamikus meditsiinikabinettides on administraator esimene, keda patsiendid sisse astudes näevad. Tavaliselt istub ta eesmise sissepääsu lähedal laua taga ja vastutab tavaliselt inimeste sisseregistreerimise, küsimustele vastamise ja patsientide enesetunde tagamise eest. kergus. Olenevalt kontorist võib see isik vastutada ka ooteruumi haldamise eest, sealhulgas selle korrashoidmise ja segavate tegurite (nt lugemismaterjalide, mänguasjade või sobivate telesaadete) eest.
Paberitöö haldamine, mida patsiendid peavad täitma, on samuti enamikus kohtades töö osa. Administraatorid koguvad ja salvestavad tavaliselt kindlustusteavet ja haigusloo vorme ja avalikustamisi ning tavaliselt küsivad ka kõiki tasumisele kuuluvaid kaasmakseid või kasutusaja arveid.
Kõnedele vastamine ja kalendrite haldamine
Telefonide mehitamine on selle professionaali töö teine väga oluline osa. Inimesed, kes helistavad meditsiiniasutustesse, räägivad tavaliselt vähemalt alguses administraatoriga, eriti selliste asjadega nagu kontorisse jõudmiseks juhiste hankimine või kohtumise kokkuleppimine. Hädaolukorras saadab lauatöötaja kõne tavaliselt edasi arstile või õele, vastasel juhul võtab vastu väga üksikasjaliku teate ja edastab kõige olulisema teabe “valves olevale” meditsiinieksperdile.
Töö nõuab tavaliselt ka palju taiplikkust ajaplaneerimisel ja aja organiseerimisel. Administraatorid loovad ja haldavad tavaliselt kohtumiste, patsientide konsultatsioonide ja oluliste koosolekute kalendreid, mida nad peavad pidevalt ajakohastama. Kui arstid, õed või teised meditsiinitöötajad jäävad graafikust maha või peavad päevi vahele jätma, on tavaliselt administraatori ülesanne asju kohandada. Patsientidele helistamine, sündmuste ajastamine ja kohtumiste hetkeline nihutamine võib olla töö põhiosa.
Vaimulik töö
Meditsiinimaailm sõltub suuresti dokumentidest ja meditsiinikabineti administraatori üks suuremaid töid on paberimajanduse ja kirjalike toimikute korrashoid. Tavaliselt algab see patsiendi andmetega. Administraator peab tavaliselt välja töötama süsteemi failide ajakohastamiseks ja juurdepääsetavaks hoidmiseks, mis sageli hõlmab andmetöötlust ja elektroonilist arvestust. Enamik kaasaegseid kontoreid kasutab digitaalsete ja paberfailide kombinatsiooni ning nende kahe korraldamine ja assimileerimine võib olla suurem ülesanne, kui tundub.
Kontoriadministraatorid võivad vastutada ka kirjavahetuse haldamise ja selliste asjade käsitlemise eest nagu kommunaalmaksed ja palgaarvestuse haldamine. Palju sõltub sellest, kui suur on kõnealune büroo – suurtel operatsioonidel, näiteks haiglatel, on sageli konkreetsed arveldusosakonnad, mis tegelevad finantsasjadega, kuid väiksemates tavades langevad need asjad sageli registratuuris istuva inimese õlule. Mõnes kohas võib see isik tegeleda ka kindlustuspaberitega, sealhulgas patsientidele arvete väljastamisega ja kolmandate isikute maksete haldamisega.
Abistavad arstid
Olenevalt kontorist võib administraatoril olla vaja ka meditsiinitöötajaid aidata selliste asjadega nagu dokumentide dikteerimine, transkriptsioon ja eksamiruumi ettevalmistamine. Samuti võib olla vajalik tellida laboritestid. Mõnel juhul kohtlevad tervishoiutöötajad oma kontoritöötajaid kui isiklikke abistajaid, paludes neil korraldada isiklikku transporti, teha õhtusöökide broneerimine või keemilise puhastuse kogumine, kuigi see ei ole mingil juhul ametijuhendi universaalne osa.
Erinevad tööseaded
Meditsiinikabineti administraator võib töötada paljudes erinevates kohtades. Üksikud praktikad on ühed levinumad, kuid töö võib leida peaaegu kõikjal, kus patsiendid ja tervishoiutöötajad suhtlevad – haiglad, hooldekodud ja eraldiseisvad kliinikud on vaid mõned näited. Mõnikord on võimalik leida ka selliseid administraatoreid, kes töötavad kodus, sageli “virtuaalsete assistentidena”. Arstidel ja teistel väikeste praksistega tegelevatel isikutel ei pruugi olla üldkulusid, et palgata töötajaid täiskohaga kohtumiste korraldamiseks ja dokumentide haldamiseks, kuid sageli on kasulik saada paar tundi nädalas kaugabi. Kodus töötamise korraldus eeldab tavaliselt juurdepääsu Internetile ja spetsiaalset telefoniliini meditsiinikõnede käsitlemiseks, kuid üksikasjad võivad olenevalt asjaoludest oluliselt erineda.
Koolitus- ja haridusnõuded
Tööandjad seavad meditsiiniasutuste administraatorite palkamisel suures osas oma nõuded, kuid keskkooli diplom või samaväärne dokument on peaaegu alati hädavajalik. Kasuks tuleb tavaliselt ka kontoritöö kogemus ning abiks võivad olla ka teadmised meditsiinilise arvelduse ja kodeerimise kohta. Mõned kogukonna kolledžid ja kutsekoolid pakuvad kursusi, mis on mõeldud spetsiaalselt inimeste koolitamiseks meditsiiniasutustes töötama. Kuigi seda tüüpi programmid ei taga mingil juhul tööd meditsiinikabineti administraatorina, võivad need hõlbustada taotlejate tähelepanu, eriti kui tegemist on konkurentsivõimeliste töökohtade või ihaldusväärsete tööandjatega.