Nagu termin viitab, on kvaliteedi tagamise (QA) tarnija isik, kes tagab, et teatud toode vastab tööstusharu kehtestatud standarditele enne, kui vastuvõttev pool selle pakib, tarnib, müüb või vastu võtab. Nad kontrollivad tooteid füüsiliselt ja viivad läbi neile tööstusharuspetsiifilisi katseid, et välja selgitada, kas see vastab aktsepteeritud kvaliteedistandarditele. Need kvaliteedijuhised on kehtestatud iga toote ja tööstusharu jaoks, nii et kui neid ei täideta, saadetakse toode tagasi tootjale või kutsutakse see isegi tagasi, kui leitakse, et see on avalikkusele ohtlik.
Üldiselt testitakse toote vastavust kvaliteedi miinimumstandarditele või ületab neid. Seetõttu ei tohiks eeldada, et just seetõttu, et toode läbib kvaliteedikontrolli, on tegemist kvaliteetse tootega. Sõna kvaliteet tähendus, mida seda igapäevastes vestlustes kasutatakse, erineb selle kasutamisest töötlevas tööstuses. Kvaliteet igapäevases kasutuses tähendab tipptaset või paremust, samas kui tootmises tähendab see läbitavat miinimumstandardite järgi, mis on sätestatud ja kvaliteedi tagamise tarnija poolt aktsepteeritud.
Tooteid võib kontrollida ja testida isegi enne nende täielikku valmimist või valmistamist. Seda teevad nad tootmise või tootmise käigus toimuvate protsesside jälgimise ning lõpptootes kasutatavate toorainete ja väiksemate komponentide kvaliteedi kontrollimise. See on eriti vajalik masstootmise olukordades, kuna ei pruugi olla võimalik konveieril iga üksikut eset kontrollida. Lihtsam ja ajasäästlikum on lihtsalt kohapealne kontroll, mis aitab tagada vastavust nõutavatele kvaliteedistandarditele.
Kvaliteedi tagamise tarnija läbib koolituse erinevate tootmisega seotud protsesside ja selle paljude aspektide süstemaatilise jälgimise ja hindamise kohta. Seda valdkonda nimetatakse kvaliteedi tagamiseks. See on kõigi töötleva tööstuse vajalik komponent. Kuid kvaliteedi tagamise tarnija võib toodete asemel jälgida ka teenuste kvaliteeti. Nõustamise, panganduse, jaemüügi ja arvutitarkvara arendamisega tegelevad ettevõtted, kui nimetada vaid mõnda, läbivad perioodilise kvaliteedikontrolli. Seda tehakse protsesside jälgimisel, intervjuude läbiviimisel ja käitumismustrite jälgimisel, mis kas soodustavad soovitud kvaliteedi saavutamist või vähendavad seda. Kvaliteedi tagamiseks on võimalik jälgida isegi teenuseid, mis tavaliselt ei kuulu äritegevuse alla. Suurepärane näide on avaliku sektori haridusteenused.
Kvaliteeditagamise tarnija koolitus ja kvalifikatsioon on kindlasti väga erinev, olenevalt tootest või teenusest, mida nad jälgivad, kontrollivad või testivad. Kvaliteeditagamise tarnija ametijuhend inimesel, kes töötab töötlevas tööstuses toodetega, erineb kardinaalselt teise omast, kes jälgib ja jälgib selliseid teenuseid nagu projekteerimistööd või tõlketeenused. Tavaliselt nõutakse teenuste hindamisega tegeleva kvaliteeditagamise pakkuja puhul kõrgemat haridus- ja koolitustaset.