Koosolekute planeerija tegeleb kõigi üksikasjadega enne ärikohtumisi või konventsioone ja nende ajal. Koosolekute planeerijad otsustavad koosolekute asukohad ja teevad kõik broneeringud. Nad ei broneeri mitte ainult koosolekuruumi, vaid korraldavad ka esinejaid ja toitlustajaid. Planeerijad peavad veenduma, et kogu vajalik audiovisuaal- ja arvutitehnika on koosolekuplatsil õigeaegselt kohal ja töötab korralikult. Koosolekul osaleb koosoleku planeerija, et tervitada osalejaid ja lahendada probleeme ning jagada ja koguda osalejate kommentaarikaarte.
Koosoleku tulemuste jälgimine on koosoleku planeerija töö oluline osa ja paljud planeerijad jagavad osalejatele kommentaarikaarte. Head planeerijad püüavad alati oma oskusi täiendada. Koosolekul osalejate kommentaarid võivad aidata planeerijal leida probleeme, mida ta ei märganud, nii et loodetavasti ei korduks samad vead järgmistel koosolekutel.
Koosoleku eesmärki peab planeerija meeles pidama, kui ta teeb kõik ürituse korraldamiseks. Näiteks kui peeti ettevõtte koosolekut, mille peamine eesmärk oli tutvustada tippjuhtidele uut ettevõtte toodet, proovib planeerija leida kõnelejaid, kes on selle üksuse kohta kõige teadlikumad. Olenevalt tootest võib ta kokku leppida ka selle, et abiline jagab tooteid koosoleku ajal sobival ajal. Üritusel võib koosoleku planeerija tutvustada esinejaid platvormil või laval.
Koosolekute planeerijad peavad korraldama kõik üritused, mis mahuvad neile eraldatud eelarve piiresse. Tühistamise või muude tasude vältimiseks peab koosoleku planeerija oskama ruumi ja teenuste broneerimiseks piisavalt aega varuda. Samuti peab ta mõistma lepinguid ja seda, kuidas valida mitme erineva ettevõtte esitatud ettepanekute hulgast parim pakkumine. Koosolekute planeerijatelt nõutakse tavaliselt vähemalt bakalaureusekraadi.
Osalejate registreerimisega tegeleb hoolikalt koosoleku planeerija. Koosolekute planeerijad peavad kindlasti teavitama osalejaid koosolekute ajakavadest ning korraldama linnast väljas koosolekutel osalevate töötajate majutuse ja transpordi. Planeerijad peavad ka tagama, et teabeesemed, nagu messide brošüürid, oleksid korralikult trükitud ja õigeaegselt kohale toimetatud.
Reisimine on suur osa paljude kohtumiste planeerijate karjäärist. Enamik planeerijaid ööbib kenades hotellides, kuna ettevõtete seminare peetakse tavaliselt atraktiivses keskkonnas. Planeerijad peavad aga koosoleku ajal kindlasti jälgima seadistamise üksikasju ja planeeritud sündmusi ning tavaliselt on vajalik varahommikul töö alustamine. Koosoleku planeerija peab alati meeles pidama isegi kõige pisemaid asju, näiteks veenduma, et nimesildid on õigel ajal kohale jõudnud ja täpsed.