Koolitushalduri põhiülesanne on ettevõtete, riigiasutuste ja mittetulundusühingute koolitusprogrammide kavandamine ja elluviimine. Kuna selle töökohaga inimesed töötavad peamiselt äsja palgatud töötajatega, on see personalipositsioon, mis hoiab pidevat suhtlust ettevõtte teiste võtmeosakondadega. Ettevõtte vajaduste ennetamisel ja sobivate koolitusplaanide väljatöötamisel on selles rollis täitjal laialdased teadmised erinevate osakondade toimimise kohta.
Koolituse administraator kohtub tavaliselt regulaarselt kaastöötajate ja juhtidega, et teha kindlaks vajadus uute töötajate järele ja määratleda töö ulatus, millega uued töötajad tegelevad. Need administraatoritööd hõlmavad tavaliselt koolitusgraafikute ja -poliitikate koostamist ning sobivate õpetamismeetodite määramist. Administraator otsustab, milline koolitus on antud töö jaoks kõige tõhusam; meetodid võivad hõlmata üks-ühele koolitust; rühmatunnid; juhendamine töökohal; või osaleda konverentsidel, töötubades või loengutel. Pärast koolitusprogrammi läbimist aitab koolituse administraator hinnata ja hinnata iga koolitatava individuaalset arengut.
Administraator koostab ka koolitusmaterjalid, testid ja eksamid ning hindamisinfo. Ta võib vastutada ka koolitusressursside raamatukogu pidamise eest. Koolituse administraatori töö hõlmab kõigi nende dokumentide loomist ja korrastamist ning visuaalsete abivahendite, uute töötajate jaotusmaterjalide ja koolitusjuhendite füüsilist kujundamist.
Koolitusadministraatorid kasutavad tohutul hulgal teadmisi erinevate osakondade toimimise ja inimressursside protsesside käsitlemise kohta. Lisaks töökohapõhisele koolitusele võib ta juhtida töötajatele orienteerumiskoosolekuid, pidada loenguid tööohutusest ja rahvatervisest või osaleda juhtide arendamise algatustes. Ametikoht eeldab suurt paindlikkust ja innukust õppida, kuidas ettevõtte kõik aspektid toimivad.
Haldus- ja kantseleiülesanded moodustavad suure osa koolituse administraatori ametijuhendist. Administraator kasutab töö põhiosade täitmiseks kõrgel tasemel teadmisi kontoritoimingute kohta. Tekstitöötluse, esitamise, eelarvete koostamise ja koosolekute planeerimise teostab tavaliselt koolituse administraator.
Seda tööd tegevat isikut võidakse nõuda ka koolitustundide ja seminaride juhtima. Tal peaks olema hea avalik esinemine ning ta peaks olema kaasahaarav ja meelelahutuslik, kui ta peab kõnelema suurele rühmale. Administraator on sageli esimene kontaktpunkt, millega töötajad oma uute töökohtadega kokku puutuvad ning koolituse administraatori ülesanne on positsiooni üksikasjad hõlpsalt ja hõlpsasti selgitada.