Konverentside planeerija on keegi, kes on spetsialiseerunud konverentside kavandamisele ja korraldamisele, alates arstide kohtumistest kuni koomiksikonventsioonideni. Konverentside planeerijad võivad töötada populaarsete konverentsikohtade jaoks, pakkudes abi inimestele, kes broneerivad need saidid konvendi pidamiseks. Nad võivad töötada ka eraettevõtetes ja mõned konverentside planeerijad on spetsialiseerunud teatud tüüpi konverentsidele, muutudes inimeste jaoks, kes soovivad, et konverentsid sujuksid sujuvalt ja meelitaksid kohale osalejaid.
Konvendi korraldamine nõuab palju pingutusi. Lisaks konverentsi toimumiskoha kindlustamisele hoolitseb konvendi planeerija ka vastutuskindlustuse, konvendi jaoks tööjõu ning konvendi osalejate jaoks vajalike eriobjektide ja toe hankimise eest. Konverentside planeerijad võivad broneerida ka tubade sviite kohalikes hotellides, koordineerida transporti suurematesse lennujaamadesse ja tagasi ning korraldada majutust konverentsi külalisesinejatele ja autasustatutele. Planeerimisteenused hõlmavad ka toitlustamise korraldamist, lubade saamist, kui need on konvendi jaoks vajalikud, turvalisuse korraldamist ja eriteenuste eest hoolitsemist, nagu konvendil osalejate päevahoid.
Lisaks konvendi füüsiliste mutrite ja poltidega tegelemisele tegeleb konvendi planeerija ka konvendi trükitud materjalidega, alates siltidest, mis suunavad inimesi rajatise ümber ja lõpetades konverentsiprogrammidega, mis jagatakse välja konvendil osalejatele. Konvendi planeerija koostab ja avaldab ajakava, broneerib esinejad ja paneelikülalised ning võtab broneeringuid inimestelt, kes plaanivad konverentsil osaleda. Broneerimissüsteemid, sealhulgas maksete jälgimissüsteemid ja süsteemid nimesiltide genereerimiseks. Konvendi planeerija paneb kokku ka maiuspalade kotte ja muid materjale kokkutulekul osalejatele.
Konverentsi korraldamine hõlmab tavaliselt ka turundus- ja muud suhtlust, mis hõlmab kirjasaatjaid, veebisaite, meililoendeid ja teadetetahvlite paigutamist osalejatele, kes soovivad enne konvendi võrgustikku luua. Konvendi planeerija koordineerib ka konvendile saadetavate esemete (nt müügiplatsi putkad ja kioskid, konverentsil esinevate autorite raamatud jne) vastuvõtmist. Konverentsiruumi korraldamine on samuti töö kriitiline osa, kuna konverentside planeerijad määravad väljapanekuruumi, määravad kindlaks, millised paneelid ja sündmused peaksid kuhu minema, ning tagavad, et osalejad jõuaksid sinna, kuhu nad peavad minema.
Konvendi planeerijat abistavad tavaliselt töötajad, kellele saab delegeerida erinevaid ülesandeid, ja töötajad on konvendi ajal kogu aeg kohal, et tekkivate probleemidega tegeleda. Seda tüüpi töö nõuab suurepäraseid organiseerimis- ja inimeste oskusi ning oskust žongleerida paljude erinevate ülesannetega korraga. Konverentsi planeerija võib igal päeval tegeleda kõnelejaga, kes on hotellimajutuse pärast ärritunud, kohaliku politseiga, kes on mures parkimisprobleemide pärast, müüjatega, kes soovivad kongressi põrandal kohta vahetada, ja paljude muude probleemidega.