Kuigi kolledži administraatori (tuntud ka kui haridusadministraatori) täpsed kohustused on institutsioonides erinevad, vastutab enamik administraatoreid ülikoolilinnaku igapäevaste funktsioonide eest. Kolledži administraatorid jälgivad sageli eelarvestamise küsimusi, mis võivad ulatuda rahalisest abist kuni töötajate hüvitisteni. Nad on tavaliselt kaasatud vastuvõtuprotsessi ja võivad teha konkreetseid vastuvõtuotsuseid. Mõnikord võib administraator aidata juhtida õppekava ja jälgida ülikoolilinnaku dokumentide jälgimist.
Haridusnõuete osas peab ülikoolide administraatoritel või kolledžite administraatoritel tavaliselt olema vähemalt bakalaureusekraad. Paljud koolid nõuavad aga, et nende administraatoritel oleks magistrikraad seotud valdkonnas, nagu rahandus, nõustamine, haridus või äri. Sageli määrab administraatori eriala tema töökohustused.
Näiteks kolledži administraatorid, kellel on kraad finants- või ärivaldkonnas, võivad spetsialiseeruda finantsküsimustele, nagu rahaline abi. Rahalise abi haldaja vastutaks tõenäoliselt nende rahaliste vahendite jälgimise eest, mida üliõpilastele laenude, stipendiumide või toetustena välja makstakse. Ta võib vastutada ka selle eest, et ülikooli eelarve oleks tasakaalus, andes ettepanekuid asutuse rahanduse parandamiseks.
Teine levinud roll, mida kolledži administraator täidab, on üliõpilaste asjade direktor. Õpilassuhete juhina võib administraator vastutada õpilaste eluaseme, õpilaste karjäärinõustamise, õpilasomavalitsuse või kooli rahastatud õpilastegevuste koordineerimise eest.
Sõltuvalt kolledži või ülikooli suurusest võib olla ka kolledži administraator, kes keskendub suhtekorraldusele. Teine võib keskenduda vilistlaste panuse järelevalvele ja teine võib juhtida kooli arengut. Administraatorid töötavad tavaliselt aastaringselt ja töötavad sageli pikemaid tunde iga semestri alguses ja enne eelarveaasta algust.
Lisaks põhihariduse nõuetele peavad edukatel kolledžiadministraatoritel sageli olema mitmesugused oskused. Kuigi mõned kolledži administraatorid võivad keskenduda kulisside taha tööle, suhtleb enamik administraatoreid õpilastega iga päev. Oskus teha head koostööd üliõpilaste ja õppejõududega on sageli põhinõue. Lisaks muutub ülikoolide ja kolledžite ökosüsteem sageli asutuse kasvades või õigusaktide vastuvõtmisel. Selle tulemusena on paindlikkus veel üks oluline tunnus, mis edukal administraatoril peaks olema.
Kolledži administraatorit võidakse kutsuda ülikoolilinnaku poole pöörduma ka presidendi või osakonna juhataja nimel. Enamik kolledži administraatoreid vastab kooli presidendile ja praostile. Paljud kolledži administraatorid osalevad ka kooli kõrgeimas juhtorganis hoolekogus, et teha ettepanekuid kooli paremaks muutmiseks.