Mida teeb kodusekretär?

Kodusekretär täidab erinevaid haldusülesandeid teise eraisiku või äriüksuse jaoks. Mõned ettevõtted pakuvad kodust sekretäri teenuseid ja nendes ettevõtetes töötab lepingu alusel suur hulk kogenud sekretäre või administraatoreid. Muu kodusekretäri töö on füüsilisest isikust ettevõtjad, kes ei ole sekretärifirmadega seotud.

Tavaliselt vastab kodune sekretär kõnedele ja tegeleb kliendi nimel kliendiprobleemidega. Klient võib lasta oma telefoniliini suunata sekretäri koduliinile, kuid muul juhul annab klient klientidele sekretäri enda numbri. Nagu iga administratiivassistent, peab ka kodus töötav sekretär vastu võtma sõnumeid ja edastama olulised kõned kliendile. Tavaliselt suhtleb klient sekretäriga kogu päeva ja annab sekretärile juhiseid, mis täpsustavad, milliseid kliendi kõnesid edasi suunata ja kellaaegu, millal kliendiga ühendust ei saa.

Kodused sekretärid võtavad vastu ka kliendi nimel e-kirju ja vastavad neile. Nagu telefonikõnede puhul, võidakse kiireloomulised meilid edastada otse kliendile, samas kui vähemtähtsad sõnumid võidakse salvestada ja neile hiljem vastata. Mõned kliendid võivad korraldada oma sekretäriga konverentskõnesid, mille käigus klient dikteerib meilid, mille sekretär peab seejärel koostama ja klientidele saatma. Lisaks võib kodusekretäril olla vaja ka kliendi nimel kirju koostada ja postitada.

Mõned väikeettevõtted nõuavad ka sekretäre, et täita ettevõtte veebisaitidega seotud haldusülesandeid. Tavaliselt palkab klient saidi seadistamiseks programmeerija, kuid sekretärile võidakse anda sisselogimisandmed ja paluda veebisaidi teavet iga päev või kord nädalas värskendada. Kui ettevõte korraldab reklaami, peab sekretär võib-olla sisestama ettevõtte veebisaidile pakkumise üksikasjad ning koostama ja saatma reklaammeile.

Väikeettevõtete omanikud peavad sageli korraldama klientidega näost näkku kohtumisi, et pidada läbirääkimisi müügi- ja teeninduslepingute üle. Paljudel juhtudel saab kodune sekretär neid kohtumisi korraldada, pidades sidet kliendi äripartnerite ja potentsiaalsete klientidega. Tavaliselt on sekretäridel juurdepääs kliendi veebikalendrile või planeerijale, et sekretär saaks nende koosolekute üksikasju salvestada.

Kodusekretäri kvalifikatsioon varieerub sõltuvalt kliendi vajadustest. Üldjuhul peab sekretäril olema hea trükkimis- ja klienditeenindusoskus. Mõned sekretäridega lepingulised ettevõtted nõuavad, et lepingulised töötajad oleksid läbinud mingisuguse kutseõppe kolledžis või sekretäriõppe koolides. Kliendid, kes tegelevad välismaiste klientidega, võivad nõuda kodusekretäride tööd, et neil oleks teise keele oskus.