Dokumentide koordinaator on isik, kes korraldab ja haldab kas pabertoimikuid, elektroonilisi toimikuid või mõlemat. Need isikud töötavad tavaliselt valitsusasutustes, ülikoolides või meditsiiniasutustes. Selle töö tõhusaks täitmiseks peab dokumentide koordinaator olema äärmiselt organiseeritud ja hoidma konfidentsiaalsust. Mõned selle ametikohaga seotud tavalised tööülesanded hõlmavad vormide esitamist, üksikisikute vormidele juurdepääsu, alluvate järelevalvet, aruannete jaoks vajalike andmete hankimist ja aruannete koostamist.
Vormide rutiinne esitamine on üks dokumentide koordinaatori põhilisi kohustusi. Iga kord, kui vorm tuleb arhiveerida, peab ta selle klassifitseerima ja sobivasse kohta paigutama. See ülesanne nõuab, et dokumentide koordinaator oleks organiseeritud ja tal oleks põhjalikud teadmised tema poolt peetavatest dokumentidest. Lisaks peab ta järjepidevalt dokumente korraldama, et kõik vormid oleksid õiges kohas. Mõnel juhul võib tal tekkida vajadus teatud dokumendid, näiteks juriidilised dokumendid, teatud aja möödudes hävitada.
Üksikisikute dokumentidele juurdepääs on samuti suur osa sellest tööst. Näiteks kui ta töötab ülikoolis, võib tal olla vaja teabe kogumiseks leida üliõpilaste kirjed. Kui ta töötab valitsusasutuses, võib tal olla vaja juurdepääsu juriidilistele dokumentidele. See töö aspekt nõuab täielikku konfidentsiaalsust, mistõttu on ülioluline, et dokumentide koordinaator ei jagaks teavet volitamata isikutega.
Levinud on ka alluvate juhendamine. Väiksemates osakondades võib ta juhendada vaid käputäit töötajaid. Suuremates võib tal olla üsna suur personal, kes aitab täpset ja organiseeritud arvestust pidada. See tööelement nõuab head juhtimisoskustega inimest ja suutlikkust osakonda juhtida.
Teine osa dokumentide koordinaatoriks olemisest hõlmab aruannete jaoks vajalike andmete hankimist. Näiteks kui ta töötab valitsusasutuses, võib tal olla vaja leida teavet eelarvearuande koostamiseks. See tava hõlmab asjakohaste dokumentide leidmist ja vajalike andmete väljavõtmist. Mõnikord võib andmete kogumine olla tüütu ja aeganõudev, kui tegemist on suure hulga dokumentidega.
Lisaks peab dokumentide koordinaator koostama ka aruanded pärast vajalike andmete leidmist. Enamasti nõuab see temalt andmete arvutisse sisestamist. Seejärel prindib ta välja diagrammid või graafikud, mis selgitavad andmete suundumusi. Kui ta on diagrammid või graafikud kätte saanud, jagab ta tavaliselt teavet asjaomaste isikutega kas näost näkku või veebis kirjavahetuse teel.