Vastuvõtutöötaja on ametniku ja sekretäri ametikohal olev isik, kes on ettevõtte näo ja häälena tegutsev ning samal ajal koordineerib suhtlust ettevõtte klientide ja töötajate vahel. Kinnisvarafirmas peab kinnisvararegistratuuri töötajal olema suurepärased telefonioskused ja ettevõtte olemusest tulenevalt vajalik tähelepanu detailidele. Selle ametikoha haridusnõueteks on minimaalne keskkooli lõputunnistus, paljudel on täiendav koolitus. Kokkuvõttes võib administraatori kohustusi jämedalt liigitada klienditeeninduseks, bürooks, organisatsiooniliseks; ta võib tegutseda ka mõnes ametlikus ülesandes, näiteks teatud dokumentide puhul notarina.
Klienditeenindus ja suurepärased telefonioskused on ühed selle ametikoha peamistest kohustustest. Kinnisvara administraator on sageli kliendi esimene ametlik kontakt kinnisvarabürooga, isegi kui see on ainult hääle vormis. Üksikasutuses või mitme agentuuriga kontoris hoiab kinnisvara vastuvõtja kursis agentide asukohtade, nimekirjade ja lepingute olekuga. Ta võtab vastu sõnumeid asjaomastelt osapooltelt – potentsiaalsetelt ostjatelt, müüjatelt, omanikufirmadelt, õiguspraktikatelt ja muudelt agentidelt – ja edastab need asjakohastele isikutele. Samuti jälgivad administraatorid kinnisvaras vajalike mitmekordsete kohtumiste üle, teavitades asjaosalisi, et tagada asjaajamise tõrgeteta toimimine.
Olenevalt kinnisvarabüroo suurusest ja selles tegutsevate kinnisvaramaaklerite arvust võib kinnisvararegistratuur vastutada ka põhiliste bürooülesannete ja tekstitöötluse eest. Need tegevused võivad hõlmata ostjatele või müüjatele lepingute tippimist ja agentuuri väljamineva kirjavahetuse haldamist. Ta võib vastutada ka kodukataloogide ajakohastamise eest, et neid avaldada kas veebis või ajalehes; mõnes kontoris võib kinnisvara administraatori vastutus ulatuda ka agentuuri veebisaidi ja veebikataloogide uuendamiseni. Ametitööülesannete hulka võivad kuuluda ka üldiste kontoritarvete organiseerimine ja tellimine, samuti kaubandusega seotud ülesanded, nagu välissildid, sihtbrošüürid ja visiitkaardid. Vastuvõtutöötajad vastutavad sageli ka konkreetsetele agentidele, büroojuhile või agentuuri omanikule ja büroo raamatupidajale sissetulevate kirjade vastuvõtmise ja sorteerimise eest ettevõtte võimalike võlgnetavate tasude eest.
Enamikul sellel ametikohal töötajatel on vähemalt keskkooli lõputunnistus. Paljudel registratuuritöötajatel on sekretärioskuste alal hariduslik taust ja märkimisväärsel protsendil on tunnistused või kaastöötajate kraad seotud valdkonnas. Kuigi kinnisvaramaakleri tunnistus ei ole tavaliselt vajalik, võib see olla abiks ka nendele ametikohtadele kandideerivatele kandidaatidele.