Juhtimisassistent, tuntud ka kui tegevsekretär, abistab üht või mitut tippjuhti. See isik võib toetada organisatsiooni presidenti, tegevjuhti, asepresidenti või osakonnajuhatajat. Tööülesanded võivad olla seotud täitevvõimu ja organisatsiooni vajadustele vastavate haldusfunktsioonidega. Sellel ametikohal oleva inimese töökohustused ulatuvad tavaliselt üldistest büroofunktsioonidest kaugemale, hõlmates keerulisi ülesandeid, nagu analüütiline uurimine ja aruannete koostamine. Juhtimisassistent võib juhendada ka teisi organisatsiooni ametnikke.
Sellel ametikohal töötav isik vastutab ühe või mitme tippjuhi haldusülesannete täitmise eest. Halduskohustused, mille eest vastutab organisatsioonis tegevjuht, määratakse tavaliselt sellele isikule. Suur osa sellest haldustoest hõlmab memode, e-kirjade ja muu kirjavahetuse ettevalmistamist juhi nimel. See inimene haldab failisüsteemi, vastab telefonikõnedele ja suunab sõnumeid. Täiendavad kohustused võivad hõlmata posti ja fakside sorteerimist.
Kohustuste tulemuslik täitmine võib nõuda häid organiseerimisoskusi ja mitmete ülesannete täitmise võimet. Tegevsekretär võib vastutada koosolekute ja konverentside korraldamise eest. See võib nõuda ka mitme ajakava kooskõlastamist ja kõigi koosolekuga seotud üksikasjade käsitlemist. Üldjuhul kuulub selle inimese kohustuste hulka ka päevakava koostamine ning toitude või suupistete tellimine.
Kui juht peab tööasjus reisima, vastutab juhtimisassistent tavaliselt vajaduse korral lennufirmade, autorendi ja hotellikorralduste tagamise eest. Ta peab sageli juhi kalendrit ja hoiab juhti kursis igapäevaste ja eelseisvate kohtumiste, koosolekute ja ettevõttega seotud reisidega. Tavaliselt valmistab ta oma ülemusele ette koosolekutega seotud esitlusmaterjalid.
Suur osa juhtimisassistendile määratud haldusülesannetest sõltub sellest, mida juht on nõus delegeerima. See võib kaasa tuua keerukamaid ülesandeid peale põhiliste kontorikohustuste, mida tavaliselt nõutakse teiselt isikult abistavale isikule. Nende keerukate ülesannete näide on aruannete koostamine ja levitamine.
Arvutirakenduste tundmine kesk- või kõrgtaseme oskustega on tavaliselt minimaalse järelevalvega ülesannete täitmiseks hädavajalik. Juhtimisassistent võib juhtida ka kogu organisatsiooniga seotud eriprojekte ja pidada andmebaase. Olenevalt ettevõtte suurusest võivad tema igapäevaste kohustuste hulka kuuluda ka personalijuhtimise ülesanded.
Mõne juhtimisassistendi teine kohustus võib hõlmata ka organisatsiooni madalama taseme kantseleitöötajate järelevalvet. See nõuab juhtimisoskusi ja juhtimisoskusi. Võimalik, et assistent peab planeerima, määrama ja jälgima osakonnasisese kantseleitöötajate töövoogu. Koos järelevalvega on assistent tavaliselt igapäevaste kontoritoimingute jaoks, mis on seotud kontoriseadmete või hoone hooldusega.