Jaoskonnaametnik on haldusassistent, kes töötab haiglas või meditsiinikliinikus. Ta vastutab patsiendi toimikute loomise ja ajakohastamise eest, kui nad saavad ravi. Osakonna ametnik vastab ka telefonidele ning jagab külastajatele ja patsientidele kasulikku teavet. Enamik jaoskonnaametnikke läbib töökohal koolituse, et tutvuda meditsiiniterminoloogia, spetsiaalsete arvutisüsteemide ja paberitöö tehnikaga. Kuna enamik haiglaid on avatud ööpäevaringselt, võib osakonna ametnik töötada argipäeviti või nädalavahetustel päeva-, õhtu- või öövahetustes.
Jaoskonnaametnikud on oma haigla või tiiva paigutusega väga kursis. Nad jälgivad vabu läbivaatusruume, et uued patsiendid saaks kiiresti haigla sobivatesse piirkondadesse teisaldada, võimaldades arstidel ja õdedel oma ringis tõhusamalt töötada. Ametnikud töötlevad patsientide või nende eestkostjate poolt haiglasse saabumisel täidetud haiguslugu ja kindlustusvorme ning koostavad nii paberkandjal kui ka elektroonilisi patsienditoimikuid.
Õed ja arstid salvestavad teabe patsiendi sümptomite, diagnoosi ja saadud ravi kohta spetsiaalsetele vormidele. Osakonna ametnik kirjutab täidetud ankeedi ümber ja sisestab andmed patsiendi toimikusse. Patsiendiandmete täpseks töötlemiseks on oluline, et ametnik mõistaks levinud meditsiiniterminoloogiat, lühendeid ja eri tüüpi ravimeid. Kui isik vabastatakse, registreerib ametnik vallandamise kuupäeva ja kellaaja ning edastab teabe meditsiiniliste arvete ja kodeerimise spetsialistidele.
Lisaks patsienditoimikute pidamisele tegutseb osakonnaametnik ka registratuuritöötajana. Ta vastab telefonidele, lehitseb arste ja õdesid ning suunab külastajad patsientide tuppa. Tavaliselt eeldatakse, et ametnik on sõbralik, abivalmis ja tõhus, et aidata kiires haiglas tuju tõsta ja korda hoida. Enamikus asutustes koolitatakse osakonnaametnikke esmaabi andmiseks ja patsientide elutähtsate näitajate kontrollimiseks olukordades, kus teisi meditsiinitöötajaid pole kohe saadaval.
Keskkooli lõputunnistus on tavaliselt minimaalne nõue, et saada jaoskonnaametnikuks. Mõned suured haiglad eelistavad palgata uusi ametnikke, kellel on varasem kogemus tervishoiu või klienditeeninduse valdkonnas. Uus jaoskonnaametnik saab töökohal koolitust kogenud õdedelt ja ametnikelt, kes oskavad selgitada eeskirju, protseduure ja arvutiprogramme.
Jaoskonnaametnikel on kogemuste, tõestatud oskuste ja täiendõppega palju arenguruumi. Professionaali võidakse edutada järelevalveametile, kes jälgib teisi ametnikke ja teeb raskuste ilmnemisel olulisi otsuseid. Paljud ametnikud valivad osalise tööajaga töötamise ajal õde või meditsiinikooli, et teha tervishoiusektoris muud karjääri.