Mida teeb Front Office Manager?

Esikontori juht on paljudes kontorist sõltuvates ettevõtetes võtmepositsioonil. Büroo igapäevase toimimise eest vastutav isik võib samuti omada võimu mittejuhtivate kontoritöötajate üle ja olla osakonna esindaja. Headel kontorijuhtidel on palju erinevaid oskusi, mis aitavad nii kontorit juhtida kui ka töötajatega seotud probleeme tõhusalt hallata.

Keegi, kes soovib saada kontorijuhiks, vajab nii kontori- kui ka inimeste oskusi. Põhilised kontorinõuded, nagu arvutioskus, kontorimasinate tundmine ja telefonioskused, on olulised, kuna see töötaja täidab sageli kõigi kontoritöötajate ülesandeid. Büroo tõrgeteta toimimiseks peab ta aga suutma enda alluvuses olevaid töötajaid juhtida õiglaselt ja tulemuslikult. See võib mõnel juhul olla keeruline, kuna kontorijuhtidel võivad olla juhuslikud suhted kaastöötajatega või neid võidakse isegi tavaliste kontoritöötajate hulgast edutada. Professionaalse töökoha säilitamine, olles samas kontoritöötajatega sõbralik ja õiglane, on oskus, mille õppimiseks võib kuluda kaua aega.

Büroojuht peab mõnes mõttes olema oma osakonna visionäär. Kuigi mõned nõuded võivad olla kehtestatud ülemuste või kõrgema juhtkonna poolt, on oluline, et juht küsiks pidevalt ja seab prioriteediks, kuidas büroo saaks paremaks muutuda. Vanade failisüsteemide värskendamine, tõhusamate töönõuete rakendamine ja töötajate täiustamise ideede tähelepanelik kuulamine võivad viia õnnelikuma ja produktiivsema töökeskkonnani.

Töö teiste osakondadega moodustab paljude esindusjuhtide tööülesannete olulise osa. Mõned osakonnad, millega esindus võib tihedat koostööd teha, hõlmavad suhtekorraldus-, müügi- ja turundusosakondi või tootmisosakondi. Kuna kontor on üldjuhul klientide ja ettevõtte suhtluse keskus, on juhil teiste osakondadega kohtumistel oluline ja väärtuslik perspektiiv tuua. Võib-olla on oluline saada esinduse sõdalaseks, mitte lasta osakonna vajadustel kõrvale tõrjuda, kui need kõlavad igapäevaselt. Front office on ettevõtte nägu maailmale ning on oluline, et see oleks tõhus ja tulemuslik.

Sellel töökohal ei pruugi olla spetsiifilisi haridusnõudeid ja sageli otsivad ettevõtted kedagi, kellel on valdkonna kogemus ja tõestatud kogemus nooremjuhi või isegi algtaseme kontoritöötajana. Enesekindlus, tööstuse taiplikkus ja tõhususe parandamise plaan võivad selle positsiooni saavutamisel palju aidata.