Dokumentatsioonispetsialist on spetsialist, kelle põhitööks on dokumentide loomine või haldamine või mõlemad. See võib hõlmata protsesside, projektide ja protseduuride dokumenteerimist, kasutades mitmeid meediume. See võib hõlmata ka dokumentide kogumist mitmelt sidusrühmalt ja nende koondamist üheks kasutatavaks failiks või dokumendiks. Sellise dokumentatsiooni eesmärk võib ulatuda ajaloolisest huvist äritavade kehtestamiseni kuni valitsuse nõueteni.
Paljudel juhtudel on dokumenteerimisspetsialist see, kes tegelikult dokumenteerib. See võib tähendada poliitika- ja protseduurijuhendite koostamist kehtivate tavade põhjal või kasutajajuhendi koostamist, mis dokumenteerib, kuidas toodet tuleks kasutada või kokku panna. See võib tähendada ka tegevuste ja suhtluse ajakava loomist, kui protsessi dikteerivad reguleerivad asutused või kui see võib potentsiaalselt hõlmata vaidlust või kohtuasja. See võib tähendada ka sündmuste ja sündmuste dokumenteerimist ajaloolise kirje jaoks.
Näiteks võtke arvesse ettevõtet, kes peab tootmisprotsessi ajal võtma konkreetseid ohutusmeetmeid. Dokumentatsioonispetsialist võib vastutada protsessi nõuetekohase lõpuleviimise jälgimise ja seejärel dokumendi loomise eest, mis ütleb töötajatele, kuidas protsessi samm-sammult korrata. See töö aitab koolitusel ja aitab ka reguleerivatele organitele näidata, et ettevõte püüab järgida õiget protseduuri.
Koos dokumentide kirjutamisega või selle asemel võib dokumentatsioonispetsialist vastutada sündmuste ja protsesside salvestamise eest fotode või videote abil. See võib hõlmata avariisse sattunud auto pildistamist, et dokumenteerida kindlustusnõude või kohtuasja kahjutasu. See võib hõlmata ka erisündmuse või protseduuri filmimist, et seda saaks täpselt kujutada ilma inimmälule tuginemata.
Teist tüüpi dokumentatsioonispetsialist on see, kes kogub nõutavad dokumendid teistelt kokku. Näiteks kui ettevõte on püüdnud kliendilt raha sisse nõuda ja kaalub kohtumenetlust, võidakse dokumentatsioonispetsialistil paluda koostada algne ostuleping, kõik kehtivad arved ja kõik meilid või muud teated, mis on saadetud või vahetatud. kõnealuse kliendiga. Seda tüüpi spetsialist võib koostada ka sõltumatuid dokumente, mis annavad täiendavaid üksikasju või kirjeldavad, kuidas dokumendid hankiti.
Oluline on märkida, et seda terminit ei tohiks segi ajada terminiga dokumendispetsialist. Dokumentatsioonispetsialist loob või komplekteerib dokumente konkreetsel eesmärgil info jälgimiseks või millegi tõestamiseks. Dokumendispetsialist on isik, kes töötab olemasolevate dokumentidega ja võib viidata paljudele töökohtadele, alates koopiapoe ametnikest kuni ajaloolisi dokumente autentivate käsitsikirjaekspertideni.