Avaliku registri ametnik haldab valitsusasutuste või riigiasutuste toimikuid ja dokumente. Ta võib olla vastutav väikese kohaliku kogukonna või suurema piirkonna või lähikonna dokumentide eest. Mõnel ametikohal võib ametnik vastutada ka büroo andmebaasi kuuluva uue teabe salvestamise eest.
Selle töö kohustused varieeruvad olenevalt avalike registrite büroo geograafilisest asukohast. Avalikud registrid on igas riigis ja jurisdiktsioonis määratletud ja korraldatud erinevalt. Mõned avalikud organisatsioonid salvestavad ja arhiveerivad ainult isikuandmeid, nagu sünni- ja surmatunnistused, abielu- ja tsiviilliidu litsentsid ja lahutusmäärused. Teised keskenduvad teabe kogumisele maa ja kinnisvara müügi või võõrandamise, tsoneerimispiirkondade, avaliku maakasutuse ja üldise demograafia kohta. Mõnel juhul võib üks asutus käsitleda kõiki avalikke dokumente.
Paljude aastate jooksul oli avalike registrite ametnik üldiselt kohustatud koguma ja säilitama kõigi kirjete ja dokumentide paberkandjal faile. 1980. aastatel kanti paljud kirjed säilitamise ja juurdepääsu hõlbustamiseks mikrofišidele. Kümmekond aastat hiljem asendas arvuti kõvakettamälu mikrofišši kui eelistatud süsteemi avalike dokumentide säilitamiseks ja kaitsmiseks. Nende edusammude põhjal arenes välja avalike registrite ametniku töö. Nüüd eeldatakse, et tal on arvutioskused teabe salvestamiseks, juurdepääsuks ja levitamiseks. Mõnel juhul on mikro- ja paberil olevate failide ülekandmine arvutiandmebaasi alles pooleli. See on tavaliselt ka tema töö osa.
Kuna paljud avalikud dokumendid on Internetis saadaval, on sageli vaja avalike registrite ametnikku, kes aitaks inimesi neile juurdepääsul. See nõuab sageli telefoni- või e-posti toe pakkumist. Mõnel juhul eeldatakse, et ta kogub tasu veebis või posti teel taotletud dokumentide koopiate eest.
Kuigi mõiste avalikud dokumendid viitab sellele, et neis sisalduv teave on üldsusele kergesti kättesaadav, ei ole see tavaliselt nii. Reeglid, mis reguleerivad, millised dokumendid on üldsusele kättesaadavad, on piirkonniti erinevad. Tavaliselt eeldatakse, et avalike registrite ametnik on teadlik sellest, millised dokumendid on avalikuks kontrollimiseks kättesaadavad ja milliseid saavad vaadata ainult need, kellel on kohtukutse või kohtuotsused, mis lubavad nende avaldamist.
Avalike registrite ametniku ametikoht nõuab tavaliselt keskkooli lõputunnistust või samaväärset diplomit. Eelistatud on teadmised või kogemus arvutitehnoloogia vallas. Üldjuhul on nõutavad head suhtekorraldusoskused, samuti tugev taust toimikute ja dokumentide haldamisel. Mõned tööandjad nõuavad töökogemust kliendisuhete või haldustoe vallas.