Arhivaar on kuraatorite ja raamatukoguhoidjatega sarnane teabespetsialist. Arhivaarid tuvastavad, koguvad, korrastavad, salvestavad, kirjeldavad, säilitavad ja eksponeerivad ajaloolise väärtusega materjale. Põhimõtteliselt on arhivaari põhiülesanne esitada ühtselt autentseid ja asjakohaseid ajaloolõike.
Arhivaarid on kursis arhiveeritava ajaperioodi ja/või kogumise teemaga. Nad uurivad ja hankivad esemeid, et olla kindel, et kõigi arhiivimaterjalide identifitseerimine on selge. Arhivaar valib välja üksused, mis sobivad organisatsiooni koguga. Arhivaarid peavad pidama üksikasjalikku arvestust valitud arhiveeritavate üksustega seotud inimeste, kohtade ja kuupäevade kohta. Need esemed võivad olla käsitsi kirjutatud märkmed, fotod, filmid või paljud muud võimalikud materjalid.
Nende kogutud esemete kirjeldused võidakse paigutada ettevõtete veebisaitidele või muudesse avalikesse kohtadesse või neid võib kasutada muuseumides. Arhiivitöötaja kirjutab tavaliselt enamiku neist kirjeldustest. Ta peab hoolikalt salvestama ja dokumenteerima kogu iga arhiveeritud üksuse kõik üksikasjad. Säilitamine on ka arhiivitöötajate kohustus. Nad tunnevad nii lamepaberite kui ka kolmemõõtmeliste materjalide hoidmise meetodeid.
Arhivaar peab kogutud üksused välja panema loogilisel ja informatiivsel viisil. Mõned arhiivitöötajad kinnitavad, et arhiiviesemete kogu peaks alati jutustama ühtset lugu oma teemast ja konkreetsest ajaperioodist. Arhivaarid on kohustatud oma töös olema professionaalsed ja järgima eetikat ning teadlikku valikut arhiivikvaliteediga kaupade valikul. Arhivaarid püüavad alati arhiveerida kasulikke esemeid ja püüavad ajaloolisi materjale hoolikalt valida.
Arhiveeritud kogusid on kahte peamist tüüpi: ringlevad ja mitteringluses olevad kogud. Ringluses mitteolevaid kogusid võidakse arhiveerida teatud ettevõtte või organisatsiooni piires. Ringluses olevaid ajaloolisi kogusid näidatakse avalikkusele, kuid tavaliselt säilitatakse neid hoolikalt, et neid ei saaks otse puudutada. Arhivaarid ei kuluta kogu oma tööaega materjalide arhiveerimisele, kuid tavaliselt peavad nad regulaarselt osalema koosolekutel ja tööstusüritustel. Sageli juhib arhivaar töötajaid, kes aitavad tal ajaloolisi dokumente salvestada ja säilitada.
Arhivaari ülesandeid võib võrrelda raamatukoguhoidjate omaga selle poolest, et mõlemat tüüpi teabespetsialistid võivad koguda, säilitada ja kuvada materjale organiseeritud avalikuks või privaatseks juurdepääsuks. Arhivaaride ja kuraatorite tööülesanded on sarnased ka selle poolest, et mõlemad kipuvad töötama paljude erineva kuju, suuruse ja kategooria materjalidega. Arhivaarid kirjeldavad materjale aga hoopis teisiti kui raamatukoguhoidjad; nad töötavad tavaliselt ka audiovisuaalsete vormingutega, mida kuraatorid tavaliselt ei tee.