Sekretäridel võib olenevalt nende töökohast olla mitmesuguseid ülesandeid, kuid üldiselt vastutavad nad büroode sujuva toimimise eest, täites nii haldus- kui ka madalatasemelisi juhtimisülesandeid. Need spetsialistid vastavad tavaliselt telefonidele ja e-kirjadele ning haldavad failisüsteeme; Samuti võivad nad sortida kirju, korraldada koosolekuid ja koordineerida büroodevahelist suhtlust. Enamikul juhtudel loetakse tööd algtasemeks, mis tähendab, et edu saavutamiseks pole vaja erioskusi ega haridust. Samamoodi on tavaliselt arenguruumi. Inimesed, kellel on palju potentsiaali või kogemusi, satuvad sageli kandideerima järjest mainekamatele ja kõrgema palgaga töökohtadele.
Haldusassistendi, ametniku ja isikliku assistendi töökohad kuuluvad tavaliselt sellesse vihmavarju. Kõik need ametikohad on administratiivsed ja kõik keskenduvad tavaliselt paberimajandusele ja elektroonilisele dokumendihaldusele. Üks ainsatest eranditest on valitsuse tasandi või muud ametlikud “sekretärid”, näiteks kaitseminister või rahandusminister. Kuigi need ametinimetused võivad viidata puhtalt madala tasemega ametikohale, on nendes ametites ametnikud üldiselt üsna kõrgel kohal ja tavaliselt ei tee nad ise haldus- või bürootööd vähe või üldse mitte.
Vaimulikud oskused
Büroohaldus on üks olulisemaid sekretäri ülesandeid. See töökategooria võib olla mõnevõrra lai, kuid hõlmab peaaegu alati haldus- ja bürookohustusi. Sekretärid haldavad tavaliselt kontoripaberitööd, mis hõlmab kirjade saatmist ja vastuvõtmist, failisüsteemide loomist ja korraldamist ning kirjavahetuse haldamist. Enamikus seadetes on arvuti- ja tekstitöötlusoskused hädavajalikud.
Ka telefonikõnedele vastamine on enamikus kohtades oluline osa tööst. Sekretärid on sageli esimesed inimesed, kellega kliendid ja kliendid ettevõttele helistades räägivad. Seetõttu on tavaliselt vaja häid kombeid ja viisakat käitumist. Spetsialistid peavad tavaliselt ilmutama suurt taktitunnet sõnumite vastuvõtmisel, helistajate ootele panemisel või põhiküsimustele vastamisel.
Planeerimine ja kalendri koostamine
Paljudes seadetes vastutavad administratiivtöötajad nii kontorikalendrite kui ka üksikute töötajate kalendrite haldamise eest. Nad vastutavad sageli koosolekute ja kohtumiste planeerimise ning konfliktide ja topeltbroneeringute eest. See ülesanne on eriti väljendunud sellistes kohtades nagu arstipraksised, kus patsiendid nõuavad pidevalt kohtumisi, kuid see võib ilmneda kõikjal, kus kõrgema taseme töötajad on “nõutud”. Isegi kui tegemist on vaid lõunakoosoleku kokkuleppimise või õhtusöögi broneerimise korraldamisega, on sekretärid tavaliselt esimesed, kelle poole juhid ja juhid abi saamiseks pöörduvad.
Juhtimiskohustused
Lisaks ametnikuoskustele peavad haldustöötajad olema aja ja inimeste juhid. Nad peavad ette nägema kontoritöötajate vajadusi, lahendama kiiresti sisemised probleemid ning töötama tõhusalt erinevate inimeste koordineerimisel ja kokkuviimisel. Suurepärased inimeste oskused on tõesti olulised, eriti kui tegemist on juhtide ja teiste oluliste töötajate juhtimisega. Suur osa tööst võib olla “kulisside taga” ja sekretärid näevad oma ülemuste vajadusi ja nõudmisi enne seda, kui taotlusi esitatakse.
Ametikoht personali hierarhias
Enamikus kontorites peetakse sekretäre mõnevõrra madalaks ja nad on peaaegu alati kontori nokimisjärjekorra lõpus. Tavaliselt vastavad nad nii kesk- kui ka kõrgemale juhtkonnale ning tavaliselt peavad nad kõiki võrdselt aitama. Suurtes ettevõtetes ja kontorites on aga sageli terved sekretäride kogumid, mille puhul tekib midagi nüansirikkamat hierarhiat. Nendes seadetes võidakse mõne töötaja ülesandeks teha tühiseid töid, nagu telefonikõnede registreerimine ja neile vastamine, samas kui teised võivad ajakavasid hallata ja kõrgema järgu töötajatega suhelda. Nendes büroodes edasijõudmine sõltub tavaliselt ajast ja kogemustest.
Mõned kõige prestiižsemad tööd, mida sekretär võib saada, on isikliku abistamise valdkond. Paljudel tippjuhtidel ja ettevõtete juhtidel on pühendunud administraatorid, kelle kogu tööelu on pühendatud ühe juhi ajakava järgimisele ja haldamisele. Seda tüüpi sekretärid peavad tavaliselt töötama pikki tunde ja tegelema mõnikord ettearvamatute nõudmiste ja taotlustega, kuid on sageli üks kõige paremini tasustatud ja austatumaid.
Koolituse ja koolihariduse nõuded
Erinevatel tööandjatel on erinevad nõuded sekretäride koolitamisele. Mõnel juhul on vaja ainult keskkooli diplomit või samaväärset tunnistust, teistel juhtudel eelistatakse tegelikke sekretäritunnistusi või kraadi. Kogukonna kolledžid ja kutsekoolid pakuvad sageli programme, kus huvitatud õpilased saavad õppida tekstitöötluse ja kontorihalduse läbi ja lõhki. Sellise kursuse läbimine on sageli hea mõte isegi siis, kui see pole rangelt nõutud, kuna see võib aidata rakendusel silma paista ja uutele töötajatele kogemuste saamise osas jalgu tõsta.
Eriolukorrad: ametnikud ja valitsussekretärid
Mõiste “sekretär” ei pruugi alati olla seotud kontori administraatoriga. Mõnel juhul, eriti kõrgete valitsusametnike puhul, võib seda nimetust kasutada aunimetusena, et osutada paljude asjade valdkonna juhtimisele. Ametnikud, kes juhivad osakondi või juhivad suuremaid valitsusasutusi, võivad kasutada sekretäri ametinimetusi, kuid nende töökohti ei tohiks segi ajada tavalisemate kontorijuhtimisrollidega.