Planeerimise koordinaator juhib sisuliselt üksikisiku või ettevõtte üritust või koosolekut, mõnikord ka suuremahulist. Ühised koordinaatoripositsioonid hõlmavad pulma-, äri-, konverentsi- ja koosolekutüüpe ning muid koordinaatoreid, mis võivad eksisteerida erinevates tööstusharudes. Need isikud näevad sündmust algusest lõpuni, kaasates klienti ainult siis, kui on vaja teha suur otsus või muuta plaani. Planeerimiskoordinaatori mõned levinumad ülesanded hõlmavad kohtumispaiga valimist, kliendi vajaduste ja keskkonna ülevaadet ning toidu ja jookide hankimist, lisaks kõigi tarnijate tegevuste koordineerimisele ja ürituse lõpetamisele kliendi jaoks. Kõik sündmused ei ole ühesugused, mistõttu on see karjäär rahuldust pakkuv neile, kellele meeldib töö vaheldusrikkus.
Formaalne haridus ei ole planeerimise koordinaatori jaoks alati vajalik, kuigi see ei tähenda, et see karjäär oleks oskusteta. Kuigi suur organisatsioon, mis palkab klientidele koordinaatoreid, võib nõuda kõrgkooli kraadi omandamist, töötavad paljud inimesed vähese formaalse haridusega töövõtjatena. Selle karjääritee jaoks kohaldatavad tavalised kraadid hõlmavad suhtekorraldust, hotelli- ja hotellindusjuhtimist, kommunikatsiooni või turundust. Mõnel juhul võib äriklientidega töötamise otsustaval isikul olla abi kolledži kraadist, mis aitab tõsta oma oskuste kogumit teise planeerimiskoordinaatori omast kõrgemale. Koolitus võib olla vajalik ka siis, kui üksikisik leiab töö organisatsioonis, mis palkab mitut tüüpi koordinaatoreid.
Kui planeerimiskoordinaator esimest korda kliendiga suhtleb, püüab ta välja selgitada, mis tüüpi sündmus ja mida klient soovib. Kogenud koordinaatoritel on enamasti varasemate kohtumiste või sündmuste portfell, mida nad saavad uutele klientidele eeskujuks kasutada. Üldised otsused sündmuste kohta hõlmavad asukohta, formaalsuse taset, toidu tüüpi, teatud tegevuste pikkust ja paljusid muid. Enamiku koosolekute ja sündmuste kavandamine võib sõltuvalt nende suurusest ja ulatusest võtta nädalaid või kuid. Näiteks pulmakoordinaatoritel võib kliendi vajadustest ja soovidest lähtuvalt ürituse planeerimine aega võtta ligi aasta.
Enamik üritusi, millega planeerimiskoordinaator töötab, nõuavad suurepäraseid ajaplaneerimise ja organiseerimisoskusi. Äärmiselt edukad koordinaatorid leiavad sageli, et nende andeid tõmmatakse mitmes suunas, kuna korraga toimub mitu klienti ja sündmusi. Kuigi mõnele koordinaatorile tundub see füüsiliselt ja emotsionaalselt kurnav, võib teistele anda energiat, kui suur sündmus saab teoks. Paljud planeerimiskoordinaatorid võivad samuti üritusel osaleda ja mitut tegevust juhendada, võimaldades neil teha otsest koostööd osalejatega. Samuti võib olla rahuldust pakkuv näha suuremahulist lavastust selle täielikkuse tipus.