Enamikus jurisdiktsioonides registreeritakse kõik kohtuasjas toimuv dokumendilehele. Reeglina on igas kohtus isik, kes vastutab iga juhtumi kohta teabe kandmise eest protokollilehele. Kohtusekretäril, nagu teda kutsutakse, on tavaliselt kohtu kantseleis mitmesugused sekretäriülesanded, mille põhimõte on säilitada dokumentide lehti igas kohtutoimikus ja vajadusel ka kohtu arvutisüsteemis.
Kohtubüroos töötavad töötajad võivad jurisdiktsiooni järgi mõnevõrra erineda; enamikus kohtubüroodes leidub siiski paar võtmetöötajat. Enamikus kohtutes on kohtutäitur, kelle ülesandeks on hoida korda kohtus, kohtureporter, kes registreerib menetlusi, ja protokollija, kes haldab kohtutoimikuid. Sõltuvalt kohtu suurusest võib sekretär täita ka muid sekretäri ülesandeid või keskenduda ainult toimikute hooldamisele.
Kohtuasja algatamisel tuleb luua füüsiline toimik, et jälgida kõiki kohtuasjas esitatud toimikuid. Paljudes kohtutes luuakse elektrooniline toimik ka kohtu arvutisüsteemis. Üks esimesi toimikusse lisatavaid dokumente on dokumentide leht. Dokumentide leht on lihtsalt paberitükk, mis võimaldab registreerida kõik juhtumiga juhtunu ja kuupäeva, millal see juhtus.
Kui kohtuasjas esitatakse avaldus, peab algatanud pool üldjuhul esitama avalduse protokollijale. Dokumendiametnik paneb seejärel dokumendile templi, lisades selle esitamise kuupäeva ja kellaaja. Algdokumendi võib seejärel paigutada otse toimikusse või edastada kohtunikule läbivaatamiseks, olenevalt sellest, milline on esitatud avaldus. Taotluse kohta võib olla vaja teha kanne kohtu arvutipõhisesse registrisüsteemi.
Lisaks kohtuasjas esitatud dokumentide jälgimisele võib dokumentaalleht sisaldada ka kohtumenetluse kokkuvõtet. Näiteks kui toimub esialgne ärakuulamine või kohtueelne ärakuulamine, märgitaks kohtuistungil toimunu põhikokkuvõte. Protokoll vastutab menetluse kokkuvõtte sisestamise eest iga kord, kui asi on kohtus. Kui juhtum lõpeb, vastutab dokumentide sekretär toimiku nõuetekohase sulgemise eest.