Teid valiti just või määrati selle komitee sekretäriks, kuhu kuulute. Palju õnne! Kas teate, kuidas protokolle võtta, ette valmistada ja esitada? Ükskõik, kas järgite seadusandlikku piiblit Roberti korrareegleid või protokollite vähem formaalses keskkonnas, siin on olulised meetodid, mida järgida.
1
Teadke oma organisatsiooni koosolekupoliitikat. Kui sekretärilt oodatakse ametlikku protokolli, küsige, kas rühm järgib Roberti korrareegleid või mõnda muud juhendit. Mitteametlikumates oludes küsige, mis protokolli tuleks lisada või kuidas seda kasutatakse. Protokollina ei pea te tutvuma täielike protseduurireeglitega. Konkreetsetele küsimustele vastamisel võib aga koopia hankimine (või esimehe laenamine) olla kasulik. Teadke ka oma rolli. Mõned protokollisekretärid koosolekul ei osale, teised aga protokollivad arutelule kaasa aidates. Kummalgi juhul ei tohiks sekretär olla keegi, kellel on mõni muu oluline roll, näiteks esimees või nõustaja.
2
Valmistage mall eelnevalt ette. Iga koosoleku protokoll sisaldab suures osas sama teavet. Mall loob ühe ühtse vormingu, et oleks lihtne viidata. Jätke ruumi vähemalt järgmise teabe jaoks. Organisatsiooni nimi. Koosoleku tüüp. Kas see on tavaline iganädalane või aastakoosolek, väiksem komisjoni koosolek või erieesmärgil kokku kutsutav koosolek? Kuupäev, kellaaeg ja koht. Jätke ruumi algus- ja lõpuaegadele (kokkutulek ja vaheaeg). Juhataja või koosoleku juhataja nimi ja sekretäri (või nende asendajate) nimi. “Osalenute” ja “puudujate vabandused”. See on osavõtulehe väljamõeldud termin. Pange tähele, kas kvoorum on kohal (hääletamiseks piisav arv inimesi). Ruum teie allkirja jaoks. Minutivõtjana kirjutate oma tööle alati alla. Protokolli kinnitamisel võidakse nõuda täiendavat allkirja vastavalt teie organisatsiooni eeskirjadele. Päevakord, kui see on olemas. Kui esimees või koosoleku korraldaja ei ole palunud teil koostada päevakorra projekti, peaks neil olema see nõudmisel kättesaadav. Kui teil on üks, millele viidata, saate koosoleku märkmeid korrastada.
3
Võta kaasa märkmik või sülearvuti. Veenduge, et kõik, mida te kaasa võtate, on teile meeldiv. Kui kirjutate sageli protokolle, pange selleks märkmik kõrvale või looge oma arvutisse kaust. Kui koostasite protokolli mõnel varasemal koosolekul ja neid pole kinnitamiseks esitatud, võtke kindlasti kaasa ka need .Kuigi helisalvesti aitab teil minuteid hiljem transkribeerida, ei asenda see märkmete tegemist. Kui salvestate koosoleku, veenduge, et kõik kohalviibijad annaksid nõusoleku ja ärge andke järele kiusatusele luua sõna-sõnalt ärakiri. Lühisõna õppimine kiirendab märkmete tegemist, kuid te ei pea saama maha võtta iga sõna, et võtta minutit. Tegelikult peaksite seda vältima. Kui teil palutakse koosoleku ajal avalikult märkmeid teha, kasutage grafoprojektorit või esitlusmolbertit. Veenduge, et saaksite märkmed hiljem koju kaasa võtta ilma neid määrimata, et saaksite neid minutite sisestamiseks kasutada.
4
Jagage kohalolekuleht. Niipea kui kõik on kohal, jagage välja üks paber (väga suurte koosolekute jaoks rohkem), kuhu igale inimesele on võimalik kirjutada oma nimi ja kontaktandmed. Saate seda kasutada pärast koosolekut, et täita oma malli osalejate jaotist või lisada täidetud protokollile sisselogimisleht ise. Kui te pole paljude kohalviibijatega tuttav, visandage selle asemel istekohtade tabel ja täitke see palute kõigil end tutvustada. Hoidke see koosolekumärkmete tegemisel käepärast, et saaksite vajadusel inimestele nimepidi viidata (nagu allpool kirjeldatud).
5
Täitke nii palju oma mallist kui võimalik. Koosoleku algust oodates pane kirja organisatsiooni nimi, koosoleku toimumise kuupäev ja koht ning koosoleku liik (nt iganädalane juhatuse koosolek, erikomisjoni koosolek jne). Kui koosolek algab, märkige üles algusaeg.Kui teil pole malli, salvestage see teave koosoleku märkmete ülaossa.Kui koosolek kutsuti kokku erieesmärgil või erilisel ajal, salvestage väljasaadetud teade liikmeid teavitama. Peaksite selle protokollile pärast transkribeerimist lisama.
6
Pange tähele esimese liigutuse tulemust. Enamik ametlikke koosolekuid algab ettepanekuga võtta vastu päevakord, nii et selles etapis kasutatakse seda näitena. Kui koosolek algab teistsuguse liigutusega, salvestage kindlasti kogu sama asjakohane teave: “Liigun” algava liigutuse täpne sõnastus. Tavaliselt on see “Soovin selle päevakorra vastuvõtmiseks”. Esitaja nimi (ettepaneku esitanud isik). Hääletuse tulemus. Kui hääletus õnnestub, kirjutage “ettepanekud läbi viidud”. Kui see ebaõnnestub, kirjutage “ettepaneku ebaõnnestumine”. Kui te ei saa neid täpselt salvestada, võite paluda pikad ettepanekud kirjalikult esitada. Kui see probleem on korduv, küsige koosolekute vahel, kas seda saab muuta ametlikuks poliitikaks teatud sõnade arvust suuremate ettepanekute puhul. Kui te koostasite päevakorra projekti, võite olla selle ettepaneku algataja ja protokollisekretär. See on hea; seni, kuni jääte objektiivseks, pole probleeme oma tegevuste salvestamisega.
7
Salvestage muud liigutused kogu koosoleku jooksul. Kuulake tähelepanelikult kõiki arutelusid, kuid (kui pole teisiti juhitud!) ärge salvestage neid. Kui esitate uue ettepaneku, salvestage vastav teave. Pidage meeles, et iga ettepanek peaks sisaldama ettepaneku täpset sõnastust, esitaja nime ja hääletuse tulemust.Mõned ettepanekud nõuavad enne hääletusele üleminekut sekundit. Kui keegi ütleb: “Avaldan ettepanekut” või muud sarnast, märkige selle isiku nimi teiseks. Kui te ei tea liigutaja nime või vajate liikumist korrata, katkestage koosolek viisakalt ja küsige. Teabe täpne salvestamine on piisavalt oluline, et õigustada väike katkestus. Kui ettepanekut muudetakse, muutke lihtsalt oma märkmetes liikumise sõnastust. Välja arvatud juhul, kui muudatus on vastuoluline ja tekitab palju arutelu, ei ole vaja muudatuse toimumist registreerida.
8
Kuulake aruandeid ja hankige koopiaid. Kui aruannet, uudistebülletään või muud sarnast artiklit ette loetakse, märkige üles aruande nimi ja seda lugenud isik (või selle koostanud alamkomisjoni nimi). Kui on lisatud ettepanek, salvestage see nagu iga teinegi ettepanek. Kõige otstarbekam on koosoleku lõpus hankida koopia. Tehke märge ja küsige hiljem lugejalt või koosoleku juhilt (esimehelt või presidendilt) koopiat. Pärast transkribeerimist lisate protokollile iga aruande koopia. Kui koopiad pole saadaval, märkige selle asemel, kus originaaldokumenti hoitakse. Võimalik, et peate pärast koosolekut seda teavet küsima. Kui liige esitab suulise ettekande (selle asemel, et lugeda dokumendist), kirjutage aruandest lühike ja objektiivne kokkuvõte. Ärge laskuge konkreetsetesse üksikasjadesse ega tsiteeri kõnelejat sõna-sõnalt.
9
Salvestage tehtud või määratud toimingud. See hõlmab nii viimase koosoleku ülesannete “registreerimist” kui ka uusi toiminguid. Kas keegi on saanud ülesandeks kirja kirjutada? Märkige üles nende nimi ja juhised. Olenevalt sellest, kui ametlik on teie koosolek, võivad paljud neist toimingutest kuuluda “ettepanekute” alla. Vähem ametlike koosolekute puhul peate võib-olla hoidma kõrvad lahti ka vähem selgelt organiseeritud otsuste puhul. Kui selline otsus on antud, mainige lühidalt ka otsuse põhjendusi.
10
Registreerige kõik töökorralduse punktid ja otsused. Kui protseduurile esitatakse vastuväide, salvestage täielik vastuväide ja selle alus, samuti esimehe tehtud täielik otsus. Lisage kindlasti kõik viited Roberti kodukorrale, organisatsiooni põhikirjale või ettevõtte protokollile.
11
Salvestage arutelude kokkuvõtteid ainult siis, kui seda küsitakse. Ametlikult on protokoll tehtud, mitte öeldu salvestis. Kuid täitke kõik konkreetsed taotlused, mida teie organisatsioon teile esitab. Arutelu salvestamisel olge võimalikult objektiivne. Kaasake konkreetsed punktid, mitte arvamused, ja minimeerige omadussõnade ja määrsõnade kasutamist. Kuiv, faktiline ja igav kirjutamine on teie eesmärk! Ärge viidake vestluse kokkuvõttes inimestele nimepidi. See on eriti oluline tuliste vaidluste korral, mis võivad solvamist põhjustada.
12
Lõpetage kohtumise lõpus. Pange kirja koosoleku katkestamise aeg. Ärge unustage hankida aruannete koopiaid või tuletada kellelegi meelde, et need teile saata. Sirvige oma märkmeid, et näha, kas midagi on puudu või mis vajab selgitamist. Kui teil on vaja kelleltki küsimusi esitada, tehke seda kohe enne lahkumist.
13
Alustage seda protsessi niipea kui võimalik. Ametlik protokoll on kõige parem transkribeerida kohe pärast koosolekut, kui sündmused on veel värskelt meeles.
14
Kasutage koosolekumärkmete kirjutamiseks arvutit. Võib-olla olete seda juba teinud, kui kasutasite koosolekul sülearvutit. Salvestage oma märkmed ja koostage uus protokolli dokument, et saaksite oma märkmeid ja minuteid kõrvuti võrrelda.
15
Vormindage oma märkmed korralikeks lõikudeks. Iga uus ettepanek, otsus või kodukorda puudutav märkus peaks olema eraldi lõikes. Vormindades kontrollige, kas kasutate õigekirja ja grammatikat. Vajadusel kasutage õigekirjakontrolli. Kasutage läbivalt sama ajavormi. Kasutage minevikku või olevikuvormi, kuid ärge kunagi vahetage neid samas dokumendis. Olge võimalikult objektiivne. Teie enda arvamus ei tohiks kunagi olla protokollist tuletatav. Püüate luua objektiivset kirjet, mida kõik saaksid kasutada.Kasutage lihtsat ja täpset keelt. Igasugune ebamäärane keel tuleks asendada täpse sõnastusega. Lillelised kirjeldused tuleks täielikult eemaldada. Kaasake ainult tehtud toimingud, mitte arutelusid. Kui teil pole palutud arutelusid salvestada, peaksite keskenduma tehtule, mitte öeldule. Viitamise hõlbustamiseks nummerdage lehed.
16
Jagage liikmetele oma protokolli mustand. Saatke igale liikmele koopia, kasutades sisselogimislehel olevat kontaktteavet. Kui teil pole nende kontaktteavet, peaks koosoleku juhil olema võimalik nendega ühendust võtta.
17
Kinnitage koosoleku protokoll. Teil võidakse paluda järgmisel koosolekul protokoll ette lugeda ja kinnitamiseks esitada. Kui ettepanek läbi läheb, märkige, et protokoll võeti vastu. Kui protokoll on enne vastuvõtmist parandatud, tehke dokumendis muudatused ja märkige lõppu, et protokolli on parandatud. Ärge kirjeldage konkreetseid parandusi. Kui protokolli parandamiseks tehakse ettepanek pärast nende vastuvõtmist, lisage vastavasse protokolli selle ettepaneku täpne sõnastus ja see, kas ettepanek läks läbi või mitte.
18
Külastage koosolekumallide kogumise saiti. Need eelkoostatud mallid säästavad häälestusaega oma minutite korraldamisel ja aitavad vältida vigu.
19
Võtke aega igal saidil sirvimiseks. Kasutage nende otsingufunktsioone ja kerige valikuid, et leida endale sobivaim. Kui vajate teatud tüüpi malli – näiteks üldist või standardset –, sirvige saite oma konkreetsete vajaduste jaoks ja laadige see alla, klõpsates “allalaadimise” või “kasuta malli” nuppe. Salvestage see lihtsalt leitavasse kohta, et see ära ei läheks.
20
Avage fail. Nüüd, kui olete selle alla laadinud, pakkige fail lahti ja avage see Microsoft Wordis või Excelis. Parima kvaliteedi ja kasutusmugavuse tagamiseks kasutage Microsoft Wordi uusimat versiooni. Ajakohasena hoidmine muudab asjad ainult lihtsamaks ja võimaldab teil kasutada uusi funktsioone.
21
Lisage päisesse oma ettevõtte logo ja autoriõiguse märk. Kustutage teine näidislogo, kuid lugege kindlasti esmalt selle saidi kasutustingimusi, kust malli hankisite. Pole vaja mingeid tarbetuid juriidilisi probleeme, eks?
22
Muuda pealkirja. Pealkirjaalal tõstke esile sõnad “Koosolek/Rühm” ja tippige oma koosoleku protokolli tegelik pealkiri.
23
Teema muutmine (valikuline). Et oma minutimall näeks kenam ja professionaalsem välja, kaaluge värvide muutmist või juba tehtud teema valimist. See on lihtne: leidke vahekaart “Lehekülje paigutus” ja järgige seda jaotisse “Värvid ja teemad”. Seal saate kohandada oma malli välimust. Saate selle isegi oma ettevõtte logo värvidega sobitada.
24
Nimetage malli jaotised. Mallil peaks olema mitu väljanime. Võib-olla vajate rohkem, võib-olla vähem või võib-olla teile lihtsalt ei meeldi, kuidas need on sildistatud. Kohandage neid vastavalt oma koosolekute vajadustele.
25
Salvestage mall sülearvutisse, et saaksite selle koosolekutele kaasa võtta, et alustada protokollimist. Kui jätkate Microsoft Office’i kasutamist, on asjad kiired ja lihtsad ning koosolekuga peaks kursis olema veelgi organiseeritumalt ja täpsemini kui varem. Teise võimalusena saate oma malli välja printida, et märkmeid käsitsi kirjutada, kuid veenduge, et säilitaksite väljade kõrgused, et saaksite mahutada nii palju teavet, kui vajate.
26
Lugege oma mall läbi. Palju õnne! Teie koosoleku protokolli mall on valmis. Teie produktiivsus ja täpsus koosolekute ajal peaksid hüppeliselt tõusma nüüd, kui teil on mall, mis teid juhendab ja oma mõtteid korrastab. Nagu iga projekti puhul, uurige oma malli üksikasju, et näha, kas midagi on puudu või ebaselge. Kui olete kindel, et kõik on korras, vormistatakse teie mall kasutamiseks ja olete valmis eelseisvateks koosolekuteks.