E-post on nüüd üks enimkasutatavaid suhtlusvorme koos tekstisõnumite, telefonikõnede ja kiirsõnumirakendustega. Meiliga kirjavahetus on olnud nii levinud, et paljud inimesed on unustanud, kuidas seda õigesti luua. Hästi koostatud e-kiri peegeldab edastatavas sõnumis professionaalsust ja siirust, mistõttu on hädavajalik teada, kuidas meilisõnumit vormistada.
1
Koostage oma meili teema. Meilisõnumi teemarida on lühikokkuvõte sõnumi sisust. Teie teemarida peaks olema sirgjooneline ja lühike, et see annaks adressaadile mõne lihtsa sõnaga aimu teie meili teema kohta. Näiteks kui kirjutate kellelegi mõnest ettevõttest, ärge muutke seda keeruliseks. teemarida liiga paljude üksikasjadega, näiteks “Mulle meeldib auto, millega sõidate. Mulle meeldib selle sinine värv ja rattad on suurepärased. Märkige oma motiiv selgelt otse teemareale. Näiteks: “Teie sinisest huvitatud ostja sedaan.â€
2
Kaasake õiged tervitused. Ärge alustage meilisõnumist kohe sellega, mida teil on vaja öelda. Kaasake tavalised tervitused, nagu “Tervitused” või “Tere päevast”. Te ei tahaks ju, et juhuslik inimene läheks teie juurde ja räägiks kohe ilma teid isegi tervitamata? Sama kehtib ka meilide kohta. Tervituse isikupärasemaks muutmiseks lisage tervitusse adressaadi perekonnanimi.
3
Kirjutage oma sõnumi sisu. Sõltuvalt sellest, millist sõnumit kirjutate ja kellele selle saadate, saate seda kirjutada nii, nagu soovite. Kui kirjutate kellelegi lähedasele, võite muuta oma meili isiklikuks. kuid kui kirjutate ärikirja, peate hoidma meili võimalikult professionaalsena. Samuti peate meeles pidama oma sõnumi vormingut. Ärge kasutage raskesti loetavaid fondi stiile, suurusi ja vorminguid ning vältige suurtähtede kasutamist. Suurtähed meenutavad digimaailmas karjumist.
4
Lisage lõppsõna. Ärge lõpetage oma meili ainult seal, kus teie sõnum lõpeb. Kirjutage lõppsõna nagu “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” või midagi, mis teie arvates sobib teie koostatava meiliga kõige paremini. Lõppsõnad peaksid teie meiliga kindlasti hästi sobima. Miks? Sest kui kirjutate ärisõnumit, ei tahaks te oma kirja lõppsõnaks kirjutada “Armastusega sinu oma”; see oleks kohatu.
5
Lisage allkiri. Kuigi teie e-posti aadress sisaldab juba teie nime igas teie saadetud meilis, on siiski soovitatav lisada igale koostatud kirjale allkiri. Allkirjad võivad olla lihttekst või, kui soovite olla loominguline, pildid (nt logod, kaubamärgimärgid jne). Kasutage oma allkirja loomiseks mis tahes veebimeili või meilikliendirakenduse valikut Signatuur.