Kui töötaja organisatsioonist lahkub, on oluline viia läbi lahkumisintervjuu. Intervjuu annab tööandjale võimaluse teada saada, miks töötaja lahkub ja mida saab teha tulevaste lahkumiste vältimiseks. Eduka lahkumisintervjuu läbiviimise võti on aga mugava õhkkonna loomine, õigete küsimuste esitamine ja sobiva kehakeele kasutamine.
1
Planeerige vestlus vahetult enne töötaja lahkumist. Parim aeg vestluseks on töötaja ettevõttes töötamise lõpus. Parimate tulemuste saavutamiseks püüdke lahkumisvestlus läbi viia nende töösuhte viimase kahe päeva jooksul. Nii väldite vestlust liiga varakult, mis võib muuta töötaja ebamugavaks või liiga hiljaks, mis võib põhjustada pooliku vastuse.
2
Valige intervjuu jaoks privaatne üks-ühele seade. Kui mitu intervjueerijat küsivad lahkuvale töötajale küsimusi, võib neis tekkida tunne, et nad on “kuhjatud” loomulik valgustus ja ümbritsevate saalide privaatsus sobiksid lahkumisvestlusel väga hästi. Kui intervjuu viiakse läbi kuskil, kus töötaja ei tunne end mugavalt intervjueerijaga aus olles, ei pruugi vastused intervjuu küsimustele olla täiesti ausad. Kui olete mures ebamugava või vaenuliku suhtluse pärast, võite töötajale täita ka kirjaliku küsimustiku, kuid seda vormingut võib näost näkku intervjuuga võrreldes pidada külmaks ja hoolimatuks.
3
Laske vestlus läbi viia personaliesindajal või väliskonsultandil. Võib tunduda, et lahkuva töötaja ülemus oleks intervjuu läbiviimiseks parim valik. Siiski ei pruugi töötaja end oma ülemusega täiesti mugavalt tunda, kuna nad võivad olla ka üheks põhjuseks, miks nad lahkuvad. Personaliosakonna esindajad sobivad tavaliselt lahkumisintervjuudeks, kuna nad saavad keskenduda rollipõhised küsimused ja asjad, mis on olulised ettevõtte kui terviku jaoks.
4
Selgitage töötajale kindlasti lahkumisvestluse eesmärki. Lahkumisvestluse mõte on teha kindlaks, kas töötaja lahkumise põhjus on midagi, mida ettevõte saab tulevikus parandada. Kui töötaja mõistab, et vestluse eesmärk on olla konstruktiivne, on ta valmis oma mõtteid avameelselt jagama. Tuletage endale ja intervjueerijale (kui nad on keegi teine) meelde, et eesmärk ei ole püüda takistada töötaja ettevõttest lahkudes.
5
Teatage kohe, et nende vastused jäävad konfidentsiaalseks. Eesmärk on, et töötaja annaks avatud ja ausat tagasisidet selle kohta, kuidas ettevõttel läheb ja mida saaks teha töökeskkonna parandamiseks. Neile meelde tuletamine, et vastustele nende nime ei lisata, on parim viis tagada, et töötaja on intervjueerijaga otsekohene. Samuti võib olla kasulik korrata seda punkti intervjuu ajal paar korda, et rõhutada, et on okei, kui nad on intervjueerijaga avatud. Samal ajal rõhutage, et mis tahes teave, mida töötaja annab, on väga oluline ja et ettevõte võtab seda tõsiselt, kui ta kaalub, kas neil on vaja mõnda äritegevuse aspekti muuta. .
6
Tuletage neile aeg-ajalt meelde, et nad ei pea vastama. Lahkumisvestlused ei ole seadusega nõutud ja töötajad ei ole kohustatud neil osalema, välja arvatud juhul, kui see on nende lepingus sätestatud. Veelgi enam, kui töötaja lahkub ettevõttest halbadel tingimustel, aitab potentsiaalselt vaenuliku intervjuu ära hoida, kui ta juhib tähelepanu sellele, et ta ei pea vastama, kui ta seda ei soovi.
7
Uurige välja, miks nad lahkuvad, kui nad on nõus jagama. See on eriti oluline, kui töötaja on teie organisatsiooni hinnatud liige ja pole selge, miks ta töölt lahkub. Nad ei pruugi siiski soovida oma põhjuseid jagada, seega veenduge, et see küsimus esitataks väga viisakalt. Näiteks selle asemel, et öelda “Ütle mulle, miks te meist loobute”, küsige neilt: “Kas tunnete end mugavalt jagades teie lahkumise põhjus?â€
8
Küsige, kuidas nad tunnevad, et ettevõte ja selle töötajad neid kohtlesid. Teil on oluline välja selgitada, kas teie organisatsiooni töökeskkond aitas kaasa töötaja lahkumisotsusele. Küsige, kas nad tunnevad, et nende ülemus kohtles neid õiglaselt või kas neile meeldisid nende töötajad. Hea viis selle küsimuse sõnastamiseks võiks olla järgmine: “Kuidas teile tundub, et teie ülemus ja teie töökaaslased kohtlesid teid? Kas teil oli midagi, mida sooviksite. Küsige töötajalt, kuidas tema töökaaslased lahkumisesse suhtuvad. See annab teile hea ülevaate sellest, millist rolli mängisid lahkumisel nende suhted teiste töötajatega, kui üldse.
9
Siit saate teada, kuidas nende arvates saaks töötingimusi parandada. Kehvad töötingimused võisid kaasa aidata sellele, et töötaja soovis lahkuda, mistõttu on oluline seda teada, et vältida teisi lahkumisi. Isegi kui töötingimused lahkuvat töötajat ei mõjutanud, võib tal olla häid ideid, kuidas töötingimusi parandada! Lähenege sellele küsimusele neutraalselt. Selle asemel, et küsida “Mis oli töökohal valesti?” Küsige selle asemel: “Kas teil on teadmisi selle kohta, kuidas töötingimusi saaks parandada?” Küsige ka neilt, kuidas nad arvavad, et ettevõttel üldiselt läheb. Proovige saada võimalikult palju teadmisi, mida saate seejärel oma organisatsiooni täiustamiseks rakendada.
10
Uurige, kas nad tunnevad, et on oma tööks piisavalt koolitatud. Töötaja võib lahkuda, kuna tundis, et neilt oodatav töö on tal ülekoormatud. Veendumine, et kõik teie töötajad tunnevad end oma tööks valmis, on väga hea viis suure voolavuse vältimiseks. Kui nad vastavad, et nad ei tundnud end piisavalt koolitatuna, küsige neilt, millist tüüpi koolitus oleks nende jaoks lihtsamaks teinud. oma tööd täita.
11
Küsige töötajalt, mis talle oma töö juures kõige rohkem meeldis. Sama oluline on teada saada, mida teie ettevõte teeb õigesti, kui ka seda, mida organisatsioon teeb valesti. Töötaja positiivsete kogemuste kohta küsimine on samuti hea viis lahkumisintervjuule positiivsust süstida. Hea viis seda küsimust sõnastada võiks olla järgmine: “Millised olid kolm asja, mis teile siin töötamise juures kõige rohkem meeldisid?â€
12
Vältige konkreetsete inimeste kohta suunatud või negatiivsete küsimuste esitamist. Seda tüüpi küsimus mitte ainult ei muudaks lahkumisintervjuu negatiivsemaks; seda võib tõlgendada ka laimuna. Mõned näited küsimustest, mida tuleks vältida, on järgmised: “Kas arvate, et teie asemel peaks lahkuma keegi teine?” Kas oli keegi, kellega koos töötamist vihkasite? Mis olid teie halvimad asjad pidid siin töötama hakkama?â€
13
Ärge unustage naeratada ja luua töötajaga silmsidet. Vaadake neile silma nii siis, kui nad räägivad ja kui teie nendega räägite. Vältige aga nende alla vahtimist, kuna see võib tekitada neis ebamugavust või tunnet, et proovite neid hirmutada. Parimate tulemuste saavutamiseks hoidke suurema osa intervjuust silmsidet, kuid pilgutage ja vaadake aeg-ajalt kõrvale, et vältida nende jõllitamist. Säilitades silmsidet ja rõõmsat käitumist, annate töötajale teada, et olete huvitatud sellest, mida tal on öelda, mis muudab ta end teile avades mugavamaks.
14
Hoidke oma kehahoiak lõdvestunud, et rahustav õhkkond maha jätta. Hoidke selg sirge, kuid mitte jäigaks ja lõdvestage õlad. See rõhutab, et tunnete end oma ümbruses mugavalt ja ka töötaja peaks seda tegema. See on eriti oluline seistes, sest jäigas asendis seistes on palju lihtsam näida imposantne ja eemalehoidev.
15
Tehke rääkimise ajal jaatavaid, empaatilisi liigutusi. Nende hulka kuuluvad näiteks pea noogutamine, naeratamine või isegi naermine, kui see on asjakohane. Seda tüüpi liigutused annavad teisele inimesele märku, et tunnete end tema raske olukorraga ja et ta võib teie ümber lõõgastuda. Noogutamine on nendest liigutustest kõige tõhusam. Olge naeratades või naerdes ettevaatlik, sest seda võidakse tõlgendada kui sobimatut vastust sellele, mida nad räägivad.
16
Pöörake kogu vestluse ajal kogu oma tähelepanu töötajale. Vältige kellaaja kontrollimist, maapinna vahtimist ega midagi muud, et anda märku, et te ei ole huvitatud sellest, mida neil on öelda. Samal ajal vältige laskmist vestlusest kõrvale juhtida. Häirivateks teguriteks võib olla millegi peale valimine, lauale koputamine või telefoni kontrollimine intervjuu ajal.