Jaemüüjad kasutavad sageli spetsiaalseid raamatupidamismeetodeid, mida teistes tööstusharudes pole näha. Kuna varude kontroll on nende ettevõtete jaoks nii oluline, on nad välja töötanud mitu meetodit varude liikumise jälgimiseks ja arvestamiseks alates tootmisest kuni lõpliku müügini. Kaubandusettevõtetelt nõutav oluline korrigeerimine on varude kahanemise arvestamine, mis on tegeliku varude arvu ja raamatupidamises kajastatud varude koguse vahe. Varude kokkutõmbumine võib tuleneda mitmest tegurist, sealhulgas klientide või töötajate vargustest. Varastatud varude arvestuse õppimine võimaldab teil oma varude kontot füüsilise loendusega tasakaalustada.
1
Tehke inventuuri füüsiline loendus. Jaemüügiettevõtted kipuvad seda käsitlema kahel viisil: kas pideva või perioodilise laosüsteemiga. Perpetuaalse süsteemi korral jälgivad ettevõtted pidevalt varude taset raamatupidamises, samas kui perioodilise süsteemi korral loetakse laoseisu alles aruandeperioodi lõpus. Mõlemal juhul peate oma laoseisud füüsiliselt loendama, et hinnata kahju (või teha kindlaks, et seda pole). Kujutage näiteks ette, et teil on lemmikloomatoitu müüv pood. Kahtlustate, et keegi on sisse murdnud, seega loendate oma koeratoidukotid füüsiliselt üle. Pärast mõningast tööd teevad teie töötajad kindlaks, et poes on 450 kotti koeratoitu.
2
Võrrelge tegelikku laoseisu raamatupidamises oleva konto saldoga. Peaaegu kõigil juhtudel on füüsiline arv väiksem (suurem arv viitab tavaliselt loendusvigadele). Seda erinevust raamatute ja tegelike varude vahel nimetatakse varude kahanemiseks. Olge ettevaatlik, et seostada see kahanemine õigete põhjustega. Suur kokkutõmbumine põhjustab ärevust ja seda tuleks täiendavalt uurida. Siiski ei saa eeldada, et kogu erinevus tuleneb vargusest. Varude kahanemise tavalised põhjused on vargused, riknemine, vananemine, kahjustumine ja eksponeerimine (esemed, mis on välja pandud ja ei kõlba enam tarbimiseks). Varguse vastu võitlemine ei pruugi neid muid tegureid vähendada. Jaemüügiettevõtetel peaksid olema protseduurid ja eeskirjad riknemise, kahjustuste ja vananemise automaatseks käsitlemiseks, kui need põhjustavad märkimisväärset kokkutõmbumist. Kujutage näiteks ette, et eelmises lemmikloomapoe näites vaatate oma raamatuid ja teil peaks olema 500 kotti koeratoitu nende 450 asemel, mida sa loendasid. Küsige oma töötajatelt, kui palju kotte on kahjustatud, ja tehke kindlaks, kas see arv võib olla tingitud muudest teguritest peale varguse.
3
Puuduvate varude väärtus kokku. Varude kahanemise arvessevõtmiseks peate määrama ka kadunud varude väärtuse. Kasutage laoseisu jaoks kindlasti samu väärtusi, mis olid raamatutel, mitte kadunud asjade müügihinda. See hõlmab ka muid kaotsiläinud laoseisuga seotud kulusid, nagu saatmiskulud ja otsene tööjõud. Kui kasutate elektroonilist laosüsteemi, on tõenäoline, et teie süsteem suudab seda arvutust teie eest teha. Erinevad ettevõtted arvutavad varude arvestuslikku väärtust erineval viisil. Üldiselt jaguneb varude hindamine ühte kolmest kategooriast: viimane sisse, esimene välja (LIFO). See meetod kasutab müüdud või kaotatud varude hindamiseks viimati varudesse lisatud kaupade maksumust. Näiteks kui hulgimüüjalt osteti viis tooli hinnaga 50 dollarit tükk ja seejärel osteti hiljem veel 5 tooli hinnaga 70 dollarit, kasutaks ettevõte esimese viie müüdud tooli jaoks 70 dollarit ja seejärel järgmise viie tooli maksumust 50 dollarit. , esimene välja (FIFO). See on vastupidine LIFO-le ja eeldab, et esimesed kaubad müüakse esimesena. Kasutades sama tooli näidet, oleks esimese viie müüdud tooli väärtuseks 50 dollarit ja viimase 5 hind 70 dollarit. Keskmine maksumus. See on meetod, mis arvutab kogu varude maksumuse keskmise ja väärtustab iga eset selle maksumusega. Tooli näites arvutatakse see järgmiselt: ((5 tooli * igaüks 50 dollarit)*(5 tooli* 70 dollarit igaüks))/10 tooli kokku, mille keskmine maksumus on 60 dollarit. Kasutades sama näidet varasemast, kujutage ette, koeratoit maksab hulgimüügis 10 dollarit koti kohta (keskmiselt). Kuna olete kaotanud 50 kotti, on teie varude kogukahanemise väärtus 50*10 dollarit ehk 500 dollarit.
4
Hinnake kaotuse suurust. Tehke kindlaks, kas kahju on piisavalt suur, et teie ettevõtet oluliselt mõjutada. Teie otsusekindlus võib mõjutada varude kokkutõmbumise registreerimist. Kui kahjum on suhteliselt väike, tuleks see kajastada müüdud kauba maksumuse osana. Suurem kahjum kajastatakse aga kasumiaruandes eraldi real. See, kuidas kahjust teatatakse, on jäetud juhtkonna otsustada. Lemmikloomapoe näite puhul otsustate, et teie laoseisust 10 protsendi (50 kotti 500-st) kaotamine on tõsine kahju. See tuleks kajastada kasumiaruandes kui varastatud varud (kui teha kindlaks, et kahanemise põhjuseks oli tõepoolest vargus).
5
Määrake, millist tüüpi sisestus teha. Varude arvestus tuleb vastavusse viia iga arvestusperioodi lõpus, et võtta arvesse varude loenduse lahknevust. Tavaliselt tehakse seda varude ja müüdud kaupade maksumuse korrigeerimiseks. Kui aga leitakse, et varude vähenemine on märkimisväärne, tuleb kahjum kajastada kasumiaruandes eraldi müüdud kauba soetusmaksumusest. Lihtsalt veenduge, et kahjumit ei registreeritaks sel juhul topelt, jättes varastatud varude väärtuse müüdud kauba maksumusest välja.
6
Salvestage korrigeeriv kirje, et tasakaalustada laokontot füüsilise loendusega. Kaotamise ajal tuleb teha kanne üldpäevikusse kahanemise arvessevõtmiseks. Selle näite puhul oletagem, et varude kokkutõmbumine on 500 $. Varastatud laoseisu arvestamiseks debiteerige müüdud kauba maksumus varude väärtuses 500 $ ja krediteerige varud sama summa eest.
7
Kaasake märkus koos reguleeriva kirjega. Pärast kande tegemist sisestage kindlasti märge, mis näitab, et kanne tehti varude kahanemise kohandamiseks. Suured kahjud võivad nõuda üksikasjalikku selgitust finantsaruannete märkuste osas.
8
Kindlustushüvitise konto. Kui teil on varude kadumise eest kaitseks kindlustus, tuleb laekunud kindlustusraha arvestuseks teha eraldi kanne. Sel juhul debiteeriksite saadud summalt sularaha ja krediteeriksite “muud tulud/kindlustushüvitised”.