Väärsuhtlemine võib olla naljakas, masendav või häiriv. Kui soovite suhtlemishäireid vähendada, rääkige selgelt ja eemaldage oma oletused. Võtke ühendust inimesega, et veenduda, et teid mõistetakse. Elektrooniliselt suheldes olge selge, sisutihe ja informatiivne. Hea kuulaja võib aidata vältida ka suhtlemisvigu. Kui pingutate oma vestlustes, saate vähendada vale suhtlemise ohtu.
1
Mõtle enne kui räägid. Oma sõnadele mõtlemine võimaldab teil oma mõtteid korrastada ja valmistuda ütlema midagi tähenduslikku. Eriti kui teil on ees oluline vestlus, veenduge, et teie sõnad on organiseeritud nii, et saaksite öelda, mida mõtlete. Pidage meeles, et teie suhtumine ja toon võivad üsna palju suhelda. Hoidke oma fookus kitsas ja proovige mitte teemast kõrvale kalduda. Kui teil on raskusi öelda, mida soovite öelda, kirjutage üles mõned punktid, et veenduda, et kattate kõik, mida soovite öelda. Tehke enne rääkimist tahtlik paus. Väga sageli on instinkt pea ees arutelusse visata. Kuid kui teete sihipäraselt pause ja võtate enne rääkimist hetke oma mõtete koostamiseks, on tõenäolisem, et teie suhtlus on selge ja publik on valmis kuulama.
2
Pöörake nende tähelepanu. Inimese tähelepanu omamine tähendab veendumist, et ta kuulab ja mõistab teie sõnu. Looge silmside ja kontrollige, kas nad kuulavad. Kui teine inimene on hajevil või tegeleb millegi muuga, pöörake tema tähelepanu või proovige teist korda. Kui nad tunduvad olevat muudest asjadest häiritud, paluge tema tähelepanu, öeldes: “Ma pean veenduma, et te sellest aru saaksite” või: “Olen tänulik teie täieliku tähelepanu eest.” Kui inimene näib olevat häiritud, öelge, et teie. Räägin hiljem, kui nad on paremini kättesaadavad.Näiteks kui teil on vaja kellegagi rääkida, kuid tal on midagi pooleli, andke talle teada, et peate rääkima ja tahate nende tähelepanu. Vältige inimestele helistamist või karjumist tähelepanu äratamiseks – minge nende juurde ja rääkige võimalusel näost näkku.
3
Kontrollige oma eeldusi. Võite eeldada, et inimesed saavad aru, mida te räägite või palute neil teha. Selgitage aga kõike, milles inimene ei pruugi kindel olla. Näiteks kui annate juhiseid, selgitage kõike, mida inimene võib ettevalmistustööna teha. Võite üle- või alahinnata kellegi teadmiste või võimete hulka, seega on parem küsida. See kehtib eriti siis, kui räägite kellegagi, kes on teisest kultuurist kui teie ise. Võib arvata, et nad mõistavad slängi või muud kõnet, kuid küsimine ei tee haiget. Kui keegi tundub segaduses, proovige seda paremini selgitada.
4
Ole viisakas. Suhtlemisel viisakas olemine tähendab avatud, ausat ja lahke olemist. Te ei ütle midagi, mis võib olla passiiv-agressiivne, sarkastiline või torkiv inimese poole või selle kohta, kellega räägite. Keskenduge sellele, et olla sõbralik ja öelda, mida mõtlete hõlpsasti arusaadaval viisil. Kui segate teisi inimesi, olete ebaviisakas ja lugupidamatu, ei suhtle te tõhusalt. Sarkasmi võib kergesti valesti mõista. Kuigi see võib olla mõeldud huumoriks, võib vastupidise ütlemine sellele, mida tegelikult mõtlete, põhjustada arusaamatusi. Inimesed võivad olla segaduses sellest, mida te tegelikult mõtlete. Sarkasm võib ka tahtmatult õelaks muutuda.
5
Kontrollige mõistmist. Võtke ühendust inimesega, et veenduda, et ta on teist aru saanud. See võib olla nii lihtne kui öelda: “Kas sellel on mõtet?” või “Kas teil on küsimusi?” See annab neile võimaluse väljendada oma muresid või probleeme. See võib aidata inimestel end mugavalt tunda. esitage küsimusi või otsige selgitusi.Kui annate juhiseid, paluge neid korrata, et tagada mõistmine.Mõnel juhul on asjakohane teha kiire kokkuvõte.Näiteks: “Nii et ma tahan olla selge: Me käsitleme esmalt Garcia kontot, seejärel teeme kiire koosoleku, kuidas suhtlusprobleeme lahendada. Kas said aru?”
6
Jälgige. Võtke ühendust inimesega, kellega suhtlete, veendumaks, et suhtlesite selgelt. Näiteks kui saatsite meili, saatke teine küsimus: “Kuidas kõik läheb? Kas teil on küsimusi? Kui rääkisite kellegagi, küsige päev või paar hiljem: “Lihtsalt registreerume. Kõik on korras? â€Kui arvate, et suhtlesite valesti, kasutage seda aega, et selgelt ja selgeks teha kõik, mis võib segadust tekitada.
7
Mõista kehakeelt. Suur osa suhtlusest on mitteverbaalne. Pane tähele; see võib olla väga oluline. Säilitage silmside ja märkake muutusi oma või teise inimese silmkontaktis. Märka inimese kehahoiakut ja näoilmeid ning vaata, kas seal on ebakõlasid. Kui märkate erinevusi, esitage uuesti küsimus või otsige selgitust.
8
Kuulake tähelepanelikult. Pöörake kogu tähelepanu, kui keegi räägib. Paljud inimesed püüavad mõelda, mida nad järgmisena ütlevad, kuid jäävad kõnelejaga suhtlema. Inimesed hindavad seda, et neid kuulatakse ja mõistetakse ning üks parimaid viise selleks on aktiivne kuulamine. Pöörake oma keha nende poole ja toetuge sisse. Ärge pöörake tähelepanu segavatele teguritele (nagu mobiiltelefonid) ja viibige inimesega koos. Ärge lihtsalt kuulake sõnu, mida inimene ütleb, vaid kuulake teavet ja seda, kuidas ta suhtleb. Näiteks võib inimese hääl muutuda, kui ta räägib millestki emotsionaalsest või kui ta tunneb end ebamugavalt.
9
Vältige katkestamist. Kui keegi teine räägib, tehke endast parim, et teda mitte katkestada. Laske neil oma mõtted lõpuni viia, enne kui lisate oma mõtteid või ütlevad midagi muud. See näitab, et kuulate ja hoolite sellest, mida nad ütlevad. Kui kipute inimesi sageli katkestama, võivad nad teiega vesteldes tunda pettumust ega pruugi öelda kõike, mida nad soovivad öelda. Kui lasete kellelgi oma mõtteid lõpule viia, tähendab see, et kuulate täielikult ega ole oma sõnadega hõivatud. Nii tunnevad nad end kõike jagades mugavamalt ega jäta midagi ütlemata, kuna vestlus jäi kõrvale.
10
Esitada küsimusi. Kui midagi jääb ebaselgeks või kui on midagi, millest te täpselt aru ei saa, siis esitage kindlasti selle kohta küsimus. Proovige öelda midagi sellist: “Kas soovite selgitada, mida te ___ all mõtlete?” või “Ma pole kindel, kas ma mõistan ___. Kas saate täpsustada?” Kui inimene räägib endiselt ja te ei soovi teda segada, kirjutage küsimus üles, et te ei unustaks talt seda küsida.
11
Korraldage teavet. Kui proovite teavet edastada, peate olema kindel, et teave jõuab inimeseni tõhusalt. Näiteks kui plaanite üritust, peate esitama olulised üksikasjad: koht, aeg ja see, mida inimesed peavad kaasa võtma. Täpsustage juhised või sammud, mida inimesed peavad tegema, ja veenduge, et teave oleks selge. Enne teabe või kutse saatmist veenduge, et sellel oleks kogu vajalik teave.
12
Kasutage vähem sõnu. Kui suhtlete teksti või meili teel, asuge asja juurde. Pikk või paljusõnaline e-kiri võib segada seda, mida üritate öelda. Näiteks kui esitate millegi kohta taotluse, võtke see otse vastu ja esitage oma taotlus. Võite öelda, miks teil on vaja taotlust täita, kuid ärge jätkake ja jätkake. Lihtsalt teatage, mida vajate, ja lõpetage meil varsti pärast seda. Kui kipute kirjutama pikki e-kirju või tekstsõnumeid, siis tõenäoliselt lugevad inimesed need läbi, selle asemel et neid põhjalikult lugeda. Kui te ei saa pikkadest kirjadest eemale, kaaluge kõige olulisemate asjade asetamist ülaossa. Pidage meeles, et meilid ei anna selliseid sotsiaalseid vihjeid nagu näoilmed ja hääletoon. Seetõttu kasutage selget keelt ja vältige sarkasmi. Emotikonid on sotsiaalsetes e-kirjades kasulikud, kuid enamiku ettevõtete jaoks pole meilid sobivad.
13
Keskenduge ühele teemale. Hoidke sõnum võimalikult lihtne. Ärge rabelege ega käsitlege palju täiendavaid üksikasju ning vältige mitme teema käsitlemist ühes meilis. Kõige parem on keskenduda ühele üksusele või teemale korraga, mitte paljudele asjadele ühes meilis. Kui teil on mitu asja, millega tegeleda, rääkige neist ükshaaval meili teel. Nii saab inimene kustutada iga meili, kui ta iga teemat käsitleb, ega unusta midagi teha või midagi käsitleda. Kui soovite käsitleda mitut teemat korraga, piiritlege need selgelt. Kasutage sisu selgitamiseks täppe või muud korraldust.
14
Hakka kohe asja juurde. Kuigi on okei alustada oma e-kirju küsimusega “Kuidas läheb?” või mõne muu meeldiva jutuga, ärge kulutage liiga palju aega rääkimisele millestki, mis ei ole seotud sellega, mida soovite. Võtke arvesse oma taotlust või teavet, mida soovite Ärge tantsige selle ümber ega pakkuge pikka sissejuhatust. Selle asemel jõudke selleni, mida soovite öelda või öelda.