Kõnekeelne või mitteametlik keel on tavaline, kui räägime sõprade ja perega. Siiski ei ole see alati kirjalikult sobiv. Kui kirjutate kooli esseed, kaaskirja või teadusartiklit, peaks teie keel ja toon olema ametlik. Mitteametliku kirjutamise muutmiseks ametlikuks proosaks on palju võimalusi. Koostage oma sõnavara ja valige üldistatud fraaside asemel täpsemad sõnad. Esitage ametlik toon, vältides emotsionaalset kirjutamist ja avaldades oma lugejatele enesekindlust. Lõpuks struktureerige ja korraldage oma kirjutis selge ja sidusa väitekirja edastamiseks.
1
Täiustage oma sõnavara, et leida paremaid sõnavalikuid. Parim lähtepunkt ametlikumaks kirjutamiseks on suurema sõnavara kogumine. Kui õpite rohkem sõnu, võite asendada mittekirjeldavad sõnad, nagu “hea” ja “halb”, formaalsemate alternatiividega, nagu “negatiivne”. See väldib kordamist ja muudab kirjutamise vormistamise palju lihtsamaks. Laialdane lugemine on suurepärane viis täiustage oma sõnavara. Otsige kõrgema tasandi väljaandeid, nagu The Atlantic või Foreign Affairs, et leida artikleid, mis sisaldavad täpsemat keelt. Kolledžitaseme raamatutes on ka lai valik potentsiaalseid uusi sõnu, mida saate õppida. Kaaluge registreerumist “sõna” jaoks. päeva rakendus või veebisait. Need ressursid aitavad teil õppida iga päev vähemalt 1 uue sõna.
2
Kontraktsioonide kasutamise asemel kirjutage sõnad välja. Kokkutõmbed on kahe sõna kombinatsioonid. Näiteks “ära” on kombinatsioon sõnadest “ära”. Inimesed kasutavad kokkutõmbeid, kui nad räägivad kogu aeg, sest see on kiirem, kuid ametlikul kirjutamisel peaks kokkutõmbeid olema vähe või üldse mitte. Iga kord, kui kirjutate, lugege korrektuuri, et leida kohad, kus kasutasite kokkutõmbeid, ja teisendage need täistekstideks. Mõned muud levinud kokkutõmbed on “ei saa”, “ei tee”, “ei ole”, ja “aren’t.†Asendage need sõnad sõnadega “ei saa”, “ei hakka”, “ei ole”, ja “ei ole.”.
3
Vältige kirjeldamatuid täitesõnu. Ametlik kirjutamine on lühike ja selge. Täiendavad sõnad muudavad teie tooni vähem professionaalseks ja täpseks. Vaadake oma kirjutised läbi ja leidke laiaulatuslikud või üldised sõnad. Asendage need täpsemate sõnadega või eemaldage need üldse. Mõned ebatäpsed sõnad või fraasid on “palju”, “väga” või “täiesti”. Asendage “palju” täpsema arvuga, nagu “12%.†“Väga” ja “täiesti” saab enamikul juhtudel täielikult kõrvaldada. Adverbid nagu “tõesti” või “selgelt” on tavaliselt täitesõnad, mis ei lisa palju üksikasju Vähendage määrsõnade kasutamist, et kõrvaldada mittevajalikud sõnad.
4
Asenda fraasverbid täpsemate sõnadega. Fraasverb on tegusõna ja eessõna kombinatsioon, mis loob erineva tähendusega fraasi. Need fraasid on tavaliselt vähem formaalsed kui teised sõnad, seega asendage need teiste sõnadega, mis edastavad sama sõnumit konkreetsemalt. Näiteks lauses “John pani eelmise kuu uuringu järeldused alla” fraasverb “pane maha”. € muudab lause mitteametlikuks. Kirjutamine “John jättis eelmise kuu uuringu järeldused kõrvale – selle asemel muudab lause formaalsemaks. See on juhtum, kus sõnavara koostamine on väga kasulik. Suurema sõnavara korral saate fraasverbid kiiresti asendada formaalsemate alternatiividega.Kasutage tesaurust või sõnastik, kui vajate abi fraasverbide asendamiseks erinevate sõnade leidmisel.
5
Enamikul juhtudel kirjutage kolmandas isikus. Üldiselt ei kasutata ametlikus kirjutamises “mina” või “Meie”. Pigem kirjutage kolmandas isikus. See tähendab selliste terminite nagu “mina” või “meie” vältimist. Selle asemel viidake “meeskonnale” või “sellele ettevõttele”. See keel hoiab teie kirjutamise faktipõhisena ja ei jäta muljet, et sisestate sellesse oma arvamusi. Üks erand sellest reeglist on kaaskiri või isiklik avaldus. Nendes dokumentides peaksite kirjutama konkreetselt endast.
6
Vältige slängi sõnade ja fraaside kasutamist. Släng viitab väga mitteametlikule keelele, mida inimesed tavaliselt oma sõprade ümber kasutavad. Kuigi seda on hea vestlustes kasutada, ärge kasutage ametlikus kirjutamises slängi. Sellised sõnad nagu “lahe”, “lahe” või “kärakas” ei kuulu teie kirjutisesse. Asendage need professionaalsemate asendajatega. Ärge kunagi kasutage “tekstikõnet”, nagu “lol” või “omg”. Kui te pole kindel, kas kasutate mõnda konkreetset fraasi, kaaluge, kas see on midagi, mida ütlete sageli oma sõpradega aega veetes. Kui on, siis on see tõenäoliselt mitteametlik slängitermin. Asendage see turvalisuse huvides. Näiteks kui kirjutasite lõbustuspargi kohta professionaalset arvustust, ärge kasutage slängi, näiteks “Kõigil oli väga lahe.” Selle asemel öelge: “Rühm sai pargis nauditava kogemuse.” Slängitermineid ja -fraase on palju rohkem ning nimekiri täieneb iga aastaga. Proovige otsida fraasi, mida kavatsete kasutada, et näha, kas see on lisatud slängiterminite loendisse.
7
Kirjutage enesekindlal toonil. Kõik ametlikud kirjutised peaksid olema enesekindlad ja autoriteetsed. Kehtestage end inimesena, kes teab, millest nad räägivad, ja avaldage oma lugejatele austust. Selge keele, faktide ja statistika kasutamine aitab luua enesekindla tooni. Eemaldage ka kõik sõnad või fraasid, mis muudavad teid ebakindlaks või närviliseks. Ärge kirjutage: “On võimalus, et võime järeldada…” Selle asemel öelge: “Võime kindlalt järeldada, et…” Veenduge, et kogu teie kirjutis edastaks seda tooni. Näiteks töö kaaskirjas fraasid nagu “Ma arvan, et olen kvalifitseeritud” ei sobi. Selle asemel väljendage enesekindlust, öeldes: “Olen sellele ametikohale kvalifitseeritud”. Ärge näitlege end siiski üleolevana. Öelge “Teil pole muud valikut, kui nõustuda minu järeldustega” on kohatu. Selle asemel kirjutage “Ma olen oma järeldustes kindel”. See näitab teie autoriteeti, näimata ülbe.
8
Kasutage üldiste väljendite asemel konkreetseid avaldusi. Laiaulatuslikud üldistused ei ole professionaalsed ega formaalsed. Ametlikus essees kvalifitseerige kõik oma väited. Rääkige oma lugejatele kohe, mida väljendate ja milliseid tõendeid selle toetamiseks kasutate.Lisaboonusena aitab konkreetse teabe kasutamine teil end enesekindlamalt tunda. Kasutage oma seisukoha toetamiseks alati arve, statistikat ja tõendeid .Näiteks kirjutamine, et “Tänapäeval veedavad lapsed liiga palju aega telefonis. . Ameerika Meditsiiniassotsiatsioon ütleb, et see on ülemäärane summa,” annab selge ja täpse avalduse, mis kinnitab teie seisukohta.
9
Enamiku olukordade jaoks kirjutage aktiivse häälega. Aktiivne hääl on siis, kui lausete subjekt toimingut teeb. Passiivse häälega saab subjekt tegevuse vastu. Mõlemal on oma roll, kuid ametlikuks kirjutamiseks kasutage nii palju kui võimalik aktiivset häält. Aktiivne hääl on selgem, kokkuvõtlikum ja professionaalsem kui passiivne hääl. Tehke kindlaks, kas lause on aktiivse või passiivse häälega, küsides endalt: “Kes või mis toimingut teeb?” “Uks avati” Mike’i poolt,” teeb Mike tegevust, kuid teemaks on uks. Lülitage see valikule “Mike avas ukse”, et teisendada lause aktiivseks hääleks.
10
Eemaldage oma kirjutisest klišeed. Klišeed on väited, mida on liiga palju kasutatud. Tavaliselt on need ametliku kirjatüki jaoks liiga üldised ja ebatäpsed. Asendage kõik klišeelised väited konkreetsete arvude ja teabega. Mõned levinumad klišeed on “vihma sajavad kassid ja koerad”, “tugevad kui härg”, “avage tulvavärav” või “õrn nagu roos”. †Vältige selliste avalduste kasutamist. Lugege oma kirjutis üle ja eemaldage kõik klišeed.
11
Vältige diskrimineerivat keelekasutust. Ärge kunagi eeldage kirjutamise ajal kellegi sugu, rassi, orientatsiooni ega muid isikuandmeid. Inimestele viidates kasutage mittesoolist ja muud üldistatud keelt.”Nende” on nüüd aktsepteeritud ainsuses, et vältida soo eeldamist. Selle asemel, et kirjutada “Õpilane andis oma testi õpetajale üle”, on õige kirjutada ” Õpilane andis oma testi õpetajale.â€Ärge kirjutage kaaskirjas “Lugupeetud härra”. Selle asemel kirjutage “Kellele see võib puudutada” või “Lugupeetud värbamisjuht.â€
12
Hoidke emotsioonid oma kirjutamisest eemal. Üldiselt peaks ametlik kirjutamine olema pigem informatiivne kui emotsionaalne. Autorina esitage eraldatum toon ja ärge köitke lugejate emotsioone.Näiteks “See oli südantlõhestav stseen” on emotsionaalne fraas. Asendage see kaugema, informatiivsema väitega. Pange tähele, et see ei puuduta. See ei tähenda, et teil ei ole lubatud ametlikult kirjalikult arvamust avaldada, kuid tehke seda pigem faktiliste väidete ja arvudega, mitte emotsionaalsete fraasidega.
13
Professionaalse tooni saamiseks kasutage õigeid kirjavahemärke. Kasutage lihtsaid kirjavahemärke. Lõpetage laused punktidega ja ühendage lauseosad komadega. Kasutage küsimärke ainult siis, kui esitate konkreetse küsimuse, näiteks kirjas. Kasutage muid kirjavahemärke, nagu sidekriipsud ja semikoolonid, säästlikult. Üldreeglina ärge kunagi kasutage ametlikus kirjutamises hüüumärke. See näeb välja ebaprofessionaalne. Kasutage koolonit ainult siis, kui tutvustate loendit. Näiteks: “Ma selgitan 3 probleemi meie praeguse poliitikaga: …”
14
Kui kirjutate esseed, esitage selge väitekiri. Erinevalt loomingulisest või mitteametlikust kirjatükist peaks ametlik kirjutamine andma selge punkti. Rääkige oma lugejatele, millest soovite aru saada, ja korraldage oma essee nii, et see oleks selge. Veenduge, et teie essee iga lõik toetaks põhipunkti. Alustage selge väitekirjaga esimeses lõigus. Rääkige lugejatele kirjatüki mõtet ja ideed, mida soovite läbi viia. Veenduge, et iga lõik pärast sissejuhatust toetaks väitekirja. Kõrvaldage igasugune seosetu teave. Esitage lõputöö uuesti ja lõpetage see kokkuvõtliku järeldusega.
15
Muutke oma lause pikkust. Lausete pikkuse kohta pole kindlat reeglit, kuid ärge kirjutage lauseid, mis on kõik ühepikkused. Kõigist lühikestest lausetest koosnev essee kõlab liiga lihtsustatult, samas kui kõigist pikkadest lausetest koosnev essee tundub sõnakas ja segane. Muutke oma lauseehitust, et saada kogu essees erineva pikkusega lauseid. Kontrollige oma kirjutist ja vaadake, kas on jaotisi, kus kasutate järjest mitut lühikest või pikka lauset. Tükeldage need osad, muutes ühe või kahe lause pikkust. Kaaluge pikkade lausete lühendamist, jagades need kaheks või isegi kolmeks eraldi lauseks. Ühendage 2 lühikest lauset komaga. Kuid veenduge, et need 2 lauset ei oleks mõlemad iseseisvad laused, vastasel juhul võib teil olla jooksev lause.
16
Kui olete lõpetanud, lugege oma kirjutist korrektuuri. Miski ei näe välja vähem formaalne kui kirja-, õigekirja- ja grammatikavead. Enne töö esitamist lugege alati korrektuuri läbi. Otsige mitteametlikke lõike, üldisi väiteid, kokkutõmbeid ja muid probleeme, mis muudavad teie kirjutamise vähem formaalseks. Parandage need enne töö esitamist. Laske ka kellelgi teisel esseed lugeda. Mõnikord tunnete oma vigadest puudust, kui olete tunde kallal töötanud, ja värske pilguga näeb asju, mida te ei teinud.