Kui olete mõnda aega töötanud, teate tõenäoliselt, kui olulised on meilid. Kuna Internetis ei saa kuidagi tooni või kehakeelt edasi anda, on lihtne kellegi sõnumit ekraanil nähes valesti tõlgendada. Jätkake lugemist, et õppida, kuidas kirjutada professionaalses keskkonnas selgeid, sisutihedaid ja tõhusaid meile.
1
Kui teie tähelepanu hajub, ei pruugi teie e-kiri olla nii hästi kokku pandud. Kui teil on vaja meili kirjutada, proovige segamatult maha istuda, kui te ei mõtle miljonile muule. Teie kirjutamine on selgem ja saate keskenduda oma grammatikale, toonile ja üldisele sõnumile. See on eriti oluline, kui teie meilisõnumid saadetakse mitmele inimesele. Kirjutage meile vaikses ruumis ning pange telefon ja muu segavad tegurid.
2
Teie avalause võib avaldada suurt mõju. Kui soovite, et teie toon oleks kerge ja sundimatu, avage sõna: “Tere Jessica! Loodan, et teil oli hea nädalavahetus.” Kui soovite seda veidi professionaalsemaks muuta, öelge lihtsalt midagi sellist: ” Tere David! Püüdke vältida midagi liiga umbset, näiteks “Kallis Robert.” See tundub veidi isikupäratu.
3
Pikaajalised sõnumid kipuvad adressaadi segadusse ajama. Võimaluse korral proovige olla lühike ja sisutihe. Hoidke oma laused lühikesed ja ärge lisage liiga palju üksikasju, kui leiate, et kirjutate rohkem kui 1 või 2 lõiku, peaksite tõenäoliselt andma inimestele teavet videovestluse kaudu või isiklikult. Proovige jõuda kiiresti asja juurde ja vältige teksti kirjutamist. palju meeldivaid asju. Inimesed kipuvad e-kirju lugema lühikeste katkestustega. Kui lisate liiga palju teavet, on tõenäoline, et osa sellest läheb kaduma. Hoidke oma meilid lühikesed, kuid proovige vältida nüri lauseid või ühesõnalisi vastuseid. Need võivad tunduda pisut ebaviisakad, eriti arvutiekraanil.
4
Kui taotlete midagi, veenduge, et see oleks arusaadav. Ärge rääkige selgelt ja otse sellest, mida vajate, et ei tekiks arusaamatusi. Kui on olemas ajaskaala, lisage kindlasti ka see. Kindlasti hoidke oma toon siiski heledana. Näiteks: “Ma vajan igakuist arenguaruannet oma postkasti esmaspäeva õhtuks.” “Kui saaksite selle meeskonna tagasiside vormi nädala lõpuks mulle, oleks see suurepärane.”
5
See aitab inimestel teavet hõlpsalt lugeda. Kui liigute uue teema juurde, eraldage see uue lõiguga, et teie meilisõnumit saaks lugeda. See aitab teie lugejal sõnumit kiiresti skannida, et leida nende jaoks kõige asjakohasemad osad. Kasutage lõikude alustamiseks sõnu nagu “ka”, “järgmine” ja “viimane”.
6
Andke inimestele teada, mis meil täpselt on. Veenduge, et teie teema on konkreetne; Näiteks selle asemel, et kirjutada “Aruanne”, proovige midagi sellist nagu “Kuuplaneerimise aruanne: juuni 2021”. Teie kolleegid avavad selle tõenäolisemalt ja loevad seda, kui nad teavad, et see on nende jaoks oluline ja asjakohane. See aitab ka teie e-kirju rämpsposti kaustast eemal hoida.
7
Vead võivad teie sõnumi tõesti ära visata. Kuigi enamik õigekirjakontrollijaid tabab valesti kirjutatud sõnu, ei suuda nad tabada vale sõnavalikut või kellegi valesti kirjutatud nime. Samuti peaksite läbi lugema puuduvate kirjavahemärkide või grammatikavigade, kuna need võivad panna lugeja arvama, et te ei hooli sellest. Kulutage 2–3 minutit oma meili lugemisele enne selle saatmist, et veenduda, et selles pole silmatorkavalt ilmseid vigu. Professionaalses keskkonnas on väga oluline kellegi nimi õigesti kirjutada. Võtke minut aega ja kontrollige, kas see on teil enne ärasaatmist, et vältida kohmetust tulevikus.
8
Mõelge, kuidas adressaadid teie sõnumit loevad. Midagi sellist nagu “Räägime hiljem”, võib teile süütu tunduda, kuid seda lugev kolleeg võib arvata, et tal on probleeme või et olete vihane. Muutke see millekski näiteks: “Kas teil on aega hiljem vestelda aruande eelseisvate muudatuste kohta? – et olla veidi selgem.Ärge kunagi kasutage oma meilides suuri tähti! Lause kirjutamist suurtähelukuga peetakse tavaliselt kellegi peale läbi arvutiekraani karjumise. Selle asemel, et öelda: “Esita oma muudatused homme hommikuks”. Proovige midagi sellist: “Kuna tähtaeg on homme pärastlõunal, on mul vaja teie muudatused homme hommikuks. Andke mulle teada, kas see ajaskaala teie jaoks töötab.â€
9
Kui saate e-kirja, mis ajab teid vihaseks, võtke hetk hingamiseks. Lõikava vastuse koostamise asemel lugege 10-ni (või 1000-ni), kuni tunnete end rahulikuna. Seejärel lugege e-kiri uuesti läbi, et näha, kas see on tegelikult solvav või mitte. Võimalik, et tõlgendasite sõnumit veidi valesti ja see polegi tegelikult nii hull. Kui tunnete endiselt vajadust vihane vastus koostada, oodake enne selle saatmist 24 tundi. Seejärel vaadake oma vastust ühe päeva pärast uuesti üle, et näha, kas soovite selle ikkagi saata või mitte.
10
E-kirjas on raske positiivset tooni edasi anda. Kui loete midagi, mille kolleeg teile saatis, ja olete kohe solvunud, võtke samm tagasi ja lugege uuesti läbi, mida ta kirjutas. Proovige endalt küsida, kas seda tooni saab kuidagi teisiti tõlgendada, kui see meil on tegelikult ebaviisakas, või on see lihtsalt otsekohene? Näiteks võib keegi kirjutada: “Mul on vaja seda aruannet täna õhtuks.” Esmapilgul tundub see. veidi külm ja emotsioonitu, kuid see ei pruugi olla ebaviisakas, see on lihtsalt faktiline ja lühike.