Kui ostate töötajate hüvitise kindlustuspoliisi, hindab teie kindlustusandja teie kokkupuudet töövigastustega. Teie preemiad määratakse selle hinnangu alusel. Kuid pärast teie poliisi kehtivusaja lõppu kontrollib teie kindlustusandja teie tegelike kindlustusmaksete kindlaksmääramiseks teie aasta andmeid. Vajadusel peate vahe hüvitamiseks võib-olla rohkem maksma. Saate selleks auditiks valmistuda, kogudes vajalikud dokumendid ja määrates kellegi, kes vastab kõigile audiitori küsimustele. Pärast auditit vaadake üle audiitori töölehed vigade suhtes.
1
Küsige, mida teil on vaja pakkuda. Te ei tohiks vabatahtlikult anda rohkem teavet kui nõutud. Sel põhjusel peaksite küsima, milliseid dokumente audiitor nägema peab, ja seejärel need dokumendid enne tähtaega kokku koguma.
2
Koguge palgaarvestust. Tõenäoliselt küsib audiitor palgaarvestust, seega tehke need korda. Üldjuhul peate esitama järgmiste dokumentide koopiad: palgaarvestuse päevik ja kokkuvõte (palgaarvestus sisaldab palku, palku, vahendustasusid, ületunnitöötasusid ja lisatasusid) riigi töötusaruandeid ja üksikisiku sissetulekute arvestust föderaalmaksu aruandeid (941 aruannet) teie tšekiraamat, kõik ületunnitasud (töötajate lõikes)
3
Võtke kokku oma töötajate dokumendid. Tõenäoliselt peate esitama ka üksikasjalikud töötajate dokumendid, mille peaksite enne audiitori saabumist kokku koguma. Leidke järgmine: aasta jooksul töötatud töötajate tundide, päevade ja nädalate arv; tööülesannete üksikasjalik selgitus iga töötaja jaotuse kohta dollarite alusel, kui töötaja töötab rohkem kui ühe klassifikatsioonikoodiga
4
Otsige üles oma sularaha väljamaksed. Peate selle teabe audiitorile esitama, seega leidke see varakult. Kontrollige veelkord, et kõik numbrid oleksid täpsed: maksed mis tahes alltöövõtjatele ja sõltumatutele töövõtjatele materjalid, juhutöö
5
Koguge oma kindlustustunnistused. Sõltuvalt teie riigist võidakse teilt nõuda töötajate hüvitisi sõltumatute töövõtjate ja alltöövõtjate eest. Soovite kehtivaid kindlustussertifikaate iga alltöövõtja kohta, keda kindlustusperioodi jooksul kasutasite. Sertifikaatidel peaks olema kirjas, et on olemas töötajate hüvitamise kindlustus. Mõnel töövõtjal on ainult üldine vastutuskindlustus ilma töötajate hüvitiseta. Mõnes osariigis võivad füüsilisest isikust ettevõtjad ja partnerid töötajate hüvitise nõudest loobuda.
6
Määrake oma auditi tüüp. Teil võib olla üks kahest audititüübist: füüsiline audit või vabatahtlik audit. Peaksite varakult teadma, mis teil on: füüsiline audit hõlmab teiega telefoni või posti teel ühendust võtmist ja kohtumise kokkuleppimist. Nad peavad teiega ühendust võtma 60 päeva jooksul pärast teie poliisi kehtivusaja lõppu. Te esitate audiitorile dokumendid. Audiitor töötab tavaliselt kolmkümmend päeva pärast teie auditi määramist. Vabatahtlik audit tähendab, et saate oma kindlustusseltsilt posti teel vormi. Peate täitma vormi ja esitama selle oma kindlustusandjale. Kuigi vormid on lihtsad, peaksite küsimuste korral helistama kindlustusandjale.
7
Määrake esmane kontakt. Audit läheb sujuvamalt, kui teie ettevõte määrab kindlustusandjaga töötamiseks esmase kontaktisiku. Valige kindlasti keegi, kes on kogu ettevõttega tuttav. See isik peaks olema kursis ka palgaarvestusega. See esmane kontakt peaks olema kursis kõigi eelnevate audititega. Nad peaksid üle vaatama audiitori töölehed ja eelnevad poliitikad, et nad oleksid teadlikud probleemidest, mis võivad tekkida.
8
Vabastage audiitori jaoks koht. Audiitor võib töötada väljaspool ruumi. Kui nad aga töötavad teie kontoris, tehke neile töötamiseks mugav ruum. See peaks olema hästi valgustatud ja vaikne. Proovige panna audiitor teie ruumidesse tööle. See muudab teabe jagamise lihtsamaks ja saate esitada võimalikult palju üksikasjalikku teavet. Kui audiitorid töötavad väljaspool asukohta, võib olla raske teavet jagada.
9
Vaadake üle algne eeskiri. See poliitika põhines hinnangul. Siiski peaksite poliitika üle vaatama, et välja selgitada, mida kasutati teie esialgsete poliisipreemiate arvutamiseks. Kaaluge järgmist: Palgaarvestus. Töötajate hüvitise määrad on tavaliselt seotud teie palgafondiga. Iga saja dollari eest võetakse tasu. Rate. Hind määratakse tehtud töö tüübi järgi. See töö klassifitseeritakse klassifikatsioonisüsteemi alusel, mida kasutatakse töötajate komplekti määramiseks.Klassifikatsioonikoodid. Kõigil töödel ei ole vigastuste tõenäosus sama. Audiitor määrab kindlaks, milline on valitsev klassifikatsioon, mis genereerib kõige rohkem palka. Mõnele töötajale antakse aga oma klassifikatsioon, näiteks ametnikud ja müügivälised töötajad. Kogemuste muutmise tegur. Pärast klassifikatsiooni kindlaksmääramist korrutab audiitor määra teie palgafondiga. Kuid audiitor saab seda summat kohandada teie varasemate töötajate hüvitiste ajaloo põhjal.
10
Analüüsige oma ettevõtte kohta avalikku teavet. Vaadake oma veebisaiti ja vaadake, kas seal on vale teavet. Teie audiitor vaatab üle kogu teie ettevõtte kohta avalikult kättesaadava teabe. Peaksite parandama kõik, mis on ebatäpne.
11
Säilitage audiitoriga professionaalset suhet. Audit võib olla stressirohke, sest kindlustusandja võib teie kindlustusmakseid drastiliselt suurendada. Saate protsessi sujuvamaks muuta, kui olete audiitori suhtes alati sõbralik ja abivalmis. Teie poliitika põhjal võib audiitor tõenäoliselt nõuda mis tahes finantsdokumente, näiteks maksuavaldusi. Peaksite selle esitama kiiresti ja ilma erimeelsusteta. Eelistate, et audiitor töötaks täpse teabega, kui arvaks. Kui audiitorid arvavad, annavad nad teavet halvima stsenaariumi kohta, mis tõenäoliselt suurendab teie kindlustusmakseid. Tavaliselt võite eeldada, et maksate 25% rohkem, kui te ei järgi audiitori nõudeid.
12
Vaadake üle audiitori töölehed. Mõnikord teevad audiitorid vigu, millest on kindlustusseltsile kasu (ja teile kahju). Pärast nende lõpetamist peaksite audiitori töö hoolikalt üle vaatama. Peate küsima kindlustusandjalt audiitori töölehtede koopiaid. Üldjuhul ei paku kindlustusandja neid töölehti, välja arvatud juhul, kui te küsite. Vältige mittetäieliku auditi allkirjastamist.
13
Võrrelge auditit algse poliitikaga. Mõnikord on auditeeritud kindlustusmaksed suuremad kui poliisi ostmisel saadud hinnang. Soovite veenduda, et igasugune suurendamine on õigustatud. Otsige järgmist: kas kogemuse muutmise tegur on auditis suurem kui algses poliitikas. See ei tohiks olla. Kui auditis on kallimad klassifikatsioonikoodid kui algses poliitikas. Mõnikord muutuvad teie äritegevused, mistõttu need klassifikatsioonid muutuvad. Kuid üldiselt ei tohiks teie tegevuses olulisi muudatusi puududa. Olenemata sellest, kas ajakava kreedit või deebet on muutunud. Kui jah, võite summa vaidlustada.
14
Kohtuge kindlustusadvokaadiga. Kui teil on küsimusi, määrake konsultatsioon juristiga. Näidake neile audiitori töölehti ja oma algset poliitikat. Teie advokaat võib otsustada, kas teil on põhjust auditit vaidlustada. Kindlustusadvokaadi leiate, kui võtate ühendust oma osariigi või kohaliku advokatuuriga ja küsite saatekirja. Helistage ja leppige kokku konsultatsioon. Küsige kindlasti, kui palju see maksab.
15
Vaidlusta audit. Teie kindlustusandja peaks teile selgitama, kuidas auditi otsust vaidlustada. Näiteks peate võib-olla esitama dokumendid kindlustusandjale teatud aja jooksul. Kui ootate liiga kaua, eeldab kindlustusandja tõenäoliselt, et nõustute auditiga. Ärge viivitage. Helistage oma kindlustusandjale ja kurdate, et te pole auditiga nõus. Küsige, mida peate esitama ja tähtaega.